Sans DMS coûteux

Vous savez ce que c'est : la recherche du bon document prend souvent beaucoup trop de temps, jusqu'à deux heures - perdues - par jour selon une étude de Kyocera. C'est peut-être pour cette raison que vous êtes en train d'introduire un système de gestion de documents dans votre entreprise, n'est-ce pas ? Il peut alors être utile de savoir que votre système SAP offre déjà toutes les conditions nécessaires à une gestion et un archivage efficaces des documents.

Gérer facilement

Dans SAP ERP, tous les faits de gestion sont représentés par des objets de gestion qui contiennent non seulement les données de premier plan du processus, mais aussi toutes les informations supplémentaires telles que les textes, les work items et les documents. Grâce aux référentiels de contenu, un classement ordonné et sûr ainsi que la possibilité de retrouver les documents sont garantis. Et à l'aide de l'interface SAP ArchiveLink, un archivage confortable et - si l'archive le garantit - également sûr en termes de révision.

La gestion des documents avec le système ERP SAP ne peut toutefois fonctionner que si tous les documents sont correctement classés dans SAP. Un add-on qui saisit les documents par voie électronique, les classe au bon endroit dans le système SAP ERP et les archive, garantit un classement sûr et structuré. C'est le cas de la solution Tangro DoC, qui vous permet de gérer facilement vos documents et de les retrouver à tout moment dans le bon contexte, sans avoir recours à un système de GEIDE coûteux. 

Grâce à la reconnaissance de texte, la solution saisit automatiquement tous les contenus pertinents d'un document commercial, les interprète, les compare aux enregistrements SAP existants et affecte le document - si nécessaire de manière entièrement automatique - à l'objet SAP approprié. Cela s'applique à tous les documents pertinents, quelle que soit leur source d'origine. Qu'ils soient arrivés par la poste sur papier, par e-mail, par fax ou par EDI sous forme d'enregistrement électronique structuré.

Archivage automatique

Vous avez reçu un rappel par e-mail ? Le logiciel Tangro reconnaît automatiquement qu'il s'agit d'un rappel et associe automatiquement le mail et le PDF à la commande dans SAP. Un bon de livraison papier a atterri sur votre bureau ? À partir du document numérisé, la solution détermine automatiquement le fournisseur et le processus de commande et classe automatiquement le fichier image avec toutes les données de contenu saisies numériquement. L'archivage se fait également automatiquement. Le document peut être rappelé à tout moment et retrouvé facilement grâce à des possibilités de sélection confortables. Par exemple, par la date de réception, le type de document ou l'objet SAP tel que le fournisseur, la commande, la facture et bien d'autres. 

Le point fort de la solution est sa grande flexibilité, combinée à l'intégration directe dans SAP et S/4, ce qui permet au logiciel de s'adapter dans une large mesure aux exigences spécifiques de l'entreprise. Grâce à la multitude d'options disponibles, par exemple pour le type de document, l'interface utilisateur, le mappage ou les méthodes de reconnaissance, les cas d'application les plus divers peuvent être représentés. 

Avant et après la migration

En même temps, l'implémentation est rapide et simple - même dans S/4. En effet, la solution Tangro peut également être exécutée directement dans le dernier SAP ERP. Les interfaces restent les mêmes, la logique de validation est conservée. Aucune adaptation n'est nécessaire au niveau de la configuration et des paramètres. Et pour les utilisateurs actuels de Tangro, la transition est même gratuite.

 Ainsi, vous êtes du côté de la sécurité. Que vous commenciez tout de suite avec S/4 Hana ou que la migration soit à venir, cela ne fait aucune différence pour votre solution de gestion documentaire.