Formation en entreprise 2.0 : tablettes et outil de planification numérique

Robots, lunettes de réalité virtuelle, imprimantes 3D - les apprentis trouvent chez le sous-traitant automobile Hirschvogel Umformtechnik un environnement ultramoderne et passionnant.

Rien que dans le centre de formation de Denklingen, des tours et fraiseuses CNC ultramodernes ainsi que des techniques de simulation et de CAO sont disponibles à cet effet sur près de 3000 mètres carrés.

Les formations aux techniques de commande et de régulation, les tablettes et l'apprentissage en ligne en font également partie. Le responsable de la formation, Peter Geier, explique pourquoi les dernières technologies et la numérisation ont une telle importance pour l'entreprise dans la formation :

"Lorsque nos apprentis actuels entreront dans le processus de travail dans quelques années, dont beaucoup ici dans nos usines, ils ne devront pas seulement comprendre eux-mêmes ces nouvelles technologies, mais aussi devenir des précurseurs, des multiplicateurs, en transmettant leurs connaissances au sein de leurs équipes de travail".

L'exigence d'être à la pointe de la formation ne se limite pas aux contenus, mais s'applique également aux processus : Une grande partie de la gestion de la formation est désormais numérique. Peter Geier nous explique comment cela s'est produit :

"Avec plus de 160 apprentis formés ici au centre et dans deux autres sites de l'usine, c'est un véritable défi de savoir exactement qui travaille quand sur quelle machine. Auparavant, nous utilisions principalement des tableaux Excel.

Mais après chaque modification, adapter les données dans le planning et dans les calendriers Outlook, puis envoyer à nouveau les informations par mail, cela nous a semblé de plus en plus fastidieux et source d'erreurs".

En outre, les qualifications transmises aux différents postes de travail n'étaient pas non plus enregistrées. L'objectif était d'organiser tout cela de manière plus efficace et plus claire à l'aide d'un logiciel approprié. Toutes les qualifications et les étapes de la formation devaient être représentées et consultables en un coup d'œil, de même que les notes et les évaluations obtenues, ainsi que les carnets de rapports.

Il fallait permettre une occupation des machines en fonction de la capacité, afin d'éviter la suroccupation et les temps d'attente et d'utiliser le parc de machines de manière optimale. Les autres critères de sélection étaient les suivants

Interface avec le SAP HCM (Human Capital Management) existant, intégration de formations en interne comme par exemple des formations de présentation, évaluations et rapports, les données de planification doivent être disponibles pour l'exportation et la distribution ultérieure dans des formats comme les fichiers PDF, MS Outlook ou Excel.

Alors que la plupart des programmes examinés sur cette base pouvaient répondre de manière plus ou moins complète à ces exigences, deux points ont fait pencher la balance en leur faveur : La flexibilité et l'intégration dans le système SAP HCM existant, et donc l'absence d'interfaces coûteuses.

La décision a été prise en faveur de Lighthouse qui, avec son logiciel standard Bluelight, propose un tel logiciel entièrement intégré dans le HCM et d'utilisation intuitive.

"Avec Lighthouse, nous avons trouvé, outre le logiciel, un partenaire de coopération ouvert aux développements futurs. Depuis que nous utilisons la solution, nous avons déjà pu optimiser plusieurs fonctions et les développer ensemble, et ces résultats profitent également à d'autres utilisateurs".

dit Peter Geier.

Neuf profils professionnels

Avant de pouvoir adapter et implémenter la solution pour Hirschvogel en étroite collaboration avec l'équipe SAP interne, l'entreprise devait encore faire quelques "devoirs" :

Hirschvogel propose au total neuf métiers de formation, dont font partie d'une part les six métiers de base du centre de formation : Mécanicien industriel, mécanicien d'outillage et d'usinage, mécatronicien, électronicien en technique d'exploitation et designer technique de produits.

Dans les usines, on forme également des contrôleurs de matériaux, des informaticiens spécialisés et des agents commerciaux. Pour chacune de ces formations, il s'agissait tout d'abord de décrire plus clairement le profil professionnel correspondant.

Les descriptions comprennent à la fois les spécifications de contenu et les compétences issues des plans cadres de la CCI et les exigences supplémentaires spécifiques à l'entreprise. Les étapes d'acquisition de chaque compétence ont ensuite été détaillées.

Avec les données indiquant quand quelles machines et quels postes de travail sont disponibles, il est possible d'établir des plans de traitement très précis, optimisés en termes de temps et de capacité.

Bluelight a d'abord été testé à partir de 2015 dans le cadre d'un projet pilote pour les six profils professionnels de base, parallèlement au système actuel. Après environ un an de tests concluants, le nouveau système a pu être intégré au système de production.

Les rôles et les droits avaient été définis au préalable et les formateurs formés. Par analogie, les trois profils professionnels supplémentaires ont été intégrés l'année suivante.

Cours, plans et notes en un coup d'œil

Il est désormais facile de garder une vue d'ensemble, même avec 160 apprentis et plusieurs lieux de travail : Quand et où a lieu le cours de base sur le métal pour la première année d'apprentissage ?

Un clic sur le plan indique non seulement le lieu et les horaires, mais aussi les formateurs responsables. Les formations internes ainsi que les jours d'école professionnelle sont également enregistrés dans le système. Les plans sont automatiquement transférés dans les calendriers Outlook personnels des apprentis.

Les notes et les appréciations sont saisies par les formateurs. Les résultats des entretiens de feedback habituels chez Hirschvogel se retrouvent également dans le système, grâce à une programmation supplémentaire.

Les formateurs à plein temps peuvent ainsi voir d'un coup d'œil où en est chaque jeune dans sa formation. Il est également possible d'établir des évaluations et des rapports, comme on le souhaite.

Peter Geier souligne la contribution du nouveau logiciel à l'assurance qualité. Étant donné que les différentes étapes de la planification dans Bluelight s'appuient les unes sur les autres, le système "éduque" en quelque sorte les utilisateurs impliqués.

Ce n'est que lorsque l'acquisition d'une qualification a été confirmée par écrit par le formateur et l'apprenti que l'étape suivante peut être planifiée :

"Mon point fort particulier en tant que responsable de la formation est que nous avons maintenant aussi une structure très claire avec le système, une norme qui s'applique à tous. Cela nous aide à éviter les erreurs et les imprécisions".

Il décrit la collaboration avec Lighthouse comme fructueuse et productive. Parallèlement aux plans de déploiement pour d'autres sites de l'entreprise, Hirschvogel pense actuellement aussi à l'avenir.

L'adaptation automatique des plans en cas de modification à court terme de l'occupation des machines et de la présence des apprentis figure en bonne place sur la liste des souhaits, ce qui n'est pas une tâche facile pour un logiciel standard.

Une nouvelle fonctionnalité, qui devrait particulièrement réjouir les apprentis, sera mise en œuvre dans l'entreprise dès la fin de l'année : Ils recevront alors leurs plans de formation individuels directement sur leurs smartphones.