Gestion des créances 4.0

Von technischer Seite sind die Vo­raussetzungen für ein Automatisierungsprojekt klar eingegrenzt. Es braucht eine ERP-, BuHa- oder OPOS-Lösung.

Ob es sich um eine bestehende Enterprise Resource Planning Software, Buchhaltungs-Lösung oder Offene-Posten-Verwaltung handelt, die dann über die Inkassoschnittstelle erweitert wird, oder eine Neuanschaffung, ist grundsätzlich unerheblich.

Der Implementierungsaufwand bleibt gleich. Das Übergabe-Interface selbst lässt sich von jeder Lösung aus anprogrammieren.

Für SAP wurde das „Interface Inkasso“ erarbeitet, das die Übergabe ermöglicht. Der gesicherte Datenexport funktioniert direkt nach dem Anprogrammieren, und Bestandsdaten lassen sich sofort für das externe Mahnwesen nutzen.

Der zweite Teil der technischen Integration ist der Informationsrücklauf. Sämtliche Daten zu Bearbeitungsfortschritten im Mahnwesen strömen über das bidirektionale Interface in die ERP-, BuHa- oder OPOS-Software zurück.

Dort können sie vom Anwender über die Verwaltungsoberfläche im entsprechenden Modul abgerufen werden. Alle relevanten Informationen stehen so zu jedem einzelnen zahlungsgestörten Fall in Echtzeit zur Verfügung.

Organisation

Auf organisatorischer Seite stellen sich Fragen nach der Personalstruktur, der Aufgabenverteilung und der richtigen Projektkommunikation.

Das betrifft die technische Implementierung selbst (inhouse oder extern), den veränderten Workflow in Bezug auf das Mahnwesen und natürlich das Informationsmanagement: Wer muss was wann wissen?

Zudem stellt sich die Frage, wo im Unternehmen ein automatisiertes Mahnwesen zukünftig aufgehängt wird. Verändern sich die Aufgaben in der Buchhaltung, sodass die Fallübermittlung aus der OPOS-Verwaltung heraus erfolgt? Oder wandert das Thema in die IT ab?

Schließlich geht es um eine zielführende Personalschulung und auch um die Weitergabe von Informationen an andere Interessengruppen, beispielsweise Zulieferer, Kunden oder Anteilseigner.

Kosten und Nutzen

Die Kosten-Nutzen-Rechnung lässt sich auf eine einzige Frage herunterbrechen: Ist die Kostenersparnis durch die Automation größer als die Kosten, die sie verursacht?

Eine fundierte Antwort auf diese Frage hängt dann wiederum von insgesamt drei Faktoren ab: Erstens entstehen keine Übergangs- und Parallelkosten, weil die Automation zu einem festen Stichtag unmittelbar funktioniert.

Das bedeutet keine schleichende Veränderung, sondern ein binäres System. Automatisiert oder nicht automatisiert.

Zweitens hat die Automation einen direkten Effekt auf die Personalkosten. Mitarbeiter, die zuvor für die innerbetriebliche Durchführung des Mahnwesens funktional und zeitlich gebunden waren, werden für neue Aufgaben frei und können sich damit um das Kerngeschäft kümmern.

Drittens verbessert die Automation das Working Capital. Stringenz im Mahnwesen ist neben verbesserten Einkaufskonditionen und einer optimierten Lagerlogistik eine der zentralen betriebswirtschaftlichen Stellschrauben.

Projektplan & Umsetzung

Ein grober Projektplan lässt sich für die meisten Automatisierungsprojekte wie folgt skizzieren, auch wenn es sicherlich Unterschiede im Detail gibt.

1. Recherche eines Dienstleisters für automatisiertes Forderungsmanagement, der die Arbeit an den Inkassofällen übernimmt
2. Informationen über die eigene Softwarelösung sammeln und feststellen, an welcher Stelle die Implementierung der Inkassoschnittstelle sinnvoll ist (Rücksprache mit dem Softwarehersteller)
3. Inkassoschnittstelle aus der eigenen Software heraus anprogrammieren (entweder über eigene IT, einen externen IT-Dienstleister oder das involvierte Softwarehaus)
4. Festlegen der Parameter, nach denen Fälle übergeben werden (Mahnstufen, Eingreifmöglichkeiten, Prüfkriterien etc.)
5. Schnittstelle durchtesten
6. Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Lösung schulen, Gründe für die Umstellung darlegen und über die interne Kommunikation ins Unternehmen tragen
7. Schnittstelle live schalten

Perspectives

Ein automatisiertes Mahnwesen bedeutet neben den betrieblichen Soforteffekten auch ein Investment in die Zukunft.

Ganz pragmatisch: Künftig wird es nicht mehr primär darum gehen, offene Posten zu bearbeiten, sondern darum, Zahlungsstörungen kommen zu sehen.

Präventivinkasso sozusagen. Die Aufgabe des Inkassodienstleisters wird es dann sein, seinem Mandanten qualifizierte Daten und verlässliche Prognosen zur Verfügung zu stellen, und zwar in Echtzeit.

Es geht dann darum, die Datenflut, die z. B. Auskunfteien zur Verfügung stellen, zu selektieren und vor allem zu interpretieren.

Solche qualifizierten Bonitätsdatensätze zu jedem potenziellen Kunden bilden dann einen zentralen Baustein in der Geschäftsanbahnung, und einem entsprechenden Interface wird eine noch viel größere Bedeutung zufallen.

Unternehmen, die sich diese Möglichkeiten schon heute sichern, stellen sich mit einem automatisierten Mahnwesen und der entsprechenden Inkassoschnittstelle zukunftssicher auf.