Prêt pour S/4 Hana ?

Si, au début, ce sont surtout les petites et moyennes entreprises qui ont réalisé le passage à S/4 Hana, il n'y a pratiquement plus de clients SAP qui n'envisagent pas de passer à la nouvelle plateforme d'innovation.

Au début de cette nouvelle ère ERP, les nouvelles implémentations, c'est-à-dire les entreprises qui ont profité de S/4 Hana pour mettre en place leur environnement ERP à partir de zéro, représentaient encore environ 3/4 du marché total.

Entre-temps, ce rapport s'est inversé. Ainsi, Kim Mathaess (SAP) a expliqué lors de la conférence DSAG de cette année qu'environ 75 pour cent de tous les projets S/4-Hana sont désormais des conversions de systèmes.

La raison de ce changement est certainement d'une part la meilleure disponibilité des informations et des outils sur le thème de la conversion et la confiance accrue des clients dans ce scénario de transition qui en découle.

Et d'autre part, le fait que les grandes entreprises en particulier ont d'abord abordé le sujet dans le cadre de preuves de concept ou de l'élaboration de feuilles de route, alors que les réalisations effectives de projets ne commencent que progressivement.

Car c'est justement pour les grands groupes que le passage à l'informatique nécessite une préparation, une planification et une élaboration particulièrement minutieuses d'une feuille de route de transition, en raison des paysages de systèmes souvent très complexes avec des structures qui se sont développées au fil du temps.

Peu d'entreprises sont réellement conscientes de la complexité de leurs propres développements et modifications. On ne peut pas demander à un client d'examiner en détail la liste de simplification, qui compte désormais 894 pages, sans parler de l'évaluation des implications pour les développements et les programmes propres au client.

La conversion S/4-Hana constitue donc au départ une boîte noire dans laquelle il est difficile d'estimer les efforts et la chronologie à prévoir. Comment faire la lumière ?

Quatre étapes vers S/4 Hana

Une première analyse préliminaire ne nécessite pas un budget important. Dans le cadre de l'approche "4 Steps 2 S/4 Hana", Atos propose à ses clients une évaluation de la préparation à S/4 Hana dans un premier temps, afin de mieux évaluer les facteurs de charge qui ont une influence déterminante sur la durée et la complexité prévue de la transition vers S/4 Hana et de prendre conscience à temps des éventuels obstacles.

La pièce maîtresse de l'évaluation est le Custom Code Check, une liste des objets propres au client qui doivent être adaptés sous S/4 Hana en raison du modèle de données simplifié.

A cela s'ajoute le S/4 Hana Readiness ou Simplification Item Check, qui est livré sous forme de notes SAP et identifie les éléments de simplification qui sont pertinents pour le système du client concerné.

En outre, un contrôle est effectué pour déterminer dans quelle mesure les Business Functions, les solutions industrielles et les add-ons existants sont encore compatibles avec la version cible de S/4-Hana souhaitée.

Nous recommandons aux clients qui envisagent de passer à l'ECC d'effectuer ces analyses suffisamment tôt. En effet, de nombreuses adaptations, comme par exemple le nettoyage des incohérences de données, peuvent être effectuées dès aujourd'hui par les clients dans leur système ECC.

En règle générale, plus une conversion est planifiée et préparée avec soin, plus la transition se fera en douceur. Il n'est pas recommandé de procéder à des adaptations de programmes sans examen préalable, mais de toujours se demander d'un œil critique si les applications sont encore utilisées.

Les résultats des contrôles devraient donc être comparés, par exemple, avec le protocole Usage Procedure Protocol, afin de n'adapter que les programmes qui sont effectivement utilisés.

La S/4 Hana Conversion Factory d'Atos en Inde peut aider à évaluer les listes de résultats des analyses susmentionnées et à établir une estimation des dépenses pour les adaptations nécessaires. Ce n'est qu'alors qu'il sera possible et utile de définir une feuille de route S/4 Hana Conversion plus détaillée.

L'adaptation manuelle du codage n'est pas une solution viable, surtout pour les grands groupes dans lesquels il faut convertir des environnements système complexes avec un grand nombre de systèmes ERP. Dans ce cas, Atos travaille avec son partenaire SmartShift, qui permet d'automatiser une grande partie des adaptations et de gagner ainsi du temps et de l'argent.

Évaluation de la valeur Hana

Le portefeuille de services d'Atos pour l'évaluation de la préparation s'accompagne d'une évaluation de la valeur S/4 Hana, dans laquelle Atos analyse avec son client la valeur ajoutée individuelle d'un passage à S/4. Le partenariat stratégique avec Inventy et son outil d'analyse "Performer for SAP" revêt ici une importance particulière.

La plateforme Big Data Performer for SAP identifie les potentiels d'optimisation à l'aide de près de 1000 indicateurs de performance et calcule automatiquement les avantages commerciaux. En outre, un benchmark permet d'effectuer des comparaisons avec d'autres entreprises afin d'en déduire des stratégies d'optimisation.

L'approche d'évaluation de la valeur est accompagnée d'ateliers de démonstration et de showcase S/4 Hana dans les Business Technology & Innovation Centers (BTIC) d'Atos ou sur le site du client. Les démonstrations ont lieu sur le propre système de démonstration d'Atos, qui est basé sur la dernière version de S/4 Hana et qui exploite le contenu dans l'esprit de SAP Activate Best Practice.

Ils contribuent ainsi de manière décisive à faire comprendre aux clients les avantages de S/4 Hana, y compris l'interface utilisateur innovante SAP Fiori. Les scénarios vont au-delà de la simple fonctionnalité de S/4 Hana et incluent par exemple l'intégration à un système d'information géographique (SIG) ou à des applications IoT.

Planification de la mise en œuvre

Si le client décide de passer à S/4 Hana dans le cadre d'une conversion de système, celle-ci doit être planifiée en détail dans la phase de préparation qui s'ensuit.

Plus le système de départ est nettoyé, moins il y aura de sources d'erreurs potentielles au cours de la conversion. Dans ce cas, il est par exemple recommandé d'utiliser le Decommissioning Cockpit du Solution Manager afin d'éliminer en amont le code non utilisé.

Comme il s'écoule souvent plusieurs mois entre les premières analyses et la phase concrète de mise en œuvre, il est conseillé de répéter ensuite les vérifications et les contrôles par rapport à la version cible effective de S/4-Hana du projet.

Avertissements vs. messages d'erreur

Dans le Simplification Item Check, une distinction est faite entre les avertissements et les messages d'erreur réels. Les avertissements comprennent également des indications qui ne nécessitent en fait aucune intervention, par exemple lorsque certaines fonctions commerciales sont automatiquement activées avec le passage à S/4, comme l'activation du Self Service Procurement.

Si des interactions négatives avec d'autres fonctionnalités peuvent être exclues, il n'y a rien d'autre à faire ici. En revanche, les indications d'erreurs nécessitent une attention plus soutenue.

Tous les clients S/4 sont concernés par la conversion au partenaire commercial connu de la gestion de la relation client. Celle-ci doit être mise en œuvre dans le système ECC avant même la conversion. Selon la complexité, cela peut prendre plusieurs semaines, voire plusieurs mois, et doit donc être pris en compte en conséquence dans la planification du projet.

Si le nouveau grand livre n'est pas encore utilisé et que des fonctionnalités telles que le fractionnement des documents ou les solutions de ledger sont souhaitées après la conversion S/4-Hana, il faut envisager un projet New-GL séparé en amont du projet S/4.

Un résultat possible du Transition Pre-Check peut également être l'indisponibilité de certaines fonctionnalités ECC sous S/4 Hana, comme c'est le cas par exemple pour la gestion des préférences.

Dans de tels cas, Atos vérifie à l'aide de la roadmap de production SAP à partir de quand les produits successeurs correspondants seront disponibles. Si le client ne peut pas non plus renoncer à la fonctionnalité dans l'intervalle, il faut trouver des solutions alternatives ou, dans le pire des cas, de telles annonces peuvent devenir un showstopper pour le projet.

La plupart du temps, seule une fraction des éléments de simplification s'applique effectivement au système concret du client. Dans les projets de conversion menés jusqu'à présent par Atos, la fourchette se situait entre 15 et environ 50 types de messages pertinents.

Pour plus de sécurité, Atos recommande d'effectuer une conversion test sur une copie du système de production lors de la phase de préparation.

Mise à niveau vers Hana 2.0

La conversion de l'environnement système de production s'effectue à l'aide de la procédure SUM (Software Update Manager), bien connue des mises à niveau des Enhancement Packages. Si la mise à niveau vers la base de données Hana a lieu en même temps, la conversion se fait en combinaison avec l'option de migration de base de données (DMO).

Les clients qui ont déjà migré leurs systèmes vers la base de données Hana doivent tenir compte du fait qu'à partir d'une version cible de S/4 Hana supérieure ou égale à 1709, la version 2.0 de Hana est requise et qu'une mise à niveau correspondante doit être planifiée.

Le passage du système de développement à S/4 Hana se fait alors sur une copie, tandis que la ligne système ECC est conservée pour alimenter le système de production. À partir de ce moment, l'exploitation en parallèle nécessite un double développement sur ECC et S/4 Hana.

Pour éviter que le système de production et les systèmes S/4-Hana convertis ne divergent, il est recommandé de réduire cette phase au maximum. C'est également pour cette raison qu'Atos recommande de recourir à des adaptations de code automatisées.

L'objectif premier d'une conversion S/4 est de rendre un système ECC existant opérationnel sous S/4 Hana. Contrairement à l'approche Greenfield, la mise en œuvre de nouvelles fonctionnalités n'est pas prioritaire dans un premier temps. Celles-ci peuvent être réalisées dans une phase d'optimisation ultérieure, par exemple en passant successivement à la nouvelle interface utilisateur SAP Fiori.

Conclusion

Pour les clients qui envisagent une conversion vers S/4-Hana, il n'y a plus guère de raisons de ne pas commencer dès aujourd'hui par des étapes préparatoires. Le nettoyage du système du code qui n'est plus utilisé ou l'identification des problèmes potentiels dans le cadre des pré-contrôles devraient être entrepris rapidement, indépendamment d'une feuille de route concrète à venir.