¿Se adapta a S/4 Hana?

Mientras que al principio eran sobre todo las pequeñas y medianas empresas las que se pasaban a S/4 Hana, ahora apenas hay un cliente de SAP que no se esté planteando pasarse a la nueva plataforma de innovación.

Al comienzo de esta nueva era ERP, las nuevas implantaciones, es decir, las empresas que aprovecharon S/4 Hana como una oportunidad para configurar su entorno ERP desde cero, todavía representaban alrededor de 3/4 del mercado total.

Mientras tanto, esta proporción se ha invertido. Kim Mathaess (SAP) explicó en el DSAG de este año que aproximadamente el 75% de todos los proyectos de S/4 Hana son ahora conversiones de sistemas.

La razón de este cambio es sin duda, por un lado, la mayor disponibilidad de información y herramientas en torno al tema de la conversión y la consiguiente mayor confianza de los clientes en este escenario de transición.

Y, por otro lado, el hecho de que las empresas más grandes, en particular, abordaran inicialmente el tema en el contexto de pruebas de concepto u hojas de ruta, mientras que las realizaciones de proyectos reales sólo se están poniendo en marcha ahora gradualmente.

Para las grandes empresas en particular, el cambio requiere una preparación, planificación y elaboración de una hoja de ruta de transición especialmente cuidadosa, debido a los paisajes de sistemas a menudo muy complejos con estructuras históricamente crecidas.

Casi ninguna empresa es realmente consciente de la complejidad de sus propios desarrollos y modificaciones. Resulta aún más inaceptable para un cliente tener que ocuparse en detalle de la lista de simplificación de 894 páginas, por no hablar de evaluar las implicaciones para los propios desarrollos y programas del cliente.

Por lo tanto, la conversión a S/4 Hana es inicialmente una caja negra en la que apenas se puede estimar el esfuerzo y el plazo previsto. Entonces, ¿cómo arrojar luz sobre la oscuridad?

Cuatro pasos hacia S/4 Hana

Un análisis preliminar inicial no requiere un gran presupuesto. Como parte del enfoque "4 Steps 2 S/4 Hana", Atos ofrece a sus clientes una evaluación de la preparación para S/4 Hana como primer paso para estimar mejor los factores de esfuerzo que tienen una influencia significativa en la duración y la complejidad prevista de la migración a S/4 Hana y para conocer los posibles obstáculos en una fase temprana.

El núcleo de la evaluación es la comprobación del código personalizado, una lista de los objetos propios del cliente que deben adaptarse en S/4 Hana debido al modelo de datos simplificado.

Además, existe el S/4 Hana Readiness o Simplification Item Check, que se entrega en forma de notas SAP e identifica aquellos elementos de simplificación que son relevantes para el sistema del cliente respectivo.

Además, se comprueba hasta qué punto las funciones empresariales, las soluciones sectoriales y los complementos existentes siguen siendo compatibles con la versión de destino de S/4 Hana deseada.

Recomendamos a los clientes que se planteen un cambio que realicen estos análisis en una fase temprana. Esto se debe a que muchos ajustes, como la limpieza de incoherencias de datos, ya pueden ser iniciados por los clientes en su sistema ECC en la actualidad.

En general, cuanto más cuidadosamente se planifique y prepare una conversión, más fácil será el cambio. En ningún caso es aconsejable limitarse a realizar ajustes del programa sin control, sino más bien preguntarse primero de forma crítica si se siguen utilizando las aplicaciones.

Por lo tanto, los resultados de los controles deben compararse con el Protocolo de Procedimiento de Utilización, por ejemplo, para adaptar sólo los programas que realmente se utilizan.

La Factoría de Conversión S/4 Hana de Atos en India puede ayudar a evaluar las listas de resultados de los análisis anteriores y crear una estimación del esfuerzo para los ajustes necesarios. Solo entonces será posible y sensato definir una hoja de ruta de conversión a S/4 Hana más detallada.

Especialmente en el caso de las grandes empresas, en las que hay que convertir complejos entornos de sistemas con multitud de sistemas ERP, una adaptación manual de la codificación no es una solución viable. En este caso, Atos trabaja con su socio SmartShift, que permite realizar gran parte de los ajustes de forma automática, con el consiguiente ahorro de tiempo y costes.

Evaluación del valor de Hana

La cartera de servicios de Atos de la Readiness Assessment está flanqueada por una S/4 Hana Value Assessment, en la que Atos analiza el valor añadido individual de un cambio de S/4 junto con su cliente. Aquí, la asociación estratégica con Inventy y su herramienta de análisis "Performer for SAP" es de particular importancia.

La plataforma de big data Performer for SAP utiliza casi 1.000 indicadores de rendimiento para identificar el potencial de optimización y calcula automáticamente el beneficio empresarial. Además, se realizan comparaciones con otras empresas a través de un benchmark para derivar estrategias de optimización.

El enfoque de evaluación de valor se acompaña de talleres de demostración y presentación de S/4 Hana en los Centros de Tecnología e Innovación Empresarial (BTIC) de Atos o en las instalaciones del cliente. Las demostraciones tienen lugar en el propio sistema de demostración de Atos, que se basa en la última versión de S/4 Hana y utiliza contenido en línea con SAP Activate Best Practice.

De este modo, contribuyen significativamente a familiarizar a los clientes con las ventajas de S/4 Hana, incluida la innovadora interfaz de usuario SAP Fiori. Los escenarios van más allá de la pura funcionalidad de S/4 Hana e incluyen también, por ejemplo, la integración con un sistema de información geográfica (GIS) o aplicaciones IoT.

Planificación de la aplicación

Si el cliente decide cambiar a S/4 Hana como parte de una conversión del sistema, esto debe planificarse detalladamente en la fase de preparación posterior.

Cuanto más se limpie el sistema fuente, menos fuentes potenciales de error habrá en el curso de la conversión. En este caso, por ejemplo, se recomienda utilizar el Cockpit de desmantelamiento del Gestor de soluciones para deshacerse de antemano de la codificación no utilizada.

Dado que a menudo transcurren varios meses entre los análisis iniciales y la fase de implementación real, es aconsejable repetir las comprobaciones con respecto a la versión objetivo real de S/4 Hana del proyecto.

Advertencias frente a mensajes de error

La comprobación de elementos de simplificación diferencia entre advertencias y mensajes de error reales. Las advertencias también contienen información que en realidad no requiere ninguna intervención, por ejemplo, si determinadas funciones empresariales se activan automáticamente con el cambio a S/4, como la activación de Self Service Procurement.

Si se pueden descartar interacciones negativas con otras funcionalidades, no es necesario hacer nada más aquí. Los mensajes de error, en cambio, requieren una atención más intensa.

Todos los clientes de S/4 se ven afectados por la conversión al interlocutor comercial conocido de Customer Relation Management. Esto debe implementarse en el sistema ECC antes de la conversión. Dependiendo de la complejidad, esto puede llevar de varias semanas a varios meses, por lo que debe tenerse en cuenta en la planificación del proyecto.

Si el nuevo libro mayor aún no está en uso y se desean funcionalidades como divisiones de documentos o soluciones de libro mayor después de la conversión a S/4 Hana, se debe considerar un proyecto New GL por separado antes del proyecto S/4.

Un posible resultado de la comprobación previa de la transición también puede ser la no disponibilidad de determinadas funcionalidades de ECC en S/4 Hana, como es el caso de la gestión de preferencias.

En estos casos, Atos utiliza la hoja de ruta de productos de SAP para comprobar cuándo estarán disponibles los productos sucesores correspondientes. Si el cliente no puede prescindir de la funcionalidad mientras tanto, hay que buscar soluciones alternativas o, en el peor de los casos, estas notificaciones pueden convertirse en un obstáculo para el proyecto.

En la mayoría de los casos, sin embargo, sólo una fracción de los elementos de simplificación se aplica realmente al sistema específico del cliente. En anteriores proyectos de conversión de Atos, el rango oscilaba entre 15 y unos 50 tipos de mensajes relevantes.

Para obtener una seguridad adicional, Atos recomienda realizar una conversión de prueba en una copia del sistema de producción durante la fase de preparación.

Actualización a Hana 2.0

La conversión del entorno del sistema productivo se lleva a cabo con el procedimiento SUM (Software Update Manager) conocido de las Actualizaciones del Paquete de Mejora. Si la actualización a la base de datos de Hana tiene lugar al mismo tiempo, la conversión se lleva a cabo en combinación con la opción de migración de base de datos (DMO).

Los clientes que ya hayan convertido sus sistemas a la base de datos Hana deben tener en cuenta que, a partir de una versión de destino de S/4 Hana igual o superior a 1709, se requiere la versión 2.0 de Hana y debe planificarse la actualización correspondiente.

La conversión del sistema de desarrollo a S/4 Hana se realiza entonces en una copia, mientras que la línea del sistema ECC permanece para alimentar el sistema productivo. A partir de este momento, el funcionamiento en paralelo requerirá un doble desarrollo en ECC y S/4 Hana.

Para evitar que el sistema productivo y los sistemas S/4 Hana convertidos funcionen por separado, es aconsejable que esta fase sea lo más corta posible. Esta es otra razón por la que Atos recomienda el uso de adaptaciones de código automatizadas.

El objetivo principal de una conversión a S/4 es conseguir que un sistema ECC existente funcione bajo S/4 Hana; a diferencia del enfoque greenfield, la implementación de nuevas funcionalidades no es el objetivo inicial. Estas pueden realizarse en una fase de optimización posterior, por ejemplo, cambiando sucesivamente a la nueva interfaz de usuario SAP Fiori.

Conclusión

Para los clientes que estén considerando una conversión a S/4 Hana, apenas hay razones para no empezar hoy mismo con los pasos preparatorios. La limpieza del sistema de la codificación que ya no se utiliza o la identificación de posibles áreas problemáticas en el ámbito de las comprobaciones previas deben abordarse con prontitud, con total independencia de una hoja de ruta concreta.