First Time Right dans la gestion des données

Le seul véritable moyen de sortir de ce dilemme est d'appliquer le principe du "premier arrivé, premier servi", y compris dans la gestion des données. Nous connaissons tous les incidents les plus divers causés par des données de base clients, articles et fournisseurs erronées.

Quelques exemples :

La livraison est effectuée à la mauvaise adresse. Elle entraîne des coûts directs élevés en raison de l'erreur de livraison et des coûts indirects en raison du retard de facturation - tout cela parce que le client n'a pas été créé correctement.

Ou bien Vous ne pouvez pas tenir votre promesse de service de livraison en 24 heures parce que les données de base des articles ou les informations sur les stocks sont incorrectes ou incomplètes.

Vous obtenez une évaluation qui vous donne l'impression que quelque chose ne va pas. En résumé, la mauvaise qualité des données, quelle qu'elle soit, est un risque pour toute entreprise.

La qualité des données est essentielle pour la gestion des risques

Les experts estiment qu'environ 25 % des données contenues dans les systèmes ERP et CRM sont tout simplement incorrectes - et compte tenu de l'énorme croissance quotidienne des données, le potentiel de danger augmente lui aussi de manière dramatique.

Pourtant, la conscience de la nécessité d'une qualité optimale des données a longtemps été plutôt faible. Avec l'avancée de la transformation numérique dans les entreprises, les choses changent désormais.

L'importance de la qualité des données pour la réussite de l'entreprise se reflète également dans le fait que les réglementations relatives à la gestion des risques dans le domaine financier, telles que Bâle III et Solvabilité II, s'en préoccupent également.

La question est maintenant de savoir comment optimiser la qualité des données. Pour beaucoup, la "qualité des données" est un concept nébuleux.

En bref, les données dans l'entreprise doivent remplir de manière optimale l'objectif prévu et répondre à des caractéristiques de qualité définies à cet effet - elles doivent refléter la réalité du contenu et du temps, être exemptes d'erreurs, complètes et cohérentes. Les doublons doivent être évités à tout prix.

La voie royale du First Time Right

La correction ultérieure des données est une entreprise coûteuse en temps et en argent. La voie royale dans la gestion des données s'appelle "First Time Right". Ce n'est qu'en évitant les données erronées ou incomplètes dès la saisie des données que le problème peut être maîtrisé.

Souvent, la saisie de données directement dans les applications ERP et CRM est considérée comme fastidieuse et compliquée et est limitée au cercle de personnes qui disposent d'une licence à cet effet. Ces restrictions peuvent conduire à des saisies erronées ou embarrassées.

Pour remédier à cette situation, il est possible de saisir les données dans une application claire et familière comme Microsoft Excel, qui sert de frontal à l'application ERP ou CRM. Cette approche permet d'uniformiser et de rationaliser les processus de gestion des données à l'échelle de l'entreprise.

Notre plateforme Winshuttle se charge de l'interaction entre Excel et le système ERP ou CRM concerné. Celle-ci permet également, en tant qu'alternative à Excel, la saisie de données via des formulaires HTML individuels et parfaitement adaptés à chaque processus - ce qui permet également de réaliser des workflows de gestion de données complets dans le but d'optimiser davantage la qualité des données.

La plateforme Winshuttle s'occupe également de la validation impérative des données, avant même qu'elles ne soient transmises à l'application ERP ou CRM - idéalement avec les mêmes fonctions que celles du système ERP ou CRM utilisé.

La qualité des données, une affaire de chef

Les entreprises font bien de sensibiliser à la nécessité de la qualité des données à tous les niveaux. Cela fonctionne mieux avec des responsabilités claires dans une approche top-down au niveau de la direction et des départements - l'optimisation et la garantie de la qualité des données sont donc l'affaire du chef.