Des factures électroniques sans frein

Ifco Systems gère un pool mondial de plus de 200 millions de conteneurs réutilisables, principalement utilisés pour le transport de produits frais du producteur au détaillant alimentaire.

Avec plus de 50 sites dans 34 pays, environ 1200 employés ont généré 895,8 millions de dollars de chiffre d'affaires en 2014. Ifco s'occupe de plus de 150 détaillants en alimentation ainsi que d'environ 9200 producteurs dans le monde entier.

L'entreprise est ainsi le premier fournisseur mondial de solutions d'emballage réutilisables.

Exigences

L'objectif pour Ifco était de réduire l'impression et l'envoi de factures papier dans les sociétés nationales, qui sont complexes et coûteuses, et de générer et d'envoyer à l'avenir des factures essentiellement électroniques de manière aussi centralisée que possible.

Comme certains pays continuent d'exiger des signatures et que l'impression des factures devait être externalisée lorsque cela était nécessaire, il a été décidé d'utiliser la solution Accounts-Receivable d'Esker, qui ne nécessite pas d'infrastructure ni d'opérations propres, car elle est exploitée par le prestataire de services dans le cadre d'un modèle de cloud computing.

De plus, une interface avec le système SAP doit être disponible afin d'assurer un échange fluide entre SAP et l'application Esker.

La solution

La solution Accounts-Receivable permet de générer et d'envoyer des factures en fonction des exigences du destinataire de la facture : par voie électronique - avec ou sans signature -, sur papier grâce à des centres d'impression répartis dans le monde entier ou en les déposant sur un portail de facturation auquel les clients d'Ifco ont accès.

Pour ce faire, les factures sont générées dans le système SAP de l'entreprise de logistique, transmises à la plateforme on-demand et traitées de manière automatisée.

Les clients peuvent définir sur le portail de la plateforme leur préférence quant au format et au mode de réception de leurs factures.

Cinq semaines après le lancement du projet par une réunion commune chez Ifco à Pullach, la phase Go-Live I a démarré avec une mise en œuvre réussie en Espagne, en France, au Portugal et au Royaume-Uni.

Six mois plus tard, dix autres sociétés nationales européennes - dont l'Allemagne, la Belgique, les Pays-Bas et la Suisse - ont pu envoyer et archiver leurs factures à la demande. Entre-temps, les Etats-Unis ont également été intégrés dans l'utilisation de la solution.

La mise en œuvre

Le projet a été mis en œuvre directement au siège social de Pullach. Ifco Systems devait assumer la responsabilité de l'ensemble du processus de facturation et, en l'espace de trois mois, établir les factures pour différentes sociétés nationales et les transmettre à la plateforme à la demande pour l'envoi et l'archivage.

Perspectives d'avenir : Améliorer continuellement

La facturation pour plus de 20 pays devait fonctionner sans problème, telle était l'exigence. Indépendamment de la langue, les factures électroniques devaient pouvoir être générées, envoyées et archivées conformément aux dispositions légales spécifiques à chaque pays.

C'est là qu'intervient la solution cloud avec sa plate-forme modulaire à la demande. La solution interprète d'abord de quelle société nationale provient la facture (pays, langue) et vers quel pays la facture doit être envoyée.

Pour ce faire, Ifco envoie une facture sous forme de document PDF à la plateforme à la demande via un serveur de messagerie et l'analyse à l'aide de la technologie de capture.

Grâce à un numéro d'identification à quatre chiffres codé dans SAP, l'expéditeur est clairement identifié. Cela permet de déterminer de quel pays provient la facture et à quel pays elle doit être envoyée.

Cette procédure garantit, par exemple, que la facture comporte une signature - si elle est obligatoire - et que la langue correcte est automatiquement sélectionnée pour le mail d'accompagnement envoyé au destinataire.

Le portail web rend la facturation transparente

La solution offre un avantage supplémentaire grâce à son portail web confortable. Grâce à une connexion Internet sécurisée, les collaborateurs autorisés de l'entreprise émettrice et de l'entreprise réceptrice peuvent à tout moment suivre les factures ou les consulter à l'écran.

En outre, Ifco offre à ses clients, les destinataires des factures, le service d'archivage électronique de leurs factures pendant la durée de conservation légalement requise (en Europe, généralement onze ans).

Grâce au portail web, ils ont la possibilité de consulter leurs factures à tout moment en fonction de certains critères de recherche. Ainsi, un autre frein à l'acceptation des factures électroniques disparaît également pour le client.

En effet, il a à tout moment le contrôle de ses factures, sans avoir de travail supplémentaire dû à son propre archivage électronique coûteux.

Courrier de bienvenue

En outre, le portail web facilite le passage à la réception de factures électroniques. Au début des relations commerciales, chaque destinataire de facture reçoit un e-mail de confirmation avec toutes les données d'accès.

Ce courrier de bienvenue remplace le processus compliqué habituel de la déclaration d'accord individuelle pour l'envoi de factures électroniques.

Grâce à un processus de facturation électronique accepté par les clients, Ifco sera en mesure d'augmenter le volume des factures électroniques, ce qui lui permettra non seulement de réduire les coûts, mais aussi d'optimiser les délais de traitement des paiements.