Facturation des filiales partenaires de la Poste avec SAP BRIM

Projet post-lumière pour SAP BRIM

Le projet HWF, Harmonisation des flux de valeurs, avait notamment pour objectif d'uniformiser les divers systèmes de facturation développés en interne. SAP BRIM, Billing and Revenue Innovation Management, en tant que solution de facturation de masse pour les volumes de facturation élevés, est donc une solution parfaite. Ce qui a commencé à petite échelle s'est entre-temps étendu à presque tous les domaines postaux. L'un des projets phares a été FiLP, la facturation des partenaires de filiales. Dans l'interview E-3, Akin Aktas, conseiller en modules SAP à la Poste Suisse, et Christoph Granig, partenaire chez GTW Management Consulting, expliquent le succès de ce projet.

Quel est l'objectif de SAP BRIM ?

Christoph Granig, GTW : Avec SAP BRIM, nous avons fait passer la facturation des filiales partenaires de la Poste à la solution d'avenir de la facturation des services. Dans la mesure où les données sont livrées correctement par les systèmes en amont, la machine de facturation fonctionne comme une horloge suisse et est protégée contre les révisions de bout en bout.

Christoph Granig,
Partenaire, GTW Management Consulting

Monsieur Aktas, que se cache-t-il derrière le terme de facturation des partenaires de filiales ?

Akin Aktas, Poste suisse : Les filiales partenaires se trouvent par exemple dans les commerces de détail, les drogueries/pharmacies, les boulangeries ou les offices de tourisme. Pratiquement tous les services postaux peuvent être effectués dans une filiale partenaire. Les exceptions sont par exemple les versements en espèces, les envois express à l'étranger et les envois d'objets encombrants, le retrait des actes de poursuites. Le partenaire exerce l'activité postale sur mandat de la Poste et est rémunéré pour cela. Les collaborateurs sont formés et encadrés par la Poste.

Akin Aktas
Conseiller en modules SAP
La Poste suisse

Comment peut-on se représenter cela exactement ?

Aktas : La Poste distingue deux modèles de partenariat différents : Modèle avec module de libre-service pour le dépôt d'envois postaux ou avec service pour les prestations du trafic des paiements, ainsi que modèle avec comptoir de service pour toutes les prestations postales proposées. Les filiales partenaires proposent les services les plus demandés de La Poste Suisse. Il est par exemple possible de déposer des lettres et des colis, de retirer des envois et d'acheter des timbres. La PostFinance Card et les cartes Maestro des banques permettent d'effectuer des versements sans argent liquide ; la PostFinance Card permet également de retirer des espèces. Les clients peuvent recourir aux services postaux pendant toutes les heures d'ouverture du magasin partenaire. Afin de rémunérer les partenaires pour les services offerts, il existe deux modèles de rémunération différents, qui se distinguent en fonction des services proposés. 

Granig : Les services vendus au comptoir de service ou au module de libre-service sont livrés à BRIM par le système de caisse via différentes interfaces via KAFKA et SAP PRO sous forme de positions évaluables. Les positions évaluables contiennent toutes les données pertinentes pour la facturation ou l'impression, telles que la quantité, le prix, le numéro d'envoi, etc. Selon le modèle de rémunération défini dans le contrat, les positions sont tarifées, puis décomptées et facturées. Les deux modèles de rémunération utilisés ont été reproduits dans SAP Subscription Order Management et se distinguent par le nombre de services/articles qui sont facturés et rémunérés au sens large par ce biais.

Aktas : Selon le service proposé par un partenaire, il existe des rémunérations variables et/ou fixes. Les parts variables sont prédestinées à la BRIM, car quel que soit le volume des transactions, la solution de facturation est conçue pour le traitement de masse et peut également traiter un très grand nombre d'enregistrements de manière automatisée. Les contrats de partenariat et les modèles de rémunération en tant que tels sont pris en compte de manière centralisée comme une partie des données de base dans le module SAP SOM, Subscription Order Management.

Quel est le degré de sécurité de la solution en matière de révision ?

Granig : La sécurité de la révision joue un rôle élémentaire lors de chaque introduction d'un nouveau système de décompte et de facturation. La solution Access, qui a été remplacée par BRIM, était depuis longtemps une épine dans le pied de la révision, car elle offrait de très nombreuses possibilités d'intervention qui n'étaient pas journalisées par le système. Aujourd'hui, si les systèmes en amont fournissent les données de facturation de manière entièrement automatisée et les transmettent à SAP BRIM via SAP PRO, plus personne ne doit intervenir manuellement. De plus, des microservices implémentés contrôlent le flux de données à tout moment, chaque modification est consignée et toute manipulation est ainsi pratiquement exclue ou serait enregistrée. À la Poste Suisse, Subscription Order Management n'est actuellement utilisé que pour la facturation des agences filiales et partenaires afin de gérer les contrats et les données de base des contrats.

Comment les données de base pour la paie sont-elles créées et quel est le rôle de SAP MDG et SOM dans ce contexte ?

Granig : Les données de base clients des partenaires de filiales sont livrées au système central S/4-Hana via le système central HR via l'interface HR/GP et sont créées en tant que donneurs d'ordre. Les payeurs sont saisis via SAP MDG, en tenant compte de divers contrôles et workflows de validation. Les comptes de contrats sont ouverts manuellement par le service spécialisé, sans SAP MDG, et finalement attribués avec le donneur d'ordre et le payeur dans Subscription Order Management lors de la création du contrat. Pour nous, SOM était un module nouveau et relativement récent, que nous avons d'abord développé en fonction de nos besoins. Aujourd'hui, le service spécialisé peut créer des contrats manuellement ou via le téléchargement de fichiers, par exemple pour importer plusieurs contrats en même temps et gagner du temps. Il s'agit d'une construction complexe de données de base. Le service spécialisé doit bien préparer les données de base pour que la création de contrats puisse se faire sans problème. 

Pourquoi est-on passé à SAP BRIM ?

Aktas : Avec plus de 1500 filiales partenaires en Suisse, notre ancienne solution Access développée en interne atteignait ses limites et nous devions la remplacer de toute urgence. Comme la direction a décidé de poursuivre et d'accélérer le développement du réseau de partenaires des filiales, le délai de mise en œuvre du projet était très sportif. 

Granig : Le calendrier du projet était si serré que la facturation n'aurait plus été possible à partir d'un certain nombre de filiales partenaires en raison des limites d'Access. En l'espace de quelques mois seulement, nous sommes alors passés à SAP BRIM, sans quoi la Poste n'aurait plus pu facturer d'autres partenaires.

Aktas : Nous étions extrêmement pressés par le temps dans ce projet et les parties prenantes étaient très nombreuses. Il n'a pas toujours été facile de trouver un dénominateur commun à tout cela. Mais grâce à notre partenaire de mise en œuvre GTW et à SAP, nous avions à nos côtés des partenaires de projet expérimentés qui, malgré la pression du temps, n'ont jamais perdu la vue d'ensemble et qui ont toujours été à l'écoute de tous les domaines spécialisés et de toutes les personnes impliquées.

Quel a été, selon vous, l'un des plus grands défis ?

Granig : Outre la pression du temps, le passage à Fiori a représenté un grand défi pour le service. Ils ont notamment dû faire face à des problèmes de performance et à un grand besoin de formation, car ils ne connaissaient jusqu'alors que l'interface utilisateur graphique SAP. Dans SOM, par exemple, la gestion des données spécifiques à la souscription sur l'article ne fonctionne que via Fiori ; en revanche, dans la facturation de masse, les Fioris ne sont pas encore tout à fait aussi mûrs et performants. Nous ne pouvons guère demander à l'utilisateur de faire défiler 100.000 entrées dans le Fiori page par page pour sélectionner toutes les données. Pour des cas d'utilisation spécifiques, il est donc toujours permis d'exécuter des transactions GUI dédiées, par exemple l'affichage de positions facturables. Pour le reste, Fiori sera incontournable à l'avenir.

Aktas : Les collègues de la facturation connaissent SAP et l'interface utilisateur graphique sur le bout des doigts, ce qui ne facilite pas toujours le passage à Fiori. Dans SOM, la création de contrats est de toute façon très complexe et la création n'est possible que via Fiori. Nous avons donc consacré beaucoup de temps à une bonne documentation pour le métier et expliqué étape par étape comment et dans quel ordre les données de base doivent être créées. La documentation de formation est si bonne que nous pourrions tout simplement la vendre. Entre-temps, le casier ne travaille plus qu'avec Fiori.

Quel est le rôle du choix du bon partenaire pour la mise en œuvre de la BRIM ?

Aktas : Dans un projet aussi critique, le partenaire de mise en œuvre joue un rôle extrêmement important, y compris pour le transfert de savoir-faire. Nous avons la chance d'avoir la GTW, avec plus de 20 ans d'expérience dans la mise en œuvre de SAP BRIM et un savoir-faire sectoriel pertinent, ainsi que SAP en tant que fournisseur de logiciels directement à bord. En utilisant un produit standard comme SAP BRIM, nous avons maintenant réparti le savoir-faire entre plusieurs personnes qui peuvent exploiter et développer le système.

Que signifiait le projet FiLP pour les autres disciplines ?

Granig : La stratégie d'introduction à la Poste suisse était de commencer par un petit projet d'introduction et de déployer BRIM successivement dans les autres secteurs. Après Swiss Post Solutions, la facturation des services numériques, nous avons réussi le prochain grand coup pour SAP BRIM avec la facturation des filiales partenaires. Depuis, cinq autres projets BRIM dans le domaine des services logistiques ont été mis en service en l'espace d'un an.

Aktas : FiLP était un projet phare pour la construction de la réputation de la BRIM auprès de la Poste suisse. Si nous avions échoué avec ce projet, c'est toute la feuille de route du programme qui aurait été remise en question. FiLP a été extrêmement important pour les autres introductions de BRIM qui ont suivi. Les services spécialisés ont vu que BRIM fonctionnait et qu'il pouvait également traiter de grandes masses de données. Ainsi, les autres départements étaient également ouverts à la solution de facturation du futur. 

Quel est le prochain point à l'ordre du jour ?

Aktas : Entre-temps, tout fonctionne comme une horloge suisse et nous ne recevons que peu d'erreurs productives de la part des départements spécialisés. Cela signifie que les utilisateurs sont satisfaits de la solution de facturation, car ils savent que les données sont facturées correctement. Le prochain grand projet de la BRIM, "Solution d'avenir pour la facturation", visant à remplacer le système de facturation central pour le courrier et les colis, a déjà été lancé.

E-3 : M. Aktas, M. Granig, merci pour cet entretien.