Extraverti ou introverti ?

Qui doit ou devrait être le système leader ? Il est impossible de répondre à cette question de manière générale. C'est toujours le cas d'application qui est déterminant. Cet article montre à quel point les entreprises conçoivent différemment leurs applications SAP et ECM dans la pratique et quelles sont les raisons qui sont au premier plan pour les responsables.

Extraverti ou introverti : Dans quelle mesure un logiciel doit-il être orienté vers l'extérieur ou vers l'intérieur ? On ne peut pas le dire de manière générale, mais cela dépend du cas d'application dans l'entreprise. SAP a ses points forts dans le traitement des données, tandis que les systèmes ECM comme Doxis4 de SER sont leaders dans le traitement des documents.

Là où les documents dominent les processus d'entreprise, les solutions de gestion de contenu d'entreprise (ECM) apparaissent au premier plan. Dans ce contexte, elles sont extraverties.

En revanche, s'il s'agit d'un simple archivage de documents pour compléter les transactions SAP, l'ECM joue pour ainsi dire un rôle introverti et apporte, sans que les utilisateurs s'en rendent compte, la fonction d'archivage qui fait défaut dans SAP.

Les scénarios d'application dans le contexte SAP des entreprises sont très variés. En fonction de la stratégie informatique et des tâches respectives, des questions se posent qui déterminent à quel point le système en question sera extraverti ou introverti. Chaque entreprise trouve ici ses propres réponses, comme le montrent les exemples suivants.

Diversité des applications dans le secteur des assurances

Les processus de gestion des stocks dans le secteur des assurances suivent le cycle de vie d'un contrat d'assurance, d'un sinistre, etc. Les sous-processus respectifs et l'attribution du traitement aux collaborateurs sont gérés par des systèmes de workflow.

Ceux-ci surveillent également de manière dynamique la répartition de la charge et différencient les différents niveaux de service. Les documents nécessaires au traitement des dossiers sont conservés dans des dossiers électroniques tels que les dossiers de personnes, de contrats, de sinistres ou d'hypothèques, qui sont à leur tour étroitement liés au système de flux de travail et au système de gestion des stocks.

Les nouveaux documents, tels que les demandes, les déclarations de sinistre, etc. sont numérisés dès leur arrivée, archivés, classés de manière structurée dans les dossiers électroniques et placés dans les corbeilles du flux de travail pour y être traités.

Selon l'étape de traitement, ce sont les données à traiter ou le document qui sont au premier plan. En conséquence, le système de gestion des stocks est une fois le système principal et l'ECM une autre fois. De telles applications à l'échelle de l'entreprise doivent être basées sur des technologies ECM modernes qui, une fois installées, peuvent être conçues et reliées différemment en fonction du domaine d'application.

Pour cela, les processus, structures, composants et fonctions doivent pouvoir être combinés à volonté et être évolutifs. Pour cela, il faut une technologie ECM basée sur une plateforme comme Doxis4 de SER, qui offre tous les composants d'une gestion de contenu d'entreprise sur la base d'une plateforme technologique homogène et dont les composants peuvent être combinés et reliés de manière flexible, à volonté et sans redondance.

Il ne faut pas non plus oublier : La performance dans la "salle des machines" doit être donnée pour couvrir des solutions aussi complexes à l'échelle de l'entreprise sous les aspects de la charge (p. ex. volumes de données, nombre d'utilisateurs, etc.) et de la sécurité (p. ex. haute disponibilité, capacité de clustering).

Les collaborateurs de DEVK gèrent environ quatre millions de clients dans toute l'Allemagne, avec plus de 14 millions de risques dans toutes les branches d'assurance. Dans les domaines d'exploitation qui s'occupent par exemple des nouvelles demandes, des modifications de contrats, etc., Doxis4 est le système leader.

DEVK y utilise également le workflow du système ECM pour contrôler le traitement des opérations. Lors du traitement des factures entrantes, le système ECM sert d'archive de documents pour SAP FI/CO. Les documents de facturation sont liés aux transactions dans SAP.

Dans le domaine des sinistres, la compagnie d'assurance de Cologne utilise le composant d'archivage de la suite Doxis4-iECM de SER comme archive de documents pour la gestion des réclamations avec SAP CM.

Le dossier de sinistre électronique provient de SAP avec sa logique et sa structure, mais peut également être recherché via l'ECM-Frontend. Les processus de traitement des sinistres sont gérés par SAP Business Workplace. L'ECM et SAP ont été implémentés en parallèle dans le domaine des sinistres afin de pouvoir les coordonner de manière optimale.

Gestion de projet dans la planification et la construction

Une gestion de contenu d'entreprise est indispensable pour la société de gestion de projet chargée de la planification et de la réalisation des travaux de construction des grandes routes fédérales en Allemagne.

Les projets complexes exigent à tout moment une vue d'ensemble complète et actuelle de toute la documentation, comme les contrats, les documents d'accompagnement, les documents de planification, la correspondance, etc. Actualité signifie toujours travailler avec les dernières versions des documents. Dans ce contexte, l'iECM de Doxis4 constitue le lien d'information avec SAP.

Pour Jens Düssel, chef de service IT et organisation chez DEGES Deutsche Einheit Fernstraßenplanungs- und -bau, il s'agit de relier les données SAP aux documents correspondants dans le système ECM.

La question de savoir si l'on est leader ou non n'est donc ici que secondaire. Dans la gestion des contrats, DEGES utilise d'autres applications spécialisées que SAP et ECM, de sorte que le cadre d'information peut inclure n'importe quelle autre application en fonction du cas d'application.

L'ECM dans l'industrie

Le soutien des processus est un argument important en faveur de l'Enterprise Content Management pour le groupe FEV, un prestataire de services international de premier plan dans le développement de véhicules. "Un système ECM moderne ne fonctionne pas simplement comme un système d'archivage pour SAP, mais permet surtout d'intégrer ces documents et méta-informations dans d'autres processus. C'est là que réside la valeur ajoutée essentielle de l'ECM", souligne Georg P. Genender, Product and Demand Management, Corporate IT - Aachen, FEV Europe.

Collaboration dans la production

Pour le sous-traitant automobile Eissmann Group Automotive, dont le siège se trouve à Bad Urach, en Souabe, et qui possède des sites de production sur trois continents, l'ECM fait partie, avec SAP, des applications informatiques stratégiques et porteuses de l'entreprise. SAP et Doxis4 iECM sont imbriqués dans les domaines les plus divers du groupe d'entreprises.

L'exemple le plus récent dans le domaine de la collaboration est la Doxis4 iRoom, une solution Platform-as-a-Service (PaaS) qui vient d'être récompensée par le Digital Leader Award. Intégrée au portail fournisseurs d'Eissmann, elle permet aux plus de 1000 partenaires du spécialiste de l'équipement intérieur automobile dans le monde d'échanger avec le service achats d'Eissmann.

L'iRoom intégrée dans le portail est reliée au dossier électronique du fournisseur qui - outre les documents - contient également des données du système SAP. Grâce à l'espace d'information virtuel, les fournisseurs peuvent entre autres mettre à jour leurs certificats, télécharger des images d'outils et consulter et commenter leurs évaluations.

Introverti ou extraverti - en matière de logiciels, ce n'est pas une question de caractère ou de goût. Dans de nombreux cas, il est même secondaire de savoir quel système est leader. Ce qui est plus important, c'est que les utilisateurs aient une vision à 360 degrés des informations et que les processus commerciaux soient soutenus de bout en bout.