L'output management externe - pourquoi ?

Pour relier des systèmes d'Output Management externes à un système SAP, il existe des interfaces standardisées mises à disposition par SAP, par exemple l'interface dite BC-XOM.

Les fournisseurs de solutions d'Output Management peuvent faire certifier leurs systèmes externes par SAP pour cette interface. Grâce à cette interface, le transfert des données de SAP vers l'OMS est réglé proprement.

L'utilisateur a la certitude que le système d'Output Management s'intègre sans problème dans l'environnement système SAP existant.

Dans un OMS externe, les données de sortie ou les fichiers d'impression peuvent être traités plus avant ou simplement transiter, selon l'application.

Un exemple serait le marquage central des impressions qui proviennent de systèmes de test SAP. Il s'agit d'éviter qu'une impression de test n'entraîne une erreur de livraison ou de sortie de produits.

Un OMS peut également renvoyer au système SAP, via cette interface, des informations détaillées sur l'endroit où se trouvent les fichiers d'impression, par exemple si un bac est ouvert ou si le toner est vide.

Pour les secteurs d'entreprise critiques en termes de production, un OMS moderne offre des fonctions telles que la haute disponibilité. SAP imprime alors via deux ou plusieurs systèmes OMS en miroir.

Si l'un tombe en panne, l'autre prend automatiquement le relais. Cela permet par exemple d'éviter un embouteillage de camions dû à une impression perturbée du bon de livraison sur le quai de chargement.

Il existe également des possibilités d'augmenter la disponibilité des imprimantes individuelles. Si une imprimante est défectueuse ou en panne, le document peut être automatiquement imprimé sur un appareil en état de marche situé à proximité de celui qui est défectueux.

Garder une vue d'ensemble de tous les périphériques de sortie dans tous les systèmes SAP peut rapidement devenir un défi dans les grands environnements système.

Quelle imprimante est disponible dans quel système SAP ? Sont-elles configurées de la même manière ? Le terminal est-il encore disponible ?

Un OMS moderne présente les unités de sortie de tous les systèmes SAP de manière structurée et claire et offre la possibilité d'uniformiser les différentes configurations et d'identifier les configurations erronées.

La configuration des périphériques de sortie existants et nouveaux peut être gérée de manière centralisée, généralement sans accès via l'interface utilisateur graphique SAP. Ces activités peuvent alors être prises en charge par d'autres services, par exemple, afin de soulager l'administration SAP.

L'automatisation progresse également dans le domaine de l'administration. Il est par exemple possible aujourd'hui de faire créer automatiquement des périphériques de sortie dans les systèmes SAP par un OMS, en se basant sur les données d'un système de gestion des actifs existant.

L'intégration de solutions externes de formatage et de formulaires est également possible, tout comme l'adressage d'un système d'archivage. Un fonctionnement mixte de systèmes de formulaires internes et externes est également réalisable.

En fonction du flux de travail et des systèmes déjà en place dans l'entreprise, il convient d'examiner quelle voie est la plus judicieuse et permet de réaliser les économies correspondantes.

La sécurité est un thème incontournable de nos jours, y compris pour l'impression. Ainsi, les systèmes modernes d'output management offrent la possibilité de crypter les flux de données d'impression sur le serveur du système SAP et de les envoyer à l'imprimante, qui se charge ensuite de les décrypter et de les imprimer.

Même les systèmes qui permettent d'imprimer uniquement avec un code PIN ou une carte sur l'imprimante peuvent être intégrés de manière transparente dans le paysage SAP grâce à un OMS. Ici, le flux de données est alors enrichi par l'OMS avec les données nécessaires pour garantir le fonctionnement du système Follow-Print en aval, même pour les impressions SAP.

Cela est particulièrement utile en combinaison avec le cryptage lors de l'impression des bulletins de salaire.

Les avantages d'un système d'output management externe dans un environnement SAP sont évidents. Il convient d'examiner en détail si un tel système est judicieux dans tous les cas.

Les entreprises peuvent toutefois réaliser des économies en améliorant l'efficacité des processus administratifs et en réduisant les temps d'arrêt des processus opérationnels dans presque toutes les situations.