Exploiter tout le potentiel d'automatisation de S/4HANA

Libérer tout le potentiel d'automatisation de S/4HANALes fusions et acquisitions d'entreprises, l'expansion rapide pendant les périodes de forte croissance et les achats de systèmes locaux se traduisent souvent par un environnement ERP hétérogène difficile à gérer pour la plupart des départements financiers. Souvent, les données financières ne peuvent pas être intégrées de manière satisfaisante en raison des différentes versions et instances ERP.

Par ailleurs, certaines entreprises possèdent plusieurs instances d'un système ERP. Le défi réside dans le fait que ces instances sont souvent configurées différemment, ce qui entraîne des inefficacités, un manque de transparence, un manque de contrôle et une augmentation des coûts. En outre, les systèmes de base changent à mesure que l'entreprise grandit et se développe.

Dans les deux types d'environnement ERP, les données sont souvent extraites des systèmes ERP et traitées manuellement. Les audits internes deviennent donc très chaotiques et peuvent devenir un cauchemar pour les organisations soumises à la loi Sarbanes Oxley.

Des processus de coordination inefficaces entraînent des coûts élevés

Lorsque les activités de clôture sont réalisées en dehors du système ERP, elles sont souvent effectuées manuellement. Il en résulte des processus de clôture longs, déchirés et inefficaces. Il n'est pas rare que les chiffres et la documentation soient inexacts et que les valeurs doivent être corrigées. Outre la perte de temps, cela entraîne des coûts supplémentaires tels que des frais de ré-audit pour les auditeurs externes, des calculs de revenus ultérieurs et des amendes officielles.

Fiabilité des états financiers et migration vers S/4HANA

Mais il y a aussi des entreprises qui n'utilisent qu'une seule instance d'un système ERP ou qui visent cet objectif. Plusieurs entreprises ont commencé ou vont bientôt commencer à passer à une instance SAP® S/4HANA consolidée pour leur entreprise. Mais même avec une seule instance ERP, la plupart des processus qui sont importants pour la clôture financière se déroulent en dehors du système ERP. Même une migration vers S/4HANA ne résout pas ce problème. "S/4HANA est souvent considéré comme la panacée pour tous les défis du département financier. Dans de nombreuses entreprises, les responsables financiers ne sont pas conscients qu'en passant à S/4HANA, tous les processus financiers ne seront pas automatisés", explique Lars Owe Nyland, Managing Director Europe chez Trintech. "Une part significative du travail continue d'être effectuée manuellement. L'utilisation de tableaux, d'e-mails, d'impressions, de documents disparates et d'autres outils s'accompagne d'un risque d'erreur élevé et d'une perte de contrôle sur le processus".

À cela s'ajoute le fait que la complexité de la transformation S/4HANA représente un défi majeur pour le service financier, car des états financiers fiables doivent également être produits pendant cette phase de transition. Paradoxalement, de nombreuses entreprises remettent à plus tard le renforcement de leurs contrôles financiers et de leur cadre de conformité durant cette phase, alors que des processus financiers standardisés et automatisés permettraient de réduire les coûts, le temps et les efforts nécessaires à la migration.

Plus que la somme de ses parties

La solution à ces défis réside dans l'automatisation et l'uniformisation des processus financiers. John Van Decker, vice-président de Gartner Research, y voyait déjà en 2007 un potentiel d'économie significatif. "Si nous considérons l'automatisation et l'uniformisation de processus financiers importants tels que le rapprochement des comptes, la conformité et la clôture financière, le tout est plus que la somme de ses parties. Tous ces processus sont interdépendants et leur combinaison permet de réaliser des économies de retour sur investissement". Son affirmation est toujours valable aujourd'hui.

Une solution de gestion financière pour le processus record-to-report avec une technologie d'automatisation comme Risk Intelligent RPATM apporte clarté et transparence. Elle permet non seulement d'avoir une vue d'ensemble plus claire de toutes les tâches, mais aussi d'afficher les détails de chaque activité. Par exemple, il est possible de voir à quel point une tâche a été réalisée de manière satisfaisante et des améliorations peuvent être apportées directement dans le système. Grâce à l'automatisation, l'ensemble du processus est surveillé de manière fiable, de sorte que toutes les personnes concernées sont informées à tout moment de leurs tâches et de celles des autres.

L'automatisation permet d'orienter les initiatives de conformité et les ressources vers les mécanismes de contrôle les plus appropriés, en particulier pour les groupes ayant des filiales, des activités mondiales et plusieurs entités juridiques. La gestion du contenu et de la portée, la planification, le flux de travail de test et d'évaluation, les interfaces utilisateur de gestion, les pistes d'audit et les rapports ad hoc flexibles garantissent que les mécanismes de contrôle de gestion de la performance et de la conformité pertinents sont correctement identifiés, planifiés et exécutés.

Travailler mieux, plus vite et moins cher

Selon l'adage bien connu de la gestion, seuls deux des trois critères de rapidité, de qualité et de coût peuvent être remplis à la fois. Le grand avantage de la technologie d'automatisation du processus de clôture financière est qu'elle permet de satisfaire simultanément à ces trois critères. Les entreprises leaders du marché gèrent leurs rapprochements quotidiens avec une qualité améliorée, une réduction de 95 % des erreurs, une rapidité accrue (99 % des postes sont automatiquement rapprochés avant le début de la journée) et des coûts réduits, comme l'a révélé l'étude "Account-to-Report Performance Study" du Hacket Group en 2017.

L'exemple du groupe pharmaceutique Sanofi montre que l'implémentation de la solution Record-to-Report (R2R) Cadency by Trintech en amont ou en même temps qu'une migration vers S/4HANA permet de réduire considérablement les délais et les coûts. Sanofi met en œuvre Cadency dans 95 pays différents, parallèlement à la migration vers S/4HANA. Cela permet d'augmenter la productivité de 2300 utilisateurs, d'améliorer la conformité de plus de 2500 comptes et d'éliminer les processus manuels. Ainsi, non seulement les utilisateurs finaux, mais aussi la direction supérieure ont une vision précise de toutes les activités du processus de clôture financière.