Erfolgsfaktor der S/4-Transformation

Ob schrittweise Migration (Brownfield) oder komplette Neuimplementierung der bestehenden SAP- Systeme (Greenfield) – Unternehmen, welche die Chance nutzen, mit dem Umstieg auf S/4 Hana die digitale Transformation zu unterstützen und gleichzeitig eine Konsolidierung der SAP-Systemlandschaft sowie die Harmonisierung von SAP-gestützten Prozessen in verschiedenen Funktionsbereichen zu erreichen (transformatorische Migration), konfrontieren ihre Anwender mit umfangreichen Veränderungen.

Veränderte Aufgaben, teilweise neu gestaltete Prozesse, ein neues benutzerfreundlicheres und einheitlicheres User Interface, aber auch eine Vielzahl von kleinteiligen Änderungen und Site-Spezifika, die es effizient zu kommunizieren gilt, um die Anwenderperformance zu gewährleisten.

Dies gilt nicht nur einmalig, sondern dank agiler Projektvorgehensweise häufig über mehrere Releases. Gleichzeitig sollen auch neue Mitarbeiter sich jederzeit ad hoc mit der Handhabung der SAP-gestützten Prozesse vertraut machen können.

Mit der Digitalisierung sind diesbezüglich die Erwartungen der Anwender an Usability und eingebaute „At the Moment of Need“-Unterstützung für die Akzeptanz der Systeme deutlich gestiegen, umgekehrt ist die Bereitschaft, viel Zeit in klassischen Präsenzschulungen zu verbringen, gesunken.

Organizational Change

Neben der Aufgabe des Aufsetzens eines „Organizational Change“-Projektes, welches die Möglichkeiten und Auswirkungen der Optimierung, Harmonisierung und Automatisierung von Prozessen analysiert und frühzeitig in der Organisation verankert, fordern unsere Kunden daher von Atos innovative User-Excellence-Konzepte, die nicht zuletzt auch so manch scheinbaren Zielkonflikt aus Sicht der verschiedenen Beteiligten meistern.

In einem großen und komplexen Rolloutprogramm eines DAX-30-Unternehmens berichtet Volkhard Lorenz, Programm Manager Training bei Atos Deutschland, von dieser Fragestellung – sie ist beispielhaft für weitere Erfahrungen:

Wir haben harmonisierte Prozesse und benötigen standardisierte, wiederverwendbare Trainingsmedien zur „Industrialisierung“ unserer globalen Rollouts. Gleichzeitig erwarten aber die Geschäftsbereiche, dass Mitarbeiter mit ihren Beispieldaten natürlich in der jeweiligen Landessprache geschult werden.

Wie können wir es vermeiden, für jeden Rollout Medien und Dokumentation immer wieder komplett neu zu entwickeln?

Ein weiterer Aspekt: Gibt es neben der klassischen Anwenderschulung effizientere Methoden, um SAP-erfahrenen Anwendern das relevante Wissen über geänderte Prozess- und Organisationsdaten (Kontenplan, Kostenstellen, Auftragsarten, Stammdaten…) im Moment des Bedarfs zu vermitteln?

„Erzähle mir und ich vergesse. Zeige mir und ich erinnere. Lass mich tun und ich verstehe“ (Konfuzius).

Getreu diesem Motto und zur Umsetzung dieser Kundenerwartungen realisiert Atos integrierte, innovative Trainings- und User-Performance-Support-Konzepte unter Nutzung neuer technologischer Möglichkeiten mit folgenden Kernelementen:

Thin Cloning

Für die technische Umsetzung setzt Atos auf die webbasierte User-Excellence-Plattform Vimago des Partners Assima. Ausschlaggebend sind zwei Innovationen von Assima.

Mit der Assima-Thin-Cloning-Technologie und dem Single-Source-Autorenwerkzeug Assima Train ermöglichen wir unseren Kunden wartbare, lokalisierbare Trainingsmedien.

Die Besonderheit dabei: Assima baut durch den Recording-Prozess das User Interface voll funktionsfähig nach und ermöglicht die realitätsnahe Simulation von Prozessen und damit den Verzicht auf Trainingssysteme. Objektdaten können angepasst (z.B. lokalisiert) werden und eine Übersetzung ist ohne Re-Recording möglich.

Außerdem ermöglicht die Prototyping-Funktion, Systemänderungen „Klon“-übergreifend in alle Dokumentationen zu übertragen, die aus der jeweiligen Simulation abgeleitet worden sind. Die Assist-Komponente gibt allen Projektbeteiligten (Trainern, Key-Usern, Prozessverantwortlichen) ein einfaches Werkzeug an die Hand, um dem Anwender proaktiv Prozessunterstützung, Führung und relevante Veränderungsinformationen in Echtzeit in die Zielapplikation einzuspiegeln.

Embedded-Training und -Support direkt on the Job, die einfache, direkte Kommunikation von lokalen Besonderheiten, aber auch die besondere Fähigkeit zur proaktiven Fehlervermeidung sind der Schlüssel für Anwenderakzeptanz und entlasten gleichzeitig die Key User und den Support.

Diese neuen Möglichkeiten zur Erreichung von User Excellence frühzeitig in den Konzepten unserer Kunden zu verankern, um signifikante Einsparungen zu erzielen, ist eine der Aufgaben der Experten im Atos User Excellence und Learning Solutions Team.

Kernaussagen – S/4-Transformation

• Konzeption: Effizientes Set-up durch Atos-Experten mit Trainingsstrategie, Job-Role-Process-Analysis, Template-Curriculum, Definition der Template-Trainingsmedien, Set-up der Trainings- und User-Excellence-Plattform.
• Methodik: Kombination aus Training und dem Einsatz einer intelligenten „In-application“-Unterstützung, Reduzierung des formalen Trainings vor dem Go-Live, Fokus auf Unterstützung der Anwender on the job.
• Für reines Delta-Training: Kurze „Virtual-Classroom“-Veranstaltungen mit Systemdemos unter Nutzung der „In-application“-Führung und dem „Push“ von anwenderrelevanten Deltainformationen zum Go-Live. Halbstündiges Orientierungstraining zum „Virtual Learner“ (online).
• Training von neuen Prozessen/Funktionen durch „Instructor-Led Training“ (ILT). Praktische Hands-on-Übungen nutzen realitätsnahe Simulationen (Assima Thin-Clones) für die interaktive Praxis.
• Dokumentation: Zentral entwickelte Trainingsmedien ausschließlich für SAP-Template-Prozesse.