Factor de éxito de la transformación S/4
Tanto si se trata de una migración paso a paso (brownfield) como de una reimplementación completa de los sistemas SAP existentes (greenfield), las empresas que aprovechan la oportunidad de apoyar la transformación digital cambiando a S/4 Hana y, al mismo tiempo, consolidan el panorama de sistemas SAP y armonizan los procesos soportados por SAP en diversas áreas funcionales (migración transformacional) se enfrentan a sus usuarios con cambios extensos.
Tareas modificadas, procesos parcialmente rediseñados, una nueva interfaz de usuario más fácil de usar y estandarizada, pero también un gran número de pequeños cambios y especificidades del sitio que deben comunicarse de forma eficaz para garantizar el rendimiento de los usuarios.
Esto se aplica no sólo una vez, sino a menudo a lo largo de varias versiones gracias al enfoque ágil de los proyectos. Al mismo tiempo, los nuevos empleados también deben poder familiarizarse en cualquier momento con el manejo de los procesos soportados por SAP de forma ad hoc.
A este respecto, la digitalización ha aumentado considerablemente las expectativas de los usuarios en cuanto a facilidad de uso y apoyo incorporado "en el momento de la necesidad" para la aceptación del sistema; por el contrario, ha disminuido la disposición a dedicar mucho tiempo a la formación presencial tradicional.
Cambio organizativo
Además de la tarea de poner en marcha un proyecto de "cambio organizativo", que analice las posibilidades y los efectos de optimizar, armonizar y automatizar los procesos y anclarlos en la organización en una fase temprana, nuestros clientes exigen por tanto a Atos conceptos innovadores de excelencia para el usuario, que además dominan muchos conflictos aparentes de objetivos desde el punto de vista de las distintas partes implicadas.
Volkhard Lorenz, Director de Programas de Formación de Atos Alemania, informa sobre esta cuestión en un amplio y complejo programa de implantación de una empresa del DAX 30; es un ejemplo para otras experiencias:
Hemos armonizado los procesos y necesitamos medios de formación estandarizados y reutilizables para "industrializar" nuestras implantaciones globales. Al mismo tiempo, sin embargo, las unidades de negocio esperan que los empleados reciban formación con sus datos de muestra en el idioma nacional respectivo, por supuesto.
¿Cómo podemos evitar tener que desarrollar medios y documentación completamente nuevos para cada lanzamiento?
Otro aspecto: ¿Existen métodos más eficientes, además de la formación tradicional de usuarios, para proporcionar a los usuarios con experiencia en SAP los conocimientos pertinentes sobre el proceso modificado y los datos organizativos (plan de cuentas, centros de costes, tipos de pedidos, datos maestros...) en el momento en que los necesitan?
"Dímelo y lo olvido. Muéstramelo y lo recordaré. Déjame hacer y entenderé" (Confucio).
Fiel a este lema y con el fin de hacer realidad estas expectativas de los clientes, Atos pone en práctica conceptos integrados e innovadores de formación y apoyo al rendimiento de los usuarios utilizando nuevas posibilidades tecnológicas con los siguientes elementos centrales:
Clonación delgada
Para la realización técnica, Atos confía en la plataforma web de excelencia del usuario Vimago de su socio Assima. Dos innovaciones de Assima son decisivas.
Con la tecnología Assima Thin Cloning y la herramienta de autor única Assima Train, permitimos a nuestros clientes disponer de medios de formación mantenibles y localizables.
La particularidad en este caso es que Assima utiliza el proceso de grabación para recrear la interfaz de usuario de forma totalmente funcional, lo que permite la simulación realista de procesos y elimina así la necesidad de sistemas de formación. Los datos de los objetos pueden adaptarse (por ejemplo, localizarse) y la traducción es posible sin necesidad de volver a grabar.
Además, la función de creación de prototipos permite "clonar" los cambios del sistema en toda la documentación derivada de la simulación correspondiente. El componente Assist proporciona a todos los participantes en el proyecto (formadores, usuarios clave, responsables de procesos) una herramienta sencilla para ofrecer de forma proactiva al usuario apoyo en los procesos, orientación e información relevante sobre los cambios en tiempo real en la aplicación de destino.
La formación y la asistencia integradas directamente en el puesto de trabajo, la comunicación sencilla y directa de las especialidades locales, pero también la capacidad especial para evitar errores de forma proactiva son la clave para la aceptación por parte de los usuarios y, al mismo tiempo, alivian la carga de los usuarios clave y la asistencia.
Una de las tareas de los expertos del equipo de Excelencia del Usuario y Soluciones de Aprendizaje de Atos es afianzar estas nuevas posibilidades de alcanzar la excelencia del usuario en los conceptos de nuestros clientes en una fase temprana para conseguir ahorros significativos.
Mensajes clave - Transformación de S/4
- Concepto: Puesta en marcha eficiente por parte de expertos de Atos con estrategia de formación, análisis de procesos de funciones, plan de estudios, definición de medios de formación, puesta en marcha de la plataforma de formación y excelencia del usuario.
- Metodología: Combinación de formación y uso de asistencia inteligente "en la aplicación", reducción de la formación formal antes de la puesta en marcha, centrarse en la asistencia a los usuarios en el puesto de trabajo.
- Para entrenamiento delta puro: Breves eventos de "aula virtual" con demostraciones del sistema utilizando la guía "en la aplicación" y el "empuje" de información delta relevante para el usuario hasta la puesta en marcha. Media hora de formación de orientación para el "alumno virtual" (en línea).
- Formación de nuevos procesos/funciones a través de "Instructor-Led Training" (ILT). Los ejercicios prácticos utilizan simulaciones realistas (clones finos de Assima) para la práctica interactiva.
- Documentación: Medios de formación desarrollados centralmente en exclusiva para los procesos de plantillas SAP.
