Débureaucratisation avec SAP HCM

E3: Que se cache-t-il exactement derrière le
Procédure de communication consensuelle (KMV) et pourquoi a-t-elle été introduite ?

André Weis, FIS: Fondamentalement, cette procédure sert à uniformiser et à simplifier les voies de déclaration. Le KMV fait partie d'une initiative globale visant à réduire la bureaucratie. L'objectif est de remplacer les processus papier par une transmission électronique uniforme. Les autorités et les employeurs sont ainsi déchargés, les transmissions s'effectuent de manière numérique et standardisée.

E3: Mot-clé : numérique. À quels défis les entreprises sans processus standardisés et automatisés ont-elles été confrontées jusqu'à présent ?

WeisSans automatisation, les entreprises étaient confrontées à des défis typiques : une charge de travail manuelle importante pour les RH et l'informatique, un risque accru d'erreurs lors de la saisie des données, des processus incohérents entre les différents outils et portails, des retards dans les réponses, mais surtout le risque d'amendes en cas de violation du règlement sur la notification.

E3: À qui s'applique la procédure de notification consensuelle, depuis quand et quelles sont les nouveautés ?

Weis: Cela dépend du domaine d'application concerné. Dans le secteur public, cela concerne par exemple les attestations de revenus accessoires, tandis que dans les secteurs public et privé, cela concerne la déclaration des prestations constituant un patrimoine. Dans ce domaine, la déclaration électronique est déjà obligatoire depuis 2023. D'autres domaines sont en cours de planification, comme par exemple l'attestation fiscale relative à l'impôt sur le salaire.

E3: D'autres processus seront-ils donc représentés à l'avenir via la procédure de communication consensuelle ?

WeisOui, tout à fait. La procédure de déclaration est structurée de manière modulaire via une interface XML. Sur la plateforme esteuer.de, vous pouvez voir quels types de notifications sont déjà mis en œuvre dans le KMV et lesquels sont déjà en cours de planification. Comme je l'ai déjà mentionné, la représentation de l'attestation d'impôt sur le salaire, qui est actuellement encore envoyée avec la procédure de transfert existante, est en cours de planification. La mise en œuvre productive est prévue à partir de la période d'imposition 2026.

E3: Comment l'outil FIS/HRD KMV a-t-il été développé pour compléter la norme SAP HCM ?

WeisÀ l'origine, SAP a été directement sollicité par ses clients pour développer une solution pour certains cas d'application au sein du KMV. Au moment de la demande, on ne savait toutefois pas encore clairement quelles déclarations seraient mises en œuvre via le KMV, comme par exemple l'attestation d'impôt sur le salaire, qui n'a été intégrée dans la planification qu'à une date ultérieure. Au départ, cela ne concernait qu'un petit domaine d'application, à savoir quelques entreprises seulement, pour lesquelles SAP devait développer une solution standard. C'est pourquoi les clients existants, pour lesquels l'effort manuel et le nombre de cas à transmettre étaient très élevés, se sont tournés vers nous. Avec la gamme de produits FIS/HRD, FIS propose déjà plusieurs extensions du standard SAP HCM, c'est pourquoi la demande était évidente. C'est ainsi qu'est né FIS/HRD KMV, que nous avons développé en étroite collaboration et avec le soutien de SAP.

E3: Depuis quand cet outil est-il opérationnel ?

Weis: FIS/HRD KMV est opérationnel depuis février 2025, ce qui signifie que depuis lors, les notifications sont envoyées avec succès via l'outil. Notre client pilote a déjà envoyé 5 000 notifications relatives aux prestations constituant un patrimoine – les utilisateurs sont très satisfaits de la solution.

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„ Le KMV fait partie d'une initiative globale visant à réduire la bureaucratie. “

André Weis,
Développeur SAP HCM,
FIS Systèmes d'information et conseil

E3: Quels sont les avantages par rapport à l'ancienne procédure et qu'est-ce qui caractérise FIS/HRD KMV ?

Weis: Auparavant, les données devaient être préparées et transférées manuellement, généralement via Excel, mais aussi par l'intermédiaire de prestataires externes. Cela prenait beaucoup de temps, mais surtout, cela était source d'erreurs. FIS/HRD KMV est intégré de manière transparente dans SAP HCM et accède automatiquement aux données de base pertinentes du personnel et aux résultats de paie, tels que les paiements imposables, les données de cotisation ou les numéros personnels. Ces informations sont préparées conformément aux spécifications de l'administration fiscale et structurées de manière à répondre aux normes d'interface actuelles.

Les messages sont ensuite transmis de manière cryptée via l'interface centrale KMV, généralement via la plateforme Elster, directement à l'administration fiscale compétente. Pour les utilisateurs, ce processus se déroule entièrement en arrière-plan, sans exportations manuelles ni accès séparés au portail. Les avantages qui en découlent sont les suivants : création automatisée de déclarations sur la base des données de base HCM actuelles, utilisation des voies standard SAP (Business to Administration Manager B2A), retours et confirmations sécurisés, moins de sources d'erreurs et aucune rupture de média.

Avec le point „ retour d'information sécurisé “, je voudrais revenir à la question posée tout à l'heure concernant les nouveautés, car l'un des avantages essentiels de FIS/HRD KMV est la couverture automatisée du canal de retour : les retours d'information et les notifications de l'administration fiscale ne sont pas seulement reçus sous forme numérique, mais également directement attribués aux processus correspondants dans SAP HCM. Les confirmations ou les demandes de renseignements des autorités sont ainsi transmises sans détours au système SAP, où elles sont traitées automatiquement.

E3: Comment se déroule exactement la mise en œuvre de FIS/HRD KMV ?

Weis: En règle générale, la mise en œuvre de l'outil ne prend que quelques jours. Ce temps est principalement nécessaire pour la personnalisation en fonction des besoins du client et pour les accords concernant la structure des données, c'est-à-dire la manière dont les prestations constituant un patrimoine sont représentées dans le système, ce qui varie d'un client à l'autre.

Si, en tant que prestataire de services, nous intégrons également la base de codage, adaptons la personnalisation et convenons avec le client des paramètres d'envoi, tels que les signatures ou le cryptage, la mise en œuvre peut alors prendre quelques semaines, mais il s'agit là d'une durée maximale. Dans ce cas, des BAdl, c'est-à-dire des extensions spécifiques au client, sont également implémentées. Celles-ci lisent les données de base du personnel correspondantes et les traitent en conséquence, comme par exemple le montant de la cotisation salariale ou le code de l'établissement. Le client vérifie lui-même la personnalisation avant la mise en service et effectue des tests. Dans les deux cas, l'effort global est raisonnable, surtout du côté du client.

E3: Existe-t-il également des supports de formation et comment se présente l'assistance une fois que FIS/HRD KMV a été mis en place ?

Weis: Nous proposons des ateliers initiaux et des formations pour les utilisateurs clés en fonction des besoins des clients, au cours desquels l'utilisation et le processus de notification sont expliqués. De plus, notre service d'assistance est disponible en permanence pour répondre à toutes les questions. Chaque client se voit attribuer une équipe fixe, ce qui facilite considérablement le traitement des demandes d'assistance.

E3: Que conseillez-vous aux entreprises qui n'utilisent pas encore le KMV ?

Weis: La procédure est obligatoire. Par conséquent, ceux qui n'utilisent pas encore de solution intégrée doivent soit recourir à des processus manuels, soit faire appel à des services externes coûteux. FIS/HRD KMV est en réalité indispensable, car tout peut être représenté directement dans le système SAP de manière fiable, sûre et efficace. Les entreprises gagnent ainsi beaucoup de temps, réduisent les sources d'erreurs et soulagent à la fois les services RH et informatiques.

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