Enfin, fini le papier !

Ce n'est pas un constat nouveau, mais il est très perceptible : les entreprises bien équipées numériquement ont beaucoup plus de facilité à poursuivre leurs activités avec succès en temps de crise. L'étude cite comme exemple typique de processus numériques dans l'ERP le traitement automatisé des factures.

L'automatisation de la réception et de l'enregistrement des factures entrantes est une étape importante vers la numérisation. Mais chez Tangro, nous pensons qu'il faut aller plus loin. Certes, la comptabilité est souvent le point de départ de l'optimisation des processus basés sur des documents. Mais en y regardant de plus près, on découvre un potentiel d'amélioration bien plus important.

Par exemple, lorsque notre client Atlas Copco IAS a voulu automatiser le traitement des factures, il est très vite apparu que le flux de documents, y compris dans les achats et la réception des marchandises, était pratiquement impossible à gérer manuellement. L'entreprise, qui propose des technologies d'assemblage innovantes, a donc opté pour une approche globale.

Non seulement les factures, mais aussi les bons de livraison précédents et les confirmations de commande sont désormais traités de manière automatisée avec Tangro. Les justificatifs arrivent par courrier, fax, e-mail ou EDI et sont reconnus automatiquement par le logiciel qui les compare aux données de base et aux données de mouvement SAP.

Des effets d'optimisation globaux ont ainsi été obtenus : "Nous avons accéléré le traitement des confirmations de commande, qui est passé de trois à une minute. Nous traitons désormais les bons de livraison deux fois plus vite qu'avant."explique Maximilian Schröder d'Atlas Copco IAS. Les opérations de contrôle effectuées en amont facilitent également le traitement des factures en tant qu'étape finale.

Purchase-to-Pay

Une transparence et une traçabilité complètes apportent des améliorations supplémentaires dans le purchase-to-pay. Grâce à l'archivage direct de l'opération, toute la chaîne de processus reste visible - de la commande à la facturation en passant par la confirmation de commande et la réception des marchandises. Conclusion de Maximilian Schröder : "L'automatisation du traitement des documents est un pas de plus vers la numérisation et l'industrie 4.0."

La numérisation peut aller encore plus loin dans le purchase-to-pay. Des solutions intelligentes comme Tangro permettent d'optimiser les processus de bout en bout. Le logiciel enregistre déjà les besoins par voie électronique et clarifie ainsi à temps l'autorisation et l'imputation. La commande est directement créée. La part de travail manuel dans le traitement des factures est ainsi encore réduite - voire totalement supprimée si cela est souhaité. Si le système ne constate aucune différence avec la commande, la facture est directement enregistrée en arrière-plan.

Chez Tangro, nous comprenons également la globalité d'un point de vue technologique - tout comme le préconise l'étude Bitkom. Tangro est entièrement intégré dans SAP Business Suite et SAP S/4 Hana et accède directement aux données SAP. Un avantage énorme également pour Atlas Copco IAS.

Autre valeur ajoutée : grâce à la caractéristique SAP embarquée, le passage à S/4 peut se faire sans trop d'efforts. Le passage à un soutien continu des processus et la modernisation simultanée de l'infrastructure logicielle se font ainsi en douceur.