Échange de données informatisé - EDI - la numérisation en action

L'EDI permet de transférer électroniquement des données commerciales importantes entre des systèmes informatiques sans intervention humaine et d'optimiser les processus commerciaux - dans différents secteurs de l'entreprise et au-delà des frontières de l'entreprise.

Dans le traitement des commandes, par exemple, la connexion avec les partenaires EDI permet d'éviter les erreurs de saisie, de déclencher automatiquement les processus suivants et de réduire ainsi les délais de livraison. Dans le domaine de la comptabilité, les processus de traitement électroniques minimisent le travail de saisie, réduisent les temps de traitement des documents et créent plus de transparence. Dans l'ensemble, les entreprises bénéficient de temps de transmission, de traitement et de réponse réduits.

Espéranto électronique

La condition préalable à un échange de données sans faille est la compréhension entre deux systèmes informatiques. Pour que cette communication de machine à machine fonctionne, une série de normes communes à tous les systèmes a été élaborée. Comme un "espéranto" électronique, les données de l'émetteur sont transmises dans une "langue" compréhensible par tous, qui est ensuite traduite dans un format lisible pour le récepteur. Les normes connues - voir Espéranto - sont par exemple EDIFACT (Electronic Data Interchange for Accounting, Commerce and Transport), valable dans le monde entier, avec ses sous-ensembles spécifiques à la branche, ainsi que ANSI, SWIFT ou ZUGFeRD. Avec le format IDoc, SAP a en outre développé sa propre interface pour l'échange de données de gestion d'entreprise avec le système ERP de SAP.

Formats et adaptations

Dans les entreprises, les messages EDI peuvent être traités par le système - sans intervention manuelle d'un collaborateur. Les personnes qui traitent quotidiennement des messages EDI savent toutefois qu'il peut y avoir des erreurs. Dès que les normes et les structures convenues ne sont pas minutieusement respectées, la transmission des données se solde par une erreur. La recherche de la cause dans les données particulièrement cryptiques pose de gros problèmes aux utilisateurs inexpérimentés des solutions EDI standard. En règle générale, il faut consulter le service informatique, ce qui complique encore le processus.

Tangro a développé son propre convertisseur EDI, qui se charge du mappage des messages EDI dans un format lisible par Tangro. Les données EDI entrantes sont toujours sauvegardées sous forme de documents Tangro. Cela permet d'éviter que des données erronées soient transmises à SAP, où elles ne sont pas traitées en raison des erreurs, et que le processus s'arrête parce que les données sont sous une forme illisible.

Dans tous les cas, Tangro génère automatiquement un PDF qui s'affiche à l'écran parallèlement aux données du document. Même un profane en EDI peut contrôler visuellement cette image et voir ainsi d'un coup d'œil où les données manquent ou où des divergences sont apparues. La procédure est ici aussi simple que pour un document lu par OCR. Pour le bien de l'utilisateur, Tangro ne fait ici aucune différence. Une caractéristique qui se reflète d'ailleurs aussi dans le modèle de facturation : Qu'il s'agisse d'OCR ou d'EDI, il n'y a pas de frais supplémentaires.

Le convertisseur Tangro-EDI traite aussi bien les factures que les données de commande et prend en charge tous les principaux formats standard, dont EDIFACT et les formats basés sur XML comme ZUGFeRD, XRechnung et EbInterface. Le logiciel s'adapte de manière flexible aux processus commerciaux existants et reproduit les règles et exigences spécifiques à l'entreprise. Ainsi, le convertisseur enrichit automatiquement le message reçu avec des informations supplémentaires, telles que la source d'approvisionnement ou la société, qui sont nécessaires pour un traitement ultérieur entièrement automatique.

Les documents exempts d'erreurs peuvent donc être comptabilisés en continu, comme c'est généralement le cas avec l'EDI, sans l'intervention d'un gestionnaire. De plus, il est possible de définir des règles qui empêchent l'enregistrement en arrière-plan là où il n'est pas explicitement souhaité. Si nécessaire, le convertisseur déclenche automatiquement un workflow pour transmettre les documents au bon responsable ou à la bonne unité organisationnelle.