Einkauf ohne Einkauf

Die von Sensoren erfassten Betriebs- und Produktionsparameter einer Fertigungsstraße lassen einen wartungsrelevanten Zustand erkennen.

Der vorsorgliche Austausch eines Werkteils soll die Gefahr eines Stillstands in der Produktion bannen. Die in Zukunft sich miteinander austauschenden Systeme (M2M, S2S, S2M und andere) erkennen durch bestimmte Algorithmen eventuell anfallende Systemstörungen und deren Bedarf an Ersatzteilen.

Diese können durch hinterlegte Automatisierungsverfahren eine Bestellung beziehungsweise Bedarfsmeldung auslösen.

Das hier beschriebene Szenario ist ein typisches Beispiel für Predictive Maintenance, wie es im Zuge von Industrie 4.0 diskutiert wird. Es stellt einen exemplarischen Beschaffungsprozess der Zukunft dar.

Der komplette operative Einkaufsprozess findet ohne Involvierung der Organisationseinheit Einkauf in den Fachbereichen statt – vollautomatisiert von der Bestellung über die Warenannahme bis zur Bezahlung.

Im Gegenzug gewinnen die Einkaufsprofis den Freiraum, sich nahezu vollständig den strategischen Beschaffungsaspekten zu widmen. Aufbau und Nutzung von interdisziplinären Plattformen für Einkaufsgemeinschaften spielen auch im öffentlichen Sektor bereits eine große Rolle.

Die Beschaffungsplattform Ariba und S/4 Hana Sourcing & Procurement leisten dieser Entwicklung Vorschub. Insbesondere die jüngsten Erweiterungen zielen auf die Neupositionierung des Einkaufs ab.

S/4 Hana Enterprise Management unterstützt alle anfallenden operativen Einkaufs- und Beschaffungsprozesse. Die Integration digitalisierter Prozesse gehört dabei zu den neuen Herausforderungen. Das zeigen die Erfahrungen von BTC.

Die Anbindung aller Fachabteilungen ist dabei immer wieder eine klassische Anforderung an den IT-Dienstleister. So können alle Mitarbeiter z. B. über eine Fiori-Oberfläche im Rahmen einer Bedarfsanforderung selbst nach Waren und Dienstleistungen suchen.

Volle Kontrolle

Die Verlagerung operativer Aufgaben in den Self-Service-Bereich der fachlichen Kollegen wird durch die Integration neuer Funktionalitäten von Ariba forciert. Dazu zählt vor allem Guided Buying, mit der die Einhaltung der Compliance-Regeln kontrolliert wird.

Einkaufsvorgaben lassen sich so unternehmensspezifisch konfigurieren, sodass Fachanwender ausschließlich zu den „regelkonformen“ Lieferanten, Artikeln oder Services geleitet werden.

Auch die dynamische Anpassung der Beschaffungsmenge von Produktionsmaterialien lässt sich automatisieren. Durch die integrierte In-memory-Umgebung bietet S/4 die Chance, permanent Materialplanungsläufe durchzuführen.

Etwaige Änderungen in Folge einer veränderten Nachfrage lassen sich über das Ariba-Netzwerk direkt an den Lieferanten weitergeben. Dieser kann ohne Zeitverzug die eigene Planung in Produktion und Logistik anpassen, um unnötige Aufwände zu vermeiden.

Die Mitarbeit der Kollegen aus der Einkaufsorganisation als Genehmigungs- und Kontrollinstanz in der operativen Beschaffung wird für diese Aufgaben folglich nicht mehr benötigt.

Sie können sich stattdessen im Rahmen des Managements von Lieferanten und Warengruppen auf Qualitätsver­besserung, Risikominimierung sowie Kostenoptimierung konzentrieren.

Ariba stellt dem Einkäufer hierzu z. B. präzise Informationen wie Leistungskennzahlen, Leistungsangebot und Zertifizierungen, einschließlich der Wirtschaftsinformationen von Dun & Bradstreet (D&B) zu aktuellen und potenziellen Vertragspartnern, zur Verfügung.

In einer strategisch ausgerichteten Analyse der Kostensituation – gleichfalls gestützt von Ariba-Funktionalität – lassen sich die Ausgabenströme innerhalb einer Lieferantenfamilie ermitteln, um potenzielle Einsparungen durch intelligente Kontingentbündelung oder dynamische Rabattstaffeln zu identifizieren.

Kurzum: Der digitale Strukturwandel wird eine Neuorientierung und -positionierung im Beschaffungsmanagement einleiten.

Das Zusammenspiel von S/4 Hana und Ariba gibt eine deutliche Indikation darauf, welche IT-Unterstützung Unternehmen für den Umbau schon jetzt in Händen halten (können).