ECM dans le cloud : pratique au lieu de sûr ?

De nombreuses PME installent encore leur système ECM, qui leur permet de saisir, de stocker, de gérer et d'archiver des données et des documents liés à l'entreprise, de préférence sur leurs propres serveurs, c'est-à-dire sur site.

Aujourd'hui, on travaille de plus en plus en équipe, en fonction des processus, en utilisant des flux de travail et en échangeant des documents, que ce soit au sein de l'entreprise ou avec des partenaires commerciaux externes. Ce type de collaboration est volontiers externalisé dans le cloud, car les services de cloud computing offrent la flexibilité et la mobilité nécessaires.

Des services cloud incontrôlables issus du secteur grand public entrent alors rapidement en jeu. Un Shadow IT se forme et l'idée initiale de la sécurité est largement contournée. Le confort de travail et la commodité sont une fois de plus en avance sur la sécurité informatique.

Bien entendu, le secteur de l'ECM a compris depuis longtemps comment combler cette lacune et offrir à l'utilisateur flexibilité et mobilité sans faire de concessions en matière de sécurité : en transférant ses propres fonctionnalités dans le cloud.

Les fabricants comme WMD transfèrent donc eux-mêmes de plus en plus les fonctionnalités de leurs systèmes dans le cloud ou permettent une exploitation hybride. C'est la seule façon d'intégrer la collaboration de manière judicieuse et sûre dans les processus ECM et la chaîne de création de valeur.

L'ECM dans le cloud offre encore un autre avantage important : l'entreprise peut utiliser les fonctions de manière flexible et en fonction de ses besoins, et facturer sur la base de la performance.

Le plus judicieux s'est avéré d'utiliser d'abord les archives dans le cloud, puis de connecter d'autres fonctionnalités telles que la saisie, la lecture des documents et les workflows.

La demande augmente pour que les processus typiques basés sur des documents soient également traités dans le cloud. Il s'agit principalement de la réception numérique du courrier, de la lecture pure et simple des documents et des flux de travail ultérieurs, comme le traitement des factures.

Cela ne fonctionne pas différemment qu'en interne : les documents papier sont scannés et transmis à la technologie de saisie située chez le partenaire d'hébergement ; les PDF et les e-mails y parviennent par voie électronique.

Ils sont lus, leur contenu est analysé et classé. Ensuite, un moteur de workflow distribue les documents de manière entièrement automatique dans l'entreprise et déclenche d'autres processus découlant du document ou du message.

Pour une numérisation centralisée et orientée processus de la boîte de réception, tous les documents derrière lesquels se trouvent des processus de travail structurés sont intéressants. Dans chaque entreprise, il y a les documents typiques de la comptabilité, mais aussi une multitude d'informations et de documents individuels ou spécifiques à un secteur, derrière lesquels il n'y a pas forcément de processus de travail qui peut être déclenché automatiquement, mais qui sont pertinents pour l'entreprise.

La numérisation de ces documents redéfinit pour ainsi dire un processus qui peut être reproduit dans le cloud. Dans le secteur de l'immobilier, il arrive souvent que plusieurs milliers de documents de différents types relatifs aux locataires et aux objets loués soient reçus chaque jour par voie postale ou numérique.

Avec une solution de réception du courrier, les documents papier sont numérisés, les scans ou les documents numériques entrants sont lus et directement attribués au bon responsable grâce à une indexation automatique.

Le transfert vers des sous-systèmes couramment utilisés dans le secteur est également une option. Jusqu'à présent, les entreprises qui utilisent des solutions de facturation entrantes traditionnelles (sur site) commencent généralement à partir de 10.000 à 15.000 factures par an.

On peut imaginer que le nombre de tous les documents dans l'entreprise est nettement plus élevé. Avec un tel ordre de grandeur, on aura plutôt encore recours à la solution sur site ou dans un scénario de cloud hybride.

L'avantage d'une solution purement "cloud" est qu'elle est également intéressante pour les entreprises dont le volume de documents est faible, étant donné qu'il n'y a pas de coûts d'entrée élevés pour le matériel et les logiciels et que les coûts d'exploitation sont faibles.

Qu'il s'agisse d'une solution hybride ou entièrement dans le cloud, le transfert des archives et d'autres fonctionnalités ECM permet aux entreprises d'alléger la charge de travail de leur équipe informatique et de leurs systèmes locaux.

Ils n'ont pas besoin d'acheter de nouveau matériel, mais travaillent avec une grande disponibilité sur l'infrastructure la plus moderne d'un centre informatique allemand. En tant que PME, vous profitez en outre de l'expérience de l'hébergeur, qui vous aide à respecter les obligations légales, prend en charge l'ensemble de l'administration de l'environnement système et installe les correctifs de sécurité et les mises à jour en cours de fonctionnement afin de garantir une disponibilité maximale.