L'e-facture désormais obligatoire

L'année prochaine suivra l'obligation d'envoyer des e-factures. De nombreuses entreprises sont confrontées au défi d'intégrer efficacement ces nouvelles exigences. 

E3-magazine : À partir de 2027, les entreprises seront obligées d'envoyer des e-factures. Quels défis voyez-vous ?

Ulrich Winter, Nagarro : En principe, on passe encore trop de temps à saisir, vérifier et traiter les données de facturation à la main. Les processus sont très inefficaces et des erreurs se produisent souvent, entraînant des ruptures de média. Cet effort prend du temps et se fait au détriment d'autres tâches. Les nouvelles obligations ne laissent désormais plus beaucoup de marge de manœuvre pour se pencher sur le sujet et mettre en place ses propres solutions, c'est pourquoi les services informatiques et financiers des entreprises doivent rapidement s'activer. 

E3 : Quelle est la solution recommandée ?

L'hiver : La meilleure solution est une solution entièrement intégrée qui permet de traiter les factures „de bout en bout“. Tous les processus passent alors par une plate-forme unique, de sorte que les utilisateurs ne doivent plus quitter le système, et les données restent elles aussi dans un seul système. Cette intégration garantit la cohérence et la sécurité des données et simplifie la maintenance du système. Dans l'idéal, la solution fonctionne de la même manière pour SAP S/4 Hana - cloud public, cloud privé et sur site -, SAP ECC et les systèmes tiers. Ce dernier point peut être mis en œuvre par le biais d'interfaces de programmation, appelées API, comme nous le faisons chez Nagarro. Si la solution est hébergée sur SAP BTP, les mises à jour sont effectuées automatiquement en arrière-plan. Ainsi, les clients sont toujours à jour sur le plan juridique. 

E3 : Que devrait faire la solution ?

L'hiver : Les factures doivent pouvoir être importées facilement dans le système en quelques étapes. Tout d'abord, la facture est soumise, c'est-à-dire que vous téléchargez la facture papier ou PDF de la source correspondante dans l'outil et la transformez automatiquement en une facture fournisseur. En d'autres termes, le traitement des factures est numérisé, et ce pour différents formats de factures électroniques tels que XRechnung, ZUGFeRD ou Peppol. Dans l'idéal, le processus peut être suivi via une application de surveillance ; les collaborateurs n'ont plus qu'à valider la facture, l'outil se charge du reste. Un autre aspect important est que les factures ne soient pas stockées sur des serveurs et ne soient traitées que par des serveurs situés dans l'UE. Le processus doit donc être conforme au GDPR. Pour les factures sortantes également, il est important qu'elles soient établies directement dans le système concret, où toutes les informations sont de toute façon disponibles. C'est justement là qu'il est recommandé d'avoir une solution hébergée par exemple sur SAP BTP, afin de pouvoir réaliser des modifications de format nationales en arrière-plan.

“Il ne reste pas beaucoup de marge de manœuvre pour se pencher sur le sujet et introduire ses propres solutions”.”

Ulrich Winter
Responsable du développement d'applications,
Nagarro

E3 : Quelles sont les exigences techniques qui en découlent ?

Ulrich Winter : La connexion technique aux systèmes peut être prise en charge par des prestataires de services expérimentés, y compris les éventuelles intégrations API pour les systèmes non-SAP. Il en va de même pour l'hébergement dans SAP BTP. Pour la connexion des systèmes sur site, un SAP Cloud Connector doit être mis à disposition. Il n'y a pas vraiment d'autres exigences techniques. Pour la reconnaissance du contenu des factures lors de leur réception, les moteurs modernes d'IA/ML sont désormais obligatoires. Ceux-ci doivent être en mesure d'extraire des données précises de factures à la mise en page complexe ou au formatage différent, tout en apprenant de leurs expériences.

E3 : Quels sont les avantages pour les entreprises ?

Ulrich Winter : L'avantage est l'intégration directe dans les systèmes SAP. Les données restent dans le système tant pour les factures entrantes que pour les factures sortantes. Le processus complet est ainsi considérablement accéléré - les factures entrantes peuvent être traitées plus rapidement et les règles d'escompte peuvent être utilisées. En ce qui concerne les factures sortantes, elles peuvent être envoyées facilement, ce qui permet une réception plus rapide des paiements. Un autre avantage est certainement le fait que les données de base des clients sont plus précises, un traitement efficace des factures ne peut avoir lieu qu'avec des données de base correctes.

E3 : Qu'est-ce qui change pour les utilisateurs finaux ?

L'hiver : Pas grand-chose, les utilisateurs créent leur facture comme d'habitude directement dans le système SAP - tout le reste se passe en arrière-plan. 

E3 : A quelle vitesse les solutions peuvent-elles être mises en place et quelles conditions les entreprises doivent-elles remplir ?

L'hiver : Il est tout à fait possible d'installer des outils en quelques jours, puis de les tester et de réaliser la mise en service dans un délai de quatre semaines. Si l'on fait appel à nous en tant que partenaire, il faut que nous ayons accès au système SAP et que nous soyons autorisés à traiter et à envoyer des e-mails avec e-facture au nom du client. Les conditions techniques concernent les systèmes sur site qui ont besoin d'un connecteur cloud pour être reliés entre le système SAP et la BTP. Au niveau technique, il s'agit surtout d'informations sur les données de base telles que les numéros d'identification fiscale et les adresses des destinataires ainsi que les sociétés. Une fois la mise en service terminée, il y a généralement la phase d'hypercare, au cours de laquelle nous apportons notre soutien et nos conseils. Cela concerne le thème de l'e-facture, mais aussi d'autres potentiels dans le domaine de la numérisation ainsi que de nouvelles jurisprudences.

E3 : Par exemple, sur le thème du Peppol ?

L'hiver : C'est exact - à l'avenir, il est prévu en Allemagne et dans d'autres pays de l'UE d'intégrer obligatoirement Peppol comme canal de transmission pour l'e-facture. Le réseau a pour objectif de traiter sans problème les processus d'achat de manière électronique, standardisée et automatisée au-delà des frontières. L'avantage est que les e-factures sont alors envoyées de manière sécurisée. Les moyens de transmettre des e-factures via Peppol sont l'utilisation d'un fournisseur de services Peppol existant et l'adhésion à Open-Peppol. Chez Nagarro, nous sommes déjà en train de nous faire certifier en tant que fournisseur.

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