Formulaires dynamiques

Die Stadtwerke Dresden versorgen so rund 300.000 Kunden in Dresden und im Umland mit Strom, Erdgas, Trinkwasser und Fernwärme. 124 Monteure und 37 Disponenten sind dabei für die Instandhaltung der Netze verantwortlich.

Bis 2013 erfolgte die Einsatzplanung der Instandhaltungsaufträge mit einem selbst entwickelten Dispositions-Tool. Die Monteure erhielten ihre Aufträge für den Tag morgens von ihrem jeweiligen Meister in der Niederlassung. Erst dann konnten sie allein oder in Teams losfahren und mit der Abarbeitung ihrer Aufträge beginnen.

Die Rückmeldungen zu den erledigten Aufträgen füllten sie auf Papier aus. Anschließend prüfte der Innendienst diese Meldungen und erfasste sie elektronisch zur weiteren Bearbeitung.

Um die Einsatzplanung und Auftragsabwicklung der Monteure effizienter zu gestalten und Medienbrüche zu vermeiden, entschied sich die Drewag 2011, ein Field-Service-Management-System einzuführen.

In einem Ausschreibungsprozess wurden verschiedene Anbieter und Lösungen evaluiert. Ein wesentliches Kriterium dabei war die Integrationsfähigkeit in die Backend-Systeme SAP PM und verschiedene Betriebsmittelinformationssysteme auf Basis von Oracle.

Die Wahl fiel schließlich auf MobileX-Dispatch, das Field-Service- Management-System zur Einsatzplanung von mobilen Ressourcen, und MIP for Field Service, die mobile Lösung zur Auftragsabwicklung der Monteure am Einsatzort.

2013 wurden die beiden Lösungen für die Sparten Gas, Wasser, Fernwärme und Strom in einer ersten Ausbaustufe bei der Drewag eingeführt. Anschließend erfolgte die schrittweise Umsetzung für die einzelnen Geschäftsprozesse über mehrere Ausbau­stufen.

Die Disponenten planen die Wartungs- und Instandhaltungsaufträge für die Monteure etwa zwei Wochen im Voraus. Dabei nutzen sie für das Anlegen der Vorgänge von SAP-PM-Sammelaufträgen einen ­Wizard in MobileX-Dispatch als Vorlagengenerator.

Die Vorlagen sind dabei nach Sparten, Tätigkeitsgruppen und Tätigkeiten gegliedert. Die Disponenten wählen aus einer Liste Vorschlagswerte für die Tätigkeiten aus. Dies verkürzt den Eingabeprozess und gewährleistet die korrekte Zuordnung zu den Sammelaufträgen.

Die Monteure erhalten ihre Aufträge nun direkt auf ihrem mobilen Endgerät. Dadurch erhalten sie auch offline Zugriff auf alle relevanten Informationen wie die Anlagenstruktur, Objektdaten, Einsatzhistorie und Meldungen in SAP PM und dem Backend-System SIS. Auch der Absprung in ein Offline-GIS ist möglich.

MIP for Field Service

In MIP for Field Service erfasst der Monteur vor Ort den Anlagenzustand. Dabei werden Daten wie Messbelege bei Eingabe direkt auf ihre Plausibilität geprüft. Die Prüfkriterien dazu werden aus SAP PM auf das mobile Gerät übertragen und bei der Erfassung herangezogen.

Die Rückmeldungen zu den Aufträgen und Tagesberichten übermittelt MIP for Field Service direkt an die Backend-Systeme. Dadurch entfällt die zeitaufwändige manuelle Übertragung der Daten von Papierdokumenten.

Ein weiterer großer Produktivitätsfortschritt erfolgte im Jahr 2016 durch die Einführung der dynamischen Formulare – einem Zusatzmodul von MIP for Field Service zur Digitalisierung von Papierformularen.

Für die Massenprozesse wie die Inspektion von Gas- oder Wasserarmaturen, Hydranten oder Umspannstationen mussten die Monteure bisher unterschiedliche Papierformulare ausfüllen. Insgesamt fielen dafür pro Jahr etwa 38.000 Dokumente an. Allein das Ausfüllen dieser Formulare und die manuelle Übertragung der Daten in die Back­end-Systeme erforderte einen Zeitaufwand von insgesamt 424 Arbeitstagen.

Mithilfe der dynamischen Formulare von MIP wurden diese Papierformulare zentral digitalisiert und an die Monteure ausgerollt. So können diese sie direkt auf ihrem mobilen Endgerät ausfüllen.

Nachdem sie den Auftrag abgeschlossen haben, erfolgt die Übertragung sowohl strukturiert als Datensatz als auch unstrukturiert als PDF ins Backend-System. Für die nähere Zukunft ist die Migration auf die Version 5.0 der Field Service Management Suite geplant, die auch einige Erweiterungen in den dynamischen Formularen enthält.

So lassen sich durch den lesenden Zugriff auf das gesamte Standard-Datenmodell praktisch beliebige Daten aus MIP for Field Service nutzen, um kundenindividuelle Formulare mit eigenen Erfassungsdialogen zentral zu erstellen, automatisch auszurollen und kundenindividuelle Prozesse anzustoßen.