Du temps pour les tâches principales

Les services du personnel des moyennes entreprises allemandes sont confrontés à de nombreux défis : Ils sont souvent en sous-effectif et complètement occupés par des tâches de routine telles que la gestion des salaires, la gestion des données du personnel, la gestion des temps ou la gestion des frais de déplacement.

Le temps manque alors pour des initiatives RH à valeur ajoutée ou - surtout dans les entreprises actives à l'international - pour l'acquisition d'un savoir-faire relatif aux spécificités du travail RH sur les sites du monde entier.

Des processus RH globaux peu efficaces

L'expérience montre que cela est dû au fait que les processus de gestion des ressources humaines ne sont pas harmonisés à l'échelle de l'entreprise et que leur "degré de maturité" est variable : le site A a déjà mis en place des self-services RH pour la gestion des frais de déplacement, le site B utilise des documents papier et une solution Excel, tandis que le site C fait appel à un prestataire externe.

Souvent, il n'y a pas non plus d'indicateurs clés de performance (KPI) RH uniformes sur l'ensemble des sites, par exemple en ce qui concerne la définition du personnel à temps partiel, ce qui nuit à la qualité du reporting RH. De plus, la direction reçoit les rapports avec du retard, car le siège doit rassembler manuellement et à grands frais les données du personnel transmises par les sites, généralement sous Excel.

Les entreprises de taille moyenne se heurtent rapidement à des limites lorsqu'il s'agit de consolider et de standardiser des processus RH aussi hétérogènes et de mettre en place un système de reporting RH homogène à l'échelle mondiale.

Les efforts et les coûts liés à la sélection, à l'introduction, à l'exploitation et à la maintenance de solutions RH appropriées ainsi qu'aux licences sont élevés ; de plus, les ressources en personnel sont alors mobilisées dans l'organisation RH et informatique et manquent pour les projets stratégiques.

C'est pourquoi je pense qu'il est judicieux de confier ces tâches à un prestataire de services RH complets et expérimentés, avec des accords de niveau de service (SLA) contraignants. Si, en tant qu'entrepreneur général, il peut en outre fournir toutes les prestations d'un seul tenant en collaboration avec ses partenaires internationaux, le client n'a qu'un seul interlocuteur pour toutes les questions RH - un avantage inestimable.

L'externalisation des RH présente également des avantages en termes de coûts, avec des économies significatives rien que pour la paie. Le partenaire d'externalisation se charge non seulement d'établir une paie sans erreur et conforme aux règles, de l'envoyer dans les délais ou d'assurer une gestion précise des temps, mais aussi de rédiger et de conclure des contrats avec des prestataires de services RH locaux et de contrôler les factures.

Il traite également les demandes de modification (Change Requests), gère les données du personnel et de la paie de tous les collaborateurs, de leur arrivée à leur départ, et s'occupe des interfaces entre la gestion du personnel et la gestion financière.

L'organisation RH interne a ainsi le champ libre pour se consacrer à ses tâches principales, à savoir le développement des collaborateurs, le recrutement de spécialistes adéquats, la découverte et la promotion de talents et, surtout, l'élaboration d'une stratégie RH intelligente, axée sur les objectifs commerciaux, qui fait du service du personnel le partenaire commercial de la direction. Les rapports et analyses RH fournis en temps réel par le partenaire d'externalisation y contribuent largement.

Le bon partenaire d'externalisation RH soutient la gestion stratégique des ressources humaines avec des services RH sur mesure et indépendants de la plateforme - technologiquement State
de l'art et d'une qualité élevée et constante.

Pour les entreprises de taille moyenne opérant à l'échelle mondiale et dont la stratégie informatique repose essentiellement sur des logiciels SAP, l'utilisation d'une application de paie utilisable à l'échelle internationale, telle que SAP ERP HCM, en combinaison avec les solutions Cloud HCM de SAP SuccessFactors s'impose. De cette manière, les processus de paie, de recrutement et de développement du personnel ainsi que le reporting RH peuvent être gérés de manière globale et les données de base du personnel peuvent être gérées de manière uniforme.

La sécurité et l'intégrité des données personnelles doivent également être garanties à tout moment. Une certification du partenaire selon le § 11 de la loi fédérale sur la protection des données (BDSG) garantit qu'il remplit de manière exemplaire les exigences légales en matière de traitement des données RH.

D'après mon expérience, l'une des tâches sensibles de l'externalisation des RH consiste à développer un concept de qualification pour les collaborateurs concernés au sein du service du personnel, afin de les préparer suffisamment tôt à de nouvelles tâches telles que le recrutement ou la planification de la succession.