Dossier personnel électronique intégré dans SAP

Le fournisseur de médicaments Biotest couvre l'ensemble de la chaîne de création de valeur - du développement préclinique et clinique de nouveaux produits au marketing et à la distribution mondiale, en passant par l'obtention du plasma sanguin, matière première centrale des produits à base de protéines plasmatiques, et la production. Plus de 1000 personnes sont employées au siège de l'entreprise à Dreieich.

Jusqu'à la fin de l'année 2017, le service RH de Biotest s'est contenté de classer les documents du personnel par ordre chronologique dans des dossiers suspendus. Ceux-ci contenaient des documents typiques tels que des dossiers de candidature, des contrats de travail, des certificats, des données de base, etc.

Non seulement la quantité d'environ 130.000 feuilles a rendu la manipulation et la recherche de documents pertinents difficiles, mais il n'existait pas non plus de structure uniforme selon laquelle les documents étaient classés.

De plus, les dossiers prenant de plus en plus de place, Biotest a décidé de numériser ses dossiers personnels pour pouvoir ensuite les gérer électroniquement.

Intégration de SAP dans le catalogue de critères

"Avec l'introduction du dossier personnel électronique, nous nous sommes fixés pour objectif de mettre en place une structure uniforme qui facilite le classement et optimise les processus liés aux documents".

explique Christina Zecher, centre de compétences Rémunération, temps de travail, reporting chez Biotest.

"À l'avenir, plusieurs collaborateurs pourront ainsi accéder simultanément aux dossiers".

Pour que les dossiers du personnel puissent être gérés électroniquement, il a d'abord fallu introduire un logiciel adéquat.

"Nous travaillons beaucoup avec SAP et voulions donc utiliser une solution qui intègre les dossiers personnels électroniques dans ce logiciel".

explique Lisa Raasch, conseillère SAP chez Biotest.

Sur la base d'un catalogue de critères défini, l'entreprise a sondé les solutions disponibles sur le marché et a finalement opté pour XFT Personnel File.

Une structure cohérente

Biotest a également décidé de faire appel à Tropper, une entreprise de Leverkusen spécialisée dans les services et produits de gestion administrative, informationnelle et documentaire.

La mission consistait à numériser les dossiers personnels et à les transférer dans une structure uniforme. Biotest et Tropper ont élaboré ensemble la structure des dossiers dans le cadre d'un atelier. Au total, 60 types de documents ont été définis à l'aide d'exemples de dossiers.

En outre, les participants au projet ont établi une liste négative, c'est-à-dire des documents qui ne devaient pas être numérisés. Il s'agissait notamment de la correspondance par e-mail et des demandes de congé ou des arrêts maladie obsolètes.

Données héritées des valises de protection des données

Une fois les données générales et le calendrier fixés, il a fallu passer à la mise en œuvre. Tropper a récupéré tous les dossiers personnels dans des valises de protection des données à Dreieich et les a transportés à Leverkusen.

Ici, les collaborateurs se sont mis au travail et ont préparé les documents pour la numérisation, par exemple en enlevant les agrafes ou en collant les petits documents sur des feuilles A4.

Après la numérisation, les documents ont été enregistrés au format PDF/A et soumis à un contrôle qualité complet. Biotest a ensuite reçu les fichiers dans un répertoire de dossiers via une connexion SFTP sécurisée.

En outre, Tropper a créé une liste de mappage dans laquelle tous les fichiers étaient répertoriés avec le numéro personnel, la date et le nom.

"Avec cette liste de mappage, nous avons ensuite pu facilement télécharger les fichiers dans XFT".

dit Lisa Raasch.

Si le service RH de Biotest avait besoin d'un dossier pendant la numérisation, le chef de projet l'envoyait par e-mail crypté dans les 24 heures.

Implication précoce du personnel

Aujourd'hui, les collaborateurs de Biotest accèdent facilement aux documents dont ils ont besoin grâce aux masques de recherche de XFT.

"Dès le début, nous avons activement impliqué les collègues dans le projet afin qu'ils puissent s'identifier à la nouvelle méthode de travail".

dit Zecher.

"Ils sont ravis de pouvoir accéder beaucoup plus rapidement aux informations nécessaires lors du traitement".

Biotest a constaté que le classement des documents dans les dossiers personnels est aujourd'hui quatre fois plus rapide et que leur recherche est même dix fois plus rapide qu'auparavant.