Les données - carburant ou lest ?

Le passage à S/4 Hana est bien plus qu'une question de technique. En effet, la nouvelle génération de logiciels est la clé du succès à long terme des entreprises.

Pour pouvoir relever les défis de la numérisation, maîtriser les masses de données en croissance exponentielle et mettre en œuvre de nouveaux modèles et processus commerciaux basés et pilotés par les données, elles ont besoin d'un ERP intelligent au cœur de leur environnement informatique.

L'introduction d'une nouvelle génération de logiciels et le projet de migration et de transformation correspondant présentent certes de nombreux aspects techniques, mais sont avant tout de nature stratégique et organisationnelle.

La planification et le choix d'une méthode de migration, la conception concrète de l'environnement cible, les processus et les scénarios qu'il soutient et le traitement des données et des documents issus des anciens systèmes déterminent le rôle et l'importance du futur environnement informatique sur l'activité et la stratégie de l'entreprise.

Mapping Your Journey

Ou, comme le dit succinctement le guide "Mapping Your Journey to SAP S/4 Hana" : "[...] la manière dont vous préparerez et exécuterez le projet déterminera si vous pourrez transformer les innovations de SAP en un avantage pour votre entreprise [...] si votre nouveau système fournira l'agilité commerciale et la vitesse nécessaires pour dépasser la concurrence grâce à des processus commerciaux entièrement automatisés".

Afin de faire bouger les choses et de fournir des conseils pratiques aux clients, SAP a lancé le programme SAP S/4 Hana Movement, sous la direction de Bjoern Braemer.

En tant que guide dans la jungle de la planification et des projets, il propose un guide conceptuel, des conseils pratiques, des outils utiles et de nombreux services.

Indépendamment de la situation concrète du client, Move définit quatre phases principales sur le chemin vers S/4 :

La première phase est placée sous le signe de la recherche et de la formulation de la stratégie. Des formats tels que la série de manifestations "Move in Motion" pour l'échange d'idées et d'expériences intersectorielles, un jeu de cartes montrant les potentiels de création de valeur de S/4 pour différents domaines d'activité et secteurs, des simulations permettant aux clients d'expérimenter différentes décisions et leurs conséquences, ou encore des ateliers sur les thèmes les plus divers, apportent un soutien dans cette démarche.

Ils donnent aux clients une idée concrète des potentiels qu'ils peuvent exploiter pour leur entreprise et des questions stratégiques qu'ils doivent résoudre pour y parvenir :

Si les processus commerciaux existants peuvent soutenir la stratégie de l'entreprise à long terme ou s'il ne vaut pas mieux les développer et les reproduire dans S/4, si la consolidation du paysage informatique et l'harmonisation des processus font partie des objectifs du projet et si toutes les données transactionnelles ou seulement certaines d'entre elles doivent être transférées dans le nouveau système.

Pour que les décideurs, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de l'IT, puissent déterminer la stratégie la mieux adaptée à leur entreprise, ils doivent se familiariser avec l'importance que revêtent les données pour l'avenir et avec les scénarios qui s'en inspirent, ainsi qu'avec les principales bases techniques.

L'Internet des objets, le Big Data et la séparation des données historiques et opérationnelles sont des thèmes pertinents dans ce contexte. En effet, les décisions concernant le chemin de migration et la méthode de mise en œuvre, la conception des processus et la gestion des informations patrimoniales dépendent directement des connaissances correspondantes. Enfin, l'entreprise intelligente a besoin à la fois d'un ERP intelligent et d'une gestion intelligente des données.

Readiness et transformation

Les réponses aux questions stratégiques sont données lors de la deuxième phase, l'élaboration concrète du business case. Cette phase permet de coordonner les activités commerciales et informatiques afin que tout le monde tire dans le même sens et que les objectifs stratégiques soient atteints.

Des outils tels que SAP Readiness Check et SAP Transformation Navigator ou un service de recommandation en ligne qui détermine la performance des processus existants et le potentiel de création de valeur qu'ils recèlent peuvent aider à y parvenir.

Il est tout aussi important d'identifier, à l'aide d'outils appropriés, les informations du stock de données et de documents qui ne seront plus nécessaires à l'exploitation opérationnelle après le passage à S/4.

Outre l'harmonisation entre l'entreprise et l'IT, il s'agit de déterminer les coûts de migration et les efforts qui y sont liés.

Les coûts ne sont pas seulement influencés par le choix de l'approche de mise en œuvre - conversion du système versus nouvelle mise en œuvre ou un mélange des deux à différents degrés. Ils dépendent aussi de la décision de transférer tout ou partie des données dans S/4.

Considérez vos options

La troisième phase, appelée "Consider Your Options" par SAP, consiste à déterminer lesquelles de ces options doivent être prises en compte dans le cas concret. Si seulement une partie des informations est transférée dans le nouvel environnement, il est possible de réduire l'effort de migration à l'aide des outils appropriés et de raccourcir la durée de l'interruption du système lors du changement.

Construisez votre avenir

La quatrième phase s'appelle "Build Your Future" et ferme en quelque sorte la boucle ; elle débouche en outre sur un cycle d'optimisation continu. Car l'implémentation de S/4 ne peut être que la base de l'avenir - mais une base innovante et intelligente pour répondre aux questions suivantes :

Tous les objectifs de la migration et de la transformation ont-ils été atteints ? Les processus peuvent-ils être adaptés de manière flexible aux changements et aux évolutions du marché et de la stratégie de l'entreprise ?

L'informatique est-elle en mesure d'extraire des données des informations et des connaissances susceptibles de faire progresser l'entreprise et d'ouvrir de nouveaux potentiels de création de valeur - jusqu'à l'introduction d'un nouveau modèle commercial ? Le paysage peut-il soutenir rapidement et de manière flexible des scénarios agiles tels que les fusions et les acquisitions ?

Les données qui ont été transférées avec restent-elles à long terme le carburant des modèles commerciaux numériques ou deviennent-elles avec le temps un poids mort qui nuit à l'agilité à peine acquise et engloutit des ressources croissantes ?

Le nouveau paysage contribue-t-il durablement à la réduction des coûts opérationnels dans l'informatique, de sorte qu'il reste plus de moyens d'investissement pour l'innovation, non seulement à court terme, mais aussi à long terme ?

Ces questions doivent toujours trouver une réponse. Les quatre phases de Move peuvent donc servir de guide pour la maintenance et le développement de l'environnement S/4, non seulement avant et pendant l'introduction, mais aussi à long terme.

Quelle que soit l'approche de migration choisie par les clients, qu'il s'agisse d'une conversion de système, d'une nouvelle implémentation ou d'une reprise et d'une transformation sélectives des données, le stock de données et de documents existants joue toujours un rôle décisif dans les réflexions et les mesures. SAP recommande donc de clarifier l'étendue de la migration des données "le plus tôt possible".

Agilité versus inertie des données

Cela ne vaut pas seulement pour la migration vers S/4 elle-même. Après tout, les entreprises opèrent dans un environnement extrêmement dynamique qui, dans de nombreux secteurs, donne aux initiatives commerciales actuelles une priorité plus élevée que l'introduction d'une nouvelle génération de logiciels. Les priorités commerciales ont donc une influence directe sur les priorités informatiques et nécessitent leur adaptation et leur développement.

Tous ces objectifs et priorités, parfois contradictoires, qui sont pertinents pour les phases un et deux du programme Move, doivent être pris en compte simultanément, dans un contexte où les budgets informatiques n'augmentent généralement que modérément, voire pas du tout. Par conséquent, les entreprises doivent trouver des moyens de réduire la part des dépenses liées aux opérations informatiques.

La distinction que SAP fait dans son guide de migration S/4 entre les processus ouverts et les données opérationnelles correspondantes d'une part, et les données historiques d'autre part, indique ici la bonne voie. Comme le dit le document, "à l'instar du pilote d'une voiture de course, vous devez savoir quand les données sont du carburant et quand elles sont du lest".

Données historiques

Les données historiques sont définies comme des données transactionnelles clôturées, telles que les commandes et les ordres de vente ou d'entretien terminés et entièrement payés. Elles comprennent également des documents tels que les bons de livraison, même s'ils ne concernent que des livraisons partielles et que la commande elle-même n'est donc pas encore terminée.

Pour des raisons juridiques, ces données historiques ne peuvent plus être modifiées. Mais si les utilisateurs ne peuvent plus y accéder qu'avec des droits de lecture, il ne semble plus toujours judicieux de les reprendre dans le nouvel environnement logiciel, et ce pour différentes raisons.

Les données historiques présentent donc une certaine inertie. Migration vers S/4 avec reprise totale ou partielle des données, scénarios commerciaux agiles, réduction durable des coûts opérationnels - dans tous ces cas, l'inaltérabilité obligatoire des données historiques conduit directement à la question de savoir ce qu'il faut faire des anciens systèmes.

En effet, la poursuite de leur exploitation engendre des coûts tant que les données historiques doivent être conservées de manière à être révisables. Et comme cette conservation doit se faire en même temps que le contexte commercial dans lequel les données ont été créées, les archives de données classiques ne suffisent pas pour cette tâche.

Inertie et systèmes anciens

La question du traitement des anciens systèmes se pose d'ailleurs indépendamment de la voie de migration choisie, car le défi de l'inertie des données existe toujours.

A cela s'ajoute le fait que l'approche de la reprise sélective des données risque d'augmenter les coûts du projet lors de la migration vers S/4. SAP le souligne à juste titre dans le guide de migration mentionné - à moins que les données historiques ne puissent être extraites des anciens systèmes et conservées dans un environnement moins coûteux en termes de sécurité juridique et d'accès.

En effet, il est alors possible d'arrêter complètement les anciens systèmes - une option qui élargit la marge de manœuvre décisionnelle, notamment lors de la troisième phase. L'expérience montre que cela permet généralement de réduire les coûts opérationnels de 80% par rapport à la poursuite de l'exploitation des anciens systèmes.

Ces économies doivent être compensées par le surcroît de travail lié à la sélection des données lors de la migration vers S/4. Ce surcroît de travail peut même être transformé en économies nettes. La condition préalable est la reprise largement automatisée des données des anciens systèmes.

En outre, les règles de filtrage pour l'importation des données sélectionnées à partir des processus ouverts doivent être créées et transmises dans un format que le SAP Migration Cockpit comprend sans erreur et qui est compatible avec les outils du groupe de fournisseurs appelés "SAP S/4 Hana Selective Data Transition Engagement". Si ces conditions sont remplies, le travail de migration des données peut être réduit jusqu'à la moitié.

Ces économies sur les coûts opérationnels et de migration ne sont toutefois qu'un des avantages de la mise hors service du système. L'approche consistant à transférer les données historiques dans un environnement distinct soutient en outre les scénarios d'application et d'entreprise agiles mentionnés en plus de la migration.

Les projets de consolidation et d'harmonisation des applications et des sites peuvent ainsi être considérablement accélérés et simplifiés. Les achats et les ventes peuvent également être gérés plus rapidement et à moindre coût par l'IT grâce à cette approche, car elle permet de déclasser les systèmes et les solutions tierces repris lors de l'achat et d'extraire plus rapidement les données à transférer à un acheteur et de les transférer dans un format neutre.

En outre, un environnement distinct pour les données historiques est en mesure de contribuer de manière significative à l'optimisation de la qualité des données et de veiller à ce que seules les données nettoyées et complètes soient reprises dans les nouveaux environnements.

Un environnement séparé pour les données historiques garantit en outre la sécurité juridique lorsque les informations qui y sont transférées sont soumises à une gestion de la rétention de bout en bout jusqu'à leur suppression en toute sécurité juridique. Les directives du RGPD perdent ainsi leur caractère effrayant, en particulier pour les données historiques.

Enfin, un tel environnement peut également être conçu comme partie intégrante du nouvel environnement système avec S/4 comme noyau. Si les données historiques sont externalisées de manière continue et automatisée, les systèmes opérationnels restent durablement allégés, ce qui laisse présager un impact sensible et positif sur le coût total de possession.

De plus, les données historiques restent accessibles à 100 %, ce qui permet d'avoir une vue d'ensemble des informations commerciales et de leur historique, par exemple sur les clients et les fournisseurs, et d'obtenir ainsi une meilleure, voire une nouvelle vision de l'entreprise.

Du carburant pour une optimisation continue

La solution décrite pour la reprise sélective des données dans le cadre de projets de migration pour le passage à SAP S/4 Hana prend en charge toutes les phases du programme Move.

De plus, les bénéfices ainsi obtenus ne restent pas un effet ponctuel, mais peuvent être intégrés dans un cycle d'optimisation continu.

Cette approche et la plateforme de gestion de l'information correspondante, JiVS IMP, ont déjà fait leurs preuves dans plus de 1000 projets à travers le monde. La plate-forme, certifiée par des experts-comptables, est disponible dans sa dernière génération dans des éditions spéciales de SAP qui complètent et soutiennent judicieusement le programme Move dans toutes ses phases, tant sur le plan technique que sur celui de la gestion. Ainsi, les données historiques ne sont jamais du lest, mais toujours du carburant.