Direkter Zugriff auf SAP-Stamm- und -Bewegungsdaten

Ob in Flughäfen, Heizkraftwerken oder sonstigen Industrieanlagen – für sicheres An und Aus sorgen Schaltgeräte von Kraus & Naimer. Der weltweit tätige Konzern mit 900 Mitarbeitern mit sechs Fabriken und 18 Vertriebsgesellschaften ist u. a. internationaler Marktführer bei Nockenschaltern.

Buchhaltung 4.0

Seit rund einem Jahr erfolgt die Rechnungsverarbeitung automatisiert und SAP-embedded mit der Software Tangro. Das System sorgt für mehr Effizienz und Transparenz im Rechnungswesen und fungiert damit als Prozessbeschleuniger.

„Mit Tangro machen wir jetzt Buchhaltung 4.0“

sagt Johann Schübl, der für das Projekt bei Kraus & Naimer verantwortlich zeichnet.

Die Finanzbuchhaltung im Wiener Hauptsitz des Unternehmens ist als ­Shared Service Center für Österreich, Italien und das Produktionswerk in Deutschland konzipiert. Allein schon durch die weiten Entfernungen zwischen den betreuten Standorten war die manuelle Rechnungsverarbeitung umständlich und langwierig.

Hinzu kamen zusätzliche Zeitfresser. So musste jede eingehende Rechnung – meist ein Papierbeleg – verschiedene Stationen durchlaufen, bevor in SAP gebucht werden konnte: Zuerst in den Einkauf zum handschriftlichen Vermerk der Kontierung, danach in die Buchhaltung, wo relevante Inhalte abgetippt wurden, anschließend zum verantwortlichen Einkäufer oder in die Geschäftsleitung zur Freigabe, und von dort wieder zurück in die Buchhaltung zur Buchung in SAP.

Fünf bis zehn Tage konnten auf diese Weise vergehen, bis die Rechnung beglichen war. Eine Dokumentation über den Freigabeprozess gab es nicht, ebenso wenig einen Überblick über die offenen Belege.

„Wir befanden uns in gewisser Weise im Blindflug“

erinnert sich Johann Schübl.

Mise en œuvre

Vor der Entscheidung für Tangro als Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung hatte Schübl kurz ein weniger SAP-affines Produkt ins Auge gefasst – ein Umweg im Auswahlprozess, durch den der SAP-Fachmann jetzt umso genauer weiß, was für eine effiziente Rechnungsverarbeitung wirklich wichtig ist: die vollständige Einbettung in SAP.

„Mit Tangro steht eine Standardlösung für den gesamten Konzern zur Verfügung, die SAP-embedded ist und damit den direkten Zugriff auf SAP-Stamm- und -Bewegungsdaten bietet, ohne den Umweg über eine Datenextraktion.“

Weiterhin ausschlaggebend:

„Das System unterstützt alle relevanten SAP-Standards bereits von Haus aus. Ob ungeplante Bezugsnebenkosten, buchungskreisübergreifende Buchungen oder Anzahlungsrechnungen mit Vorsteuerbuchung: Bei Tangro sind diese SAP-Standards einfach da.“

Und nicht zuletzt biete das System eine „ultraschnelle“ Implementierung. Von der Vertragsunterzeichnung bis zum Going Live habe es nur zwei Wochen gedauert, die Implementierung selbst erfolgte an einem einzigen Tag.

„Mit Tangro kann man wirklich extrem schnell live gehen.“

Ebenso eingenommen wie Projektleiter Johann Schübl ist auch Harald Zeller, Prokurist und Leiter des Finanz- und Rechnungswesens bei Kraus & Naimer:

„Wir sind mit Tangro sehr zufrieden. Auch in preislicher Hinsicht hat sich die Software als die richtige Wahl erwiesen.“

Rund 30.000 Rechnungen gehen bei Kraus & Naimer jährlich ein. 60 bis 70 Prozent dieser Dokumente sind dank der Automatisierung mittlerweile ohne Nachbearbeitung durch die Buchhaltung direkt buchbar.

Dieser Prozentsatz gilt selbst bei Gesellschaften, bei denen SAP MM nicht im Einsatz ist und somit Rechnungen ohne Bestellbezug vorliegen. Ausschlaggebend für diese enorme Effizienzsteigerung ist die Möglichkeit, für jeden Lieferanten Kontierungsobjekte zu hinterlegen, die dann automatisch gezogen werden.

Auch wenn keine Bestellung in SAP angelegt wurde, erkennt das System dadurch diese buchungsrelevanten Daten sofort. Die zeitaufwändigen Tätigkeiten bei der Rechnungsverarbeitung fallen damit komplett weg: keine Handnotiz mehr und kein Abtippen der Inhalte.

Der Beleg kann sofort verarbeitet werden, wenn keine Unstimmigkeiten auftauchen:

„Nur noch einen Knopfdruck, und die Rechnung ist innerhalb von Sekunden gebucht“

sagt Johann Schübl.

Freigabe auch für Non-SAP-User

Bei Rechnungen ohne Bestellbezug, bei Differenzen zur Bestellung oder wenn eine Freigabe erforderlich ist, kommt der Tangro Business Workflow zum Tragen. Dafür leitet der Buchhalter den Beleg einfach per Knopfdruck aus Tangro an den verantwortlichen Mitarbeiter weiter.

Dieser kann dann fehlende Informationen ergänzen, Sachverhalte kommentieren oder den Beleg per Mausklick freigeben. Letzteres ist auch für Non-SAP-User überall von unterwegs per Smartphone bzw. Tablet möglich – eine Option, die sich besonders für Mitarbeiter auf Managementebene bewährt hat. Und die weiter zur Prozessbeschleunigung beiträgt, denn nun muss nicht mehr gewartet werden, bis der verantwortliche Mitarbeiter wieder im Büro ist.

Der gesamte Verifizierungsprozess ist dabei – wie gesetzlich gefordert – dokumentiert und nachvollziehbar, und zwar von Anfang an. Sobald die Eingangsrechnung gescannt ist, wird sie im Eingangsbuch aufgeführt.

„Der ganze Order-to-Pay-Prozess ist transparent geworden und das ist essenziell, wenn man mit Shared-Service-Centern arbeitet. Die Liquiditätsplanung kann jetzt viel genauer erfolgen“

so Schübl.

Beigetragen zur Prozessoptimierung hat auch, dass die Abläufe im Einkauf selbst reorganisiert wurden. Einerseits wurde der Eingang elektronischer Rechnungen per Mail forciert, sodass mittlerweile rund 60 Prozent der Rechnungen elektronisch als PDF eingehen – Tendenz steigend.

Und andererseits werden jetzt in den Vertriebsgesellschaften, in denen SAP MM im Einsatz ist, alle Bestellungen schon in SAP angelegt. Damit findet eine Prüfung schon während der Bestellung statt, sodass die Rechnungsdaten im Normalfall stimmen und der Kontrollprozess weiter erleichtert wird.

Rollout

Optimierungen gibt es bei Kraus & Naimer auch in puncto Hardware: Firmenweit ist überall die gleiche Scan-Hard- und -Software im Einsatz, was die IT-Betreuung wesentlich erleichtert. Pro Company gibt es einen zentralen Scan-PC und Scanner, die in Österreich beschafft, aufgesetzt, getestet und dann an die jeweiligen Niederlassungen verschickt werden.

Der Rollout ist damit denkbar einfach:

„Einstöpseln und starten – schneller geht es nicht“

so Johann Schübl.

Er ist sich daher sicher, dass die Einführung in Holland, die gerade ansteht, ebenfalls wieder problemlos über die Bühne gehen wird. Auch weil die System-Handhabung (SAP look and feel) so einfach ist, dass eine einstündige Schulung vollkommen ausreicht, damit die Buchhalter vor Ort das System bedienen können.

Kein Wunder also, dass sich die Vorteile der automatisierten Rechnungsprüfung im ganzen Unternehmen herumgesprochen haben.

„Die Nachfrage ist in allen Gesellschaften riesig“

sagt Schübl.

„Das Ganze ist ein Selbstläufer geworden.“

Kurzinterview

SAP-embedded

Drei Fragen an Tangro-Firmengründer und Geschäftsführer Andreas Schumann.

Sie bezeichnen Ihre Lösungen für die automatisierte Verarbeitung von Eingangsdokumenten als SAP-embedded – was genau bedeutet das?

Andreas Schumann: Bei Tangro findet bereits die Validierung – also der Abgleich der erkannten Beleginhalte mit den vorhandenen ERP-Daten– in Echtzeit und SAP-embedded statt.

Welche Vorteile ergeben sich damit für Ihre User?

Schumann: Damit gewährleisten wir eine Dokumenteneingangsverarbeitung ohne Medienbrüche. Bei der Validierung besteht ein direkter Zugriff auf SAP-Daten ohne jeglichen Schnittstellenaufwand.

Außerdem stehen alle Vorteile der SAP-Landschaft zur Verfügung, wie das SAP-Berechtigungskonzept, das SAP-Transportwesen und die SAP-Entwicklungsumgebung. Und User arbeiten in der gewohnten SAP-Umgebung.

Unterscheidet sich Ihre Software damit von anderen Lösungen für die Dokumenteingangsverarbeitung in SAP?

Schumann: Ja. Gängige Lösungen zur automatisierten Verarbeitung von Eingangsbelegen sind dem SAP-System vorgelagert. Sie benötigen daher eine eigene Serverlandschaft und erfordern eine Datenextraktion, bevor die Validierung erfolgen kann. Dies ist im Allgemeinen auch der Fall, wenn Lösungen nur im SAP NetWeaver Stack abgebildet sind.

Projektsteckbrief

Unternehmen: Kraus & Naimer Produktion

Firmensitz: Wien, Österreich

Secteur d'activité : elektronische Schaltgeräte

Thema: automatisierte Rechnungsverarbeitung

Belegvolumen: 30.000 Rechnungen/Jahr

230 Benutzer

SAP ERP 6 und EHP7