Aborder la numérisation avec sérénité

Numérisation, transformation numérique, industrie 4.0, IoT - ces termes sont devenus incontournables dans le monde des affaires. Nous sommes au cœur d'un changement structurel qui s'immisce dans tous les domaines des entreprises et qui modifie les processus, les méthodes de travail et le comportement des clients.

Celles qui ne parviennent pas à saisir ces opportunités à temps semblent perdues. Pourtant, ce n'est pas que les entreprises ne veulent pas relever les nouveaux défis. Selon une étude du groupe bancaire KfW de 2017, 42% des entreprises ont fermement planifié la réalisation de projets de numérisation au cours des deux prochaines années.

Le fait qu'il existe sur le marché une multitude d'applications censées faciliter le changement numérique, mais dont l'utilité reste obscure, n'aide pas non plus à trouver la bonne solution. La seule chose qui est claire, c'est que derrière ces offres se cachent - sans surprise - de solides intérêts économiques.

Il n'existe pas de recette miracle pour gérer correctement la transformation numérique. Uber, Airbnb & Co. sont de beaux modèles pour les nouvelles possibilités, mais ils ne peuvent pas être appliqués un à un à d'autres entreprises.

Il n'est pas non plus toujours conseillé de faire un travail de pionnier en tant que premier suiveur d'une nouvelle technologie et de s'exposer ainsi à un risque élevé. L'exemple des pionniers de la numérisation peut tout au plus servir d'impulsion pour oser faire les premiers pas dans sa propre entreprise.

Pourtant, il suffit souvent de petits changements gérables pour exploiter de nouveaux potentiels commerciaux grâce à la numérisation. Un fabricant d'armoires électriques, par exemple, peut utiliser les informations des modules de commutation pour proposer à ses clients de nouveaux services visant à améliorer l'efficacité énergétique.

Le terme de numérisation désigne l'optimisation des processus en utilisant les nouvelles possibilités technologiques. L'objectif est de relier entre eux des systèmes indépendants de manière à ce que les processus puissent se dérouler automatiquement, sans interaction humaine.

Une approche pragmatique qui donne des résultats directs est le traitement automatique des processus basés sur le courrier électronique et le papier. Les informations commerciales deviennent accessibles facilement et sans rupture de média.

Les processus ultérieurs peuvent être automatisés de bout en bout et donc être organisés de manière beaucoup plus efficace. Cela vaut pour tous les processus dépendant des documents dans l'entreprise. Pour les achats et l'approvisionnement tout comme pour les processus de vente.

Les effets d'optimisation qui peuvent être obtenus de cette manière sont illustrés par l'exemple du processus d'approvisionnement : dans ce domaine, les systèmes logiciels peuvent prendre en charge un grand nombre d'activités de routine.

Le système reconnaît automatiquement tous les contenus pertinents des documents. Les processus internes de contrôle et de validation qui en découlent sont également traités électroniquement. Une intervention manuelle n'est nécessaire qu'en cas d'écarts.

Les besoins sont déjà saisis numériquement directement au poste de travail. Toutes les étapes d'approbation ou de clarification peuvent ensuite se dérouler entièrement par voie électronique, avant même le processus de commande.

Cela vaut pour le contrôle et l'approbation de la demande d'article, ainsi que pour la clarification des questions d'imputation. Tous les faits importants sont ainsi clarifiés et la commande peut être créée automatiquement.

Les processus ultérieurs sont également simplifiés. Comme toutes les informations importantes concernant le processus d'achat sont déjà disponibles, les confirmations de commande et les bons de livraison entrants peuvent également être traités rapidement.

Il n'est pas nécessaire de taper manuellement ou de vérifier visuellement : les contenus importants sont automatiquement reconnus par le logiciel. La comparaison avec la commande existante est effectuée par le système. Une grande partie des entrées de marchandises peut ainsi être considérablement accélérée.

Dans le traitement des factures, la part de travail manuel est fortement réduite, car toutes les questions importantes sont déjà réglées en amont. Ainsi, la comparaison avec la commande se fait ici aussi automatiquement.

Les workflows à plusieurs niveaux pour la validation deviennent ainsi obsolètes. Un gestionnaire ne doit plus intervenir qu'en cas de besoin de clarification. Si le système ne constate aucune anomalie, la facture peut être enregistrée directement en arrière-plan, si tel est le souhait.

Cela vaut également pour les factures électroniques, transmises par exemple au format ZUGFeRD ou par système de messagerie. Celles-ci sont directement reprises et également comptabilisées sans étape intermédiaire.

En traitant les documents de cette manière, automatiquement et en temps réel, directement dans le système SAP, un premier pas vers la transformation numérique est déjà fait.