Grand nettoyage numérique à Hambourg

Alors qu'il y a quelques années encore, les entreprises informatiques, les prestataires de services financiers et les compagnies d'assurance étaient les principaux acteurs de l'autogestion électronique du personnel, de plus en plus de groupes industriels et logistiques introduisent aujourd'hui des systèmes ESS et MSS. Lorsque les employés et les cadres ont accès aux données du personnel, de nombreuses opérations chronophages - comme la gestion des demandes de congé ou le changement d'adresses et de numéros de téléphone - ne sont plus nécessairement du ressort du service du personnel.

Le coup d'envoi du projet "Passage à la saisie électronique des temps de travail" avait en fait déjà été donné en 2008 au sein du service de nettoyage urbain de Hambourg, mais une mise en œuvre rapide avait alors échoué en raison du veto du comité du personnel. "Nous constatons très souvent que les comités du personnel et d'entreprise sont d'abord critiques vis-à-vis d'une saisie électronique du temps de travail", explique Andreas Blumendorf, directeur de Consodalis, qui soutient aujourd'hui SRH dans ce projet. "D'une part, ils craignent un contrôle total des employés, d'autre part, ils souhaitent éviter que les employés restent inutilement assis à leur bureau par souci de leur statut temporel. Mais une saisie électronique du temps de travail est plus un avantage qu'un inconvénient pour les employés : même les plus petites heures supplémentaires sont enregistrées avec précision, la valeur monétaire du temps de travail effectué est beaucoup plus visible pour chaque employé".

De nombreux systèmes - peu de transparence

La volonté de moderniser la saisie des temps était motivée par le manque d'uniformité du système au sein du service de nettoyage urbain de Hambourg : dans certains départements, les heures de travail étaient saisies à l'aide de cartes de pointage, dans d'autres à l'aide d'une solution logicielle non standardisée. Les temps étaient documentés sur papier. Les rémunérations spéciales - comme les indemnités de déplacement ou les forfaits d'astreinte - devaient être saisies manuellement dans le système SAP, tout comme les périodes de vacances et les absences pour cause de mission. Outre le temps passé à saisir les données, il n'était pas possible de comparer les heures de travail avec les accords de service de SRH ou avec les dispositions légales en matière de temps de travail.

Avec la nouvelle solution unifiée, les temps de travail devraient pouvoir être saisis et documentés de la manière la plus simple possible, sans "rupture de média", et l'alimentation manuelle des rémunérations spéciales devrait être supprimée. De même, toute demande papier - demande de congé, demande de participation à des séminaires, etc. devrait être supprimée. Enfin, il devrait être possible de vérifier de manière contraignante le respect des dispositions légales en matière de temps de travail et des accords de service SRH en vigueur.

En février 2014, la modernisation de la saisie des temps était à nouveau à l'ordre du jour. Consodalis a été choisi comme partenaire stratégique pour la mise en œuvre. La réalisation du projet s'est déroulée en plusieurs petites étapes. Tout a commencé par une première réunion de projet, suivie d'ateliers avec l'entreprise de conseil d'Ahrensburg et les différents services de SRH. Lors de ces ateliers, les spécialistes d'Ahrensburg ont expliqué précisément aux responsables de SRH comment les exigences du cahier des charges pouvaient être satisfaites par un système de gestion du temps et par des solutions ESS/MSS basées sur SAP. Les réglages techniques ont commencé en septembre 2015. Trois mois plus tard, en janvier 2016, la mise en production de la saisie électronique des temps et des systèmes ESS/MSS a eu lieu pour l'ensemble des 620 collaborateurs du secteur des employés. En juin, la saisie électronique des temps a été étendue à tous les employés commerciaux des centres de recyclage et complétée par une planification électronique des ressources humaines. La dernière étape de la mise en œuvre consistera à intégrer tous les autres employés commerciaux, tels que les chauffeurs de camions poubelles, les agents de nettoyage des rues et l'équipe de la cantine, dans la saisie électronique des temps.

Spectre d'utilisation

L'offre de libre-service mise à la disposition des employés et des cadres depuis le début de l'année comprend notamment un aperçu des comptes horaires, une fonction de création de demandes pour les congés et les absences et un calendrier d'équipe. Chaque employé peut consulter les réservations et les états de présence du jour et peut saisir ultérieurement dans le système les pointages oubliés. Les cadres peuvent en outre faire établir des rapports sur leurs collaborateurs sous forme de listes (par ex. listes d'anniversaires, listes de groupes), consulter les états des contingents et corriger manuellement les temps. Ils peuvent également consulter des aperçus de présence et des rappels de rendez-vous - par exemple pour les anniversaires ou les jubilés d'entreprise. Enfin, SRH dans son ensemble a enfin la possibilité de contrôler le respect des lois sur le temps de travail et de documenter les éventuelles violations.