Marge de manœuvre pour la conformité et l'innovation

Peu de sujets préoccupent autant les clients existants de SAP que le passage à S/4 Hana. Malgré toutes les difficultés rencontrées lors du lancement sur le marché et les critiques persistantes de la communauté SAP, une enquête en ligne menée au début de l'été 2017 par le groupe d'utilisateurs SAP germanophones auprès de 500 décideurs de l'espace germanophone révèle que la migration vers SAN HAPA est en cours :

Entre-temps, près de 64 pour cent des entreprises interrogées investissent dans S/4 Hana dans les variantes Cloud et On-premise. D'ici 2020, un tiers des clients existants de SAP passeront à la nouvelle génération de logiciels de Walldorf et 20 % supplémentaires planifient déjà la migration pour la période après 2020. Il s'agit d'un méga-projet qui occupera une part importante du budget informatique pendant plusieurs années et qui exercera en outre une influence considérable sur la stratégie informatique générale des clients existants de SAP. En effet, il ne s'agit plus ici de telle ou telle fonctionnalité, de telle ou telle solution sectorielle, mais de questions fondamentales telles que le modèle optimal d'architecture informatique qui doit être viable pour de nombreuses années encore.

En outre, les nouvelles exigences de conformité, en particulier le règlement général européen sur la protection des données (EU-DSGVO), exigent un niveau de transparence et de documentation sans précédent lors du traitement des données personnelles, aussi bien de ce côté qu'au-delà des quatre murs de son propre centre de données.

Il ne suffit plus de stocker ces données de manière à ce qu'elles puissent être révisées et de les protéger le mieux possible contre tout accès non autorisé. Les entreprises doivent plutôt savoir et prouver à tout moment, quasiment en appuyant sur un bouton, dans quel but les données à caractère personnel sont traitées, où, comment et par qui. Elles doivent pouvoir intervenir à tout moment dans ces processus, par exemple pour satisfaire à leurs obligations d'information étendues vis-à-vis des autorités de contrôle, mais surtout vis-à-vis des personnes qui se cachent derrière ces données.

Alors qu'auparavant, il fallait collecter les données de la manière la plus complète possible et les stocker en toute sécurité, il faut aujourd'hui réduire au minimum les jeux de données à conserver, malgré l'archivage et les sauvegardes nécessaires, et les supprimer de manière ciblée le cas échéant. Les anciens systèmes et archives n'offrent que très rarement de telles possibilités. Là aussi, des transformations et des investissements considérables sont donc à prévoir. Et le temps presse : À partir du 25 mai 2018, les infractions au règlement seront sanctionnées.

La quadrature du cercle

D'une certaine manière, la pression de l'innovation et les nouvelles exigences en matière de conformité placent les départements informatiques devant la tâche de rendre la quadrature du cercle possible. Des enquêtes le montrent régulièrement : environ 80% du budget informatique total est consacré à l'exploitation informatique pure, alors que 20% seulement sont disponibles pour des investissements dans l'innovation.

Les dépenses liées aux anciens systèmes représentent souvent à elles seules 70 pour cent. L'idéal serait en revanche une répartition de 60 pour cent pour l'exploitation informatique et de 40 pour cent pour les innovations, et ce de manière durable (voir illustration). Certes, selon l'enquête de DSAG, les budgets informatiques ont augmenté en moyenne de près de cinq pour cent en 2017 par rapport à l'année précédente. Mais même une augmentation aussi importante ne suffira pas à fournir aux départements informatiques les moyens financiers dont ils auront besoin pour numériser leurs entreprises et leurs modèles commerciaux.

Au vu de ces chiffres, la solution est évidente : il faut réduire durablement le bloc des coûts liés à l'exploitation des anciens systèmes. Le moyen choisi est la consolidation et le déclassement. Gartner s'est également penché sur le sujet et observe les fournisseurs dont les solutions permettent aux entreprises de déclasser les anciens systèmes dans son "Magic Quadrant for Structured Data Archiving and Application Retirement", dernièrement actualisé en juin 2016. Le point décisif est que Gartner ne veut pas que les solutions correspondantes soient uniquement considérées comme des coûts. Au contraire, le cabinet d'analyse conclut : "L'archivage de données structurées et le retrait d'applications peuvent déboucher sur un retour sur investissement significatif".

Réduire durablement les coûts d'exploitation

La standardisation et l'automatisation sont les conditions préalables pour qu'une telle solution de déclassement des anciens systèmes permette d'amortir rapidement les investissements nécessaires et, par conséquent, de réduire durablement les coûts d'exploitation. La solution JiVS de la société suisse Data Migration Services AG présente précisément ces caractéristiques. Ces caractéristiques sont le résultat d'un grand nombre de projets de migration de données et de déclassement d'anciens systèmes. Dans la pratique, il a été prouvé que JiVS a permis de réduire les coûts d'exploitation de 80 à 90% après le déclassement des anciens systèmes.

Les 10 à 20 % restants permettent de continuer à utiliser les anciennes données à conserver pour des raisons de conformité, y compris la logique commerciale SAP. L'archivage et l'utilisation ultérieure sont possibles en appuyant sur un bouton : Data Migration Services appelle cela l'historisation des données ou, en anglais, "Application Retirement". JiVS est une plate-forme basée sur Java et représente une combinaison de technologie, d'applications et de méthode standard. Au cœur de la plate-forme JiVS se trouve la capacité de détacher les données et la logique commerciale des systèmes source et cible.

Cela offre en même temps une occasion unique de nettoyer les ensembles de données existants et notamment les données de base. C'est justement ce nettoyage qui est décisif pour réussir le passage à S/4 Hana. Cela vaut d'ailleurs tout autant et sans restriction pour le respect des obligations du RGPD de l'UE. En effet, les entreprises sont ainsi en mesure d'indiquer sans faille quelles sont les données personnelles des citoyens de l'UE qu'elles détiennent, où elles les conservent, à quelles fins - légitimes - elles les traitent, si ces données sont correctes et si elles ne stockent vraiment que les données dont elles ont besoin à ces fins.

En outre, JiVS leur offre la possibilité de supprimer de manière ciblée des enregistrements qui ont été repris et archivés à partir d'anciens systèmes mis hors service. Les données archivées et en direct peuvent en outre être assorties de délais de conservation qui garantissent que les factures, par exemple, qui contiennent également des données à caractère personnel, sont irrémédiablement et automatiquement supprimées à l'expiration du délai de conservation légal. Si cette suppression automatique doit être suspendue, par exemple en raison d'un litige en cours, cela est également possible au niveau des enregistrements individuels. La fonctionnalité correspondante fait partie intégrante de la plate-forme JiVS (voir illustration).

Rose : migration réussie vers S/4

Un exemple actuel de migration réussie vers S/4 Hana est le projet de la pharmacie par correspondance et grossiste médical "Zur Rose", dont le siège est en Suisse et qui comprend des marques aussi connues que DocMorris. En migrant vers la nouvelle génération SAP, l'entreprise voulait uniformiser son environnement informatique hétérogène et séparer les données anciennes des données actuelles. En outre, les coûts d'exploitation devaient être réduits durablement.

L'avantage pour le client : "Nous résolvons deux grandes tâches à la fois", explique Michael Herrmann, chef de projet, Zur Rose Suisse . "Pour nous, le point décisif était le transfert épuré des données des anciens systèmes dans le nouveau SAP et, en même temps, l'archivage conforme à la loi". (Plus de détails dans l'étude de cas à partir de la page 58).

Conclusion

Les clients existants de SAP sont pris dans un dilemme entre les contraintes budgétaires d'une part et la pression de l'innovation et les exigences de conformité d'autre part. Le déclassement des anciens systèmes et archives est la voie qui permet de sortir de cette impasse. Des plateformes intelligentes comme JiVS réduisent le nombre de systèmes SAP opérationnels et la quantité d'enregistrements qui y sont conservés. JiVS crée les espaces financiers nécessaires pour la nouvelle génération de logiciels SAP et rend les paysages informatiques des clients existants résistants aux intempéries pour les obligations de conformité actuelles et futures.