Demande d'achat : SAP Ariba Guided Buying

Les assistants d'achat intelligents aident à garantir la qualité des processus de demande d'achat (demande d'achat), même dans un système d'achat SAP Ariba déjà optimisé. En effet, même dans le cas de l'Ariba-Guided-
utilisation de l'achat, le thème de la demande d'achat recèle de nombreux pièges et dévoreurs de temps. Ainsi, les demandeurs ne trouvent souvent pas les articles recherchés dans les catalogues et doivent demander l'aide du service des achats. Ou alors, ils investissent beaucoup de temps dans des descriptions en texte libre, qui doivent souvent être corrigées à grands frais par les achats en raison de formulations imprécises, et dans des métadonnées, comme le groupe de marchandises. Cela est frustrant pour les deux parties et peut conduire à des achats intempestifs de la part des demandeurs, tandis que les équipes d'achat se retrouvent avec un travail inutile. En outre, les longs délais de traitement peuvent entraîner le retard de la livraison des articles commandés.

Intelligence intégrée des données de base

Mais depuis peu, des assistants d'achat intelligents sont disponibles dans l'environnement Ariba, ce qui permet de simplifier et d'améliorer considérablement les processus de la banque. Avec l'aide de l'IA, les utilisateurs sont guidés en temps réel à travers chaque étape de la demande d'achat et vers le canal d'achat approprié. Cela commence par une recherche sémantique pertinente des articles possibles du catalogue. Des formulaires spécifiques aux groupes de marchandises sont proposés lorsqu'aucun article du catalogue n'est trouvé. De plus, lors de la création de demandes en texte libre, l'assistant IA vérifie s'il n'existe pas de catalogues ou de contrats-cadres. 

Si aucun article du catalogue n'est disponible pour une demande spécifique, l'assistant d'achat aide les utilisateurs à choisir les bons formulaires de demande et à créer des textes libres pertinents.
Les descriptions sont faites. Les erreurs éventuelles sont directement corrigées. De plus, le groupe de marchandises et le centre de coûts correspondants sont automatiquement proposés, ce qui permet de gagner énormément de temps par rapport à une recherche manuelle. Si une demande de besoin se réfère à une offre concrète d'un fournisseur, l'IA vérifie si elle est en accord avec les directives d'achat internes, comme les conditions de paiement. Si l'offre est disponible au format PDF, elle peut être directement convertie en demande d'achat Ariba à l'aide de l'assistant d'achat. 

Des outils particulièrement sophistiqués proposent des bots FAQ. Si les demandeurs ont des questions sur le statut de leurs demandes, les politiques d'achat internes, les processus ou les fonctions, le bot répond en langage naturel. Comme l'IA a été alimentée avec toutes les informations nécessaires spécifiques à l'entreprise, elle peut fournir des réponses condensées en temps réel - exactement dans la langue dans laquelle la question a été posée.

Temps de traitement plus courts

La pratique montre que les assistants d'achat basés sur l'IA permettent de réduire les délais de traitement des demandes d'achat en texte libre de douze à cinq jours en moyenne. Les équipes d'approvisionnement sont déchargées des travaux de correction et des demandes d'assistance monotones et peuvent traiter deux fois plus de demandes par acheteur. Les entreprises qui traitent 2000 positions de texte libre par mois économisent un poste à plein temps pour le traitement des demandes d'achat et peuvent affecter les ressources libérées à des tâches d'achat stratégiques.

Nouveau copilote pour Ariba 

Un exemple d'assistant d'achat intelligent innovant est le Copilot pour Ariba, mis à disposition par Lhotse, expert en guidage des utilisateurs basé sur l'IA dans les achats, et Apsolut, spécialiste d'Ariba. En tant que partenaire de mise en œuvre et de co-innovation de Lhotse, le partenaire SAP sert de point de contact unique pour les clients. L'Extensibility Framework permet de réaliser des règles supplémentaires basées sur l'IA pour répondre aux exigences spécifiques des clients. De plus, l'interface utilisateur d'Ariba peut être personnalisée. La première version de l'outil se concentre sur le guidage de l'utilisateur dans SAP Ariba Guided Buying. D'autres modules Ariba seront toutefois pris en charge à l'avenir.

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