Déclassement des applications SAP

Depuis toujours, les entreprises ont été intéressées par le déclassement des systèmes SAP dès qu'ils ne devaient plus être disponibles en permanence pour les processus de l'entreprise. Un déclassement va toujours de pair avec l'attente d'une réduction des coûts : les frais d'exploitation et de licence peuvent être économisés. Par exemple, lors de la vente d'une entreprise ou d'une partie d'entreprise ou lors de restructurations d'entreprises. Mais aussi lors du passage de R/2 à R/3 ou ERP ECC - ou maintenant de plus en plus lors du passage à S/4 basé sur Hana.

Lorsqu'un ancien système est remplacé par un nouvel environnement système basé sur une approche Greenfield, il est pratiquement toujours nécessaire de continuer à conserver certaines données après la fermeture du système et de les mettre à disposition à diverses fins d'analyse. Pour des raisons de contrôle fiscal, de contrôle de la sécurité sociale, d'audit interne et d'analyse des données, de responsabilité du fait des produits, etc.

Déterminer quelles données détaillées d'une base de données et/ou d'un système d'archivage doivent rester disponibles après la fermeture d'un système SAP est une tâche très exigeante. En règle générale, une équipe composée de différents services est responsable d'un tel projet au sein d'une entreprise, parfois avec la participation d'une entreprise de conseil externe qui met à disposition de vastes connaissances ou un savoir-faire expérimenté en matière de fermeture/détermination de systèmes SAP. Extraire toutes les données d'un système SAP à déclasser pour pouvoir les utiliser ultérieurement ou continuer à les utiliser n'est pas une bonne idée pour des raisons de coûts et d'efforts.

Les coûts et la durée d'un tel démantèlement du système SAP peuvent être très variables. Certains projets peuvent être réalisés en dix jours, mais ils peuvent aussi nécessiter 100 jours de travail ou plus, en fonction du nombre de sociétés envisagées ou de la diversité des données SAP à extraire. Dans tous les cas, il faut s'y prendre à l'avance, de préférence dès la décision d'arrêter les applications SAP ou avant le projet réel de passer à S/4 Hana, par exemple.

Conçu pour SAP

PBS Software est probablement le seul partenaire SAP au monde à proposer depuis des années une solution complémentaire spécialement conçue pour le thème de la mise hors service de systèmes SAP dans le cadre de son portefeuille de produits pour la gestion du cycle de vie de l'information. Comme toutes les solutions complémentaires SAP, elle est distribuée par PBS et ses partenaires ou utilisée par des entreprises partenaires ou des sociétés de conseil dans le cadre de projets de fermeture dans l'environnement SAP.

Il s'agit d'une solution standard légère et économique. Elle constitue une alternative à la solution SAP ILM, avec laquelle SAP couvre le thème de la mise hors service de SAP. La solution SAP permet de répondre aux exigences de déclassement les plus importantes, mais elle suppose que les applications SAP telles que ERP et BW continuent de fonctionner lors d'un tel déclassement. En revanche, la solution de PBS ne nécessite plus de système SAP en fonctionnement après le déclassement.

La solution de PBS se compose essentiellement de deux éléments : D'une part, l'extracteur de contenu PBS (CONEX) permet d'extraire des données des systèmes SAP dans un format transparent. D'autre part, le second composant, le PBS Enterprise Content Store basé sur PC/windows, garantit que les données extraites peuvent être gérées, protégées, filtrées, affichées ou utilisées à des fins d'analyse grâce à des vues spécialement préparées.

Un avantage essentiel de la solution : la mise à disposition de fonctions faciles à utiliser pour le traitement ou l'analyse des données SAP et, par conséquent, la possibilité pour les utilisateurs non SAP de réaliser des recherches de données de manière simple.

La transparence est une priorité

Qu'est-ce qu'un logiciel standard dans ce contexte ? Quelle est la particularité de la solution PBS pour la mise hors service de systèmes SAP ? D'une part, on utilise une procédure standardisée pour l'extraction des données, qui a fait ses preuves à maintes reprises et qui est compréhensible à tout moment. Des objets d'extraction sont créés et utilisés en fonction des données d'application respectives dans l'environnement SAP. Concrètement, des objets spécialement utilisables sont générés ou créés, par exemple une pièce FI, une pièce SD ou des objets dédiés aux données de production.

Objets personnalisés - Tableaux Z

Il est en outre possible de créer des objets personnalisés. Cela signifie que d'autres tables, en particulier celles qui sont spécifiques au client - appelées "tables Z" - peuvent être intégrées dans l'extraction. Il est également possible d'intégrer des fichiers d'archives SAP (ADK) dans l'extraction. En outre, les entreprises ont la possibilité d'intégrer ou de reprendre par référence, outre les données des tableaux, des informations non structurées telles que des documents et des listes d'impression d'un système DMS existant. Celles-ci sont alors également disponibles dans le PBS Enterprise Content Store pour une utilisation après une fermeture du système SAP à des fins d'évaluation.

Fichiers SAP DART pour les contrôles d'entreprise

ECS permet également d'importer des fichiers SAP DART et de les traiter. De nombreux clients utilisent DART pour générer des extraits de données en vue d'une cession de support de données fiscales dans l'environnement des contrôles fiscaux. Le PBS Enterprise Content Store met à disposition beaucoup plus de fonctionnalités qu'un système de classement habituel. Cette solution PBS permet non seulement d'afficher des tableaux SAP ou des données SAP et d'y naviguer, mais aussi de les traiter ou de les utiliser à des fins très diverses.

Par exemple, pour l'impression, la création de fichiers Excel, l'affichage de documents SAP de type transactionnel s'appuyant sur des transactions SAP ou à des fins d'analyse (également avec des vues prédéfinies pour l'évaluation des données SAP ou en liaison avec des outils d'analyse tels que SAP Crystal Reports ou SQL Server Business Intelligence).

Il existe bien sûr des fonctions de contrôle ou de test qui garantissent que les extractions de données effectuées correspondent exactement à celles qui ont été convenues, ainsi qu'une gestion des utilisateurs et un contrôle d'accès très avancés (aux documents SAP, aux listes d'impression et aux extraits).

Conforme aux exigences

C'est la nature même de la mise hors service d'un système SAP : une fois l'extraction de données/le retrait de données d'un ancien système SAP terminé, avec en fait une utilisation unique sur une période donnée, le composant d'extraction de données (Content Extractor) n'est pas nécessaire de manière permanente. C'est précisément pour cette raison qu'elle est proposée en tant que logiciel de location.

Il en va autrement de l'autre composante, le système Enterprise Content Store sur PC avec base de données SQL, dans lequel les données SAP ont été importées. Il est utilisé ou exploité aussi longtemps que les données en question doivent être conservées. Si une partie des données n'est effectivement plus nécessaire, elle peut être simplement supprimée de la base de données. La règle d'or est la suivante : plus les données sont conservées longtemps, mieux c'est. On ne sait en effet jamais combien de temps on aura vraiment besoin de certaines données. PBS évalue d'ailleurs actuellement la possibilité de mettre ce composant à disposition sous forme de solution cloud.

En principe, la solution standard présentée pour les mises hors service de systèmes SAP peut être utilisée dans tous les systèmes d'application ou modules SAP (y compris les solutions sectorielles) et a déjà fait ses preuves dans de nombreux projets nationaux et internationaux.

L'arrêt de SAP concrètement :

Vente d'un secteur d'activité

En pratique, lorsqu'une entreprise de taille moyenne (environ 200 collaborateurs, chiffre d'affaires d'environ 50 millions d'euros) a décidé de céder une division, il s'agissait de mettre hors service un système SAP ECC. Parallèlement, l'entreprise de production, qui souhaite garder l'anonymat, a demandé que les données SAP pertinentes soient retirées du système. Celles-ci devaient rester disponibles pendant une certaine période après le déclassement. En premier lieu pour des raisons d'obligation de conservation. Tout s'est déroulé comme prévu. Environ 40 000 documents de facturation issus d'un DMS, environ 700 fiches du personnel et plusieurs milliers de documents de voyage (données RH) ont été extraits ou transférés dans le PBS Enterprise Content Store à l'aide de la solution CONEX de PBS. Le projet n'a nécessité que dix jours de travail, ce qui a permis de maintenir les coûts de mise en œuvre dans les limites du budget.