De l'argent ou de la paille ?

C'est comme dans le conte Rumpelstiltskin des frères Grimm : le comité directeur demande l'impossible à son IT. Elle doit, comme la pauvre fille du meunier, filer de la paille pour en faire de l'or. Les managers savent bien sûr que c'est impossible. Mais comme le roi au meunier, ils veulent croire au conte de fée selon lequel leur informatique dispose de pouvoirs magiques.

Pauvre fille de meunier. Bien sûr, les données existent. Mais dans des formats très différents, dans des mémoires très différentes et dans une qualité très différente. Et grâce aux services de cloud et à l'Internet des objets, de nouveaux formats et sources de données s'ajoutent constamment. Les départements informatiques ont déjà essayé par le passé de fournir et d'analyser des données pour leurs patrons afin de gérer les processus et l'entreprise. Depuis, ils savent que cette tâche est quasiment impossible à réaliser.

"Cela ressemble à un travail de Sisyphe"Thomas Failer le sait grâce à sa longue expérience en matière de conseil. Il est le fondateur et le CEO de la société suisse Data Migration International, dont l'activité est la gestion des informations d'entreprise. Il dit "Chaque fois que les experts en données avaient construit les interfaces avec les différentes sources de données et défini les règles de transformation, le business avait déjà apporté des modifications. Les données qu'ils avaient péniblement collectées pour piloter l'entreprise étaient donc déjà obsolètes au moment de l'évaluation".

Mort dans un silo

Le manque de temps n'est toutefois qu'un des problèmes que les entreprises doivent éliminer sur la voie de la gestion des données. Tout aussi gênant est le fait que des informations importantes sont nécessairement toujours perdues lors de l'harmonisation des données et de leurs structures. Or, celles-ci sont indispensables à l'analyse et au pilotage. Pour comprendre pourquoi le chiffre d'affaires des clients diminue, les recettes en baisse ne sont pas les seules à être importantes. Ils décrivent uniquement le fait qu'une entreprise vend moins, pas pourquoi. Les raisons se trouvent plutôt dans la correspondance avec les clients, qui est liée aux chiffres d'affaires. Mais si les données sont séparées de leur contexte et stockées dans des archives ou autres, ce sont justement les informations décisives qui manquent aux dirigeants de l'entreprise.

"Il n'est pas étonnant que tant de projets de données pour la gestion d'entreprise échouent ou ne produisent pas les résultats que les décideurs espèrent"explique Thomas Failer. L'astuce consiste à conserver les données avec leur contexte, à les mettre à disposition pour des analyses et des connaissances et à les optimiser. Mais ce n'est pas si simple. Car il existe de grandes interdépendances entre les données, leurs structures et les systèmes et applications dans lesquels elles ont été créées.

Ces dépendances sont comme les murs d'un silo. Et il y en a beaucoup, surtout dans les grandes et très grandes entreprises. Les DSI de cette république ont investi beaucoup de temps et d'argent ces dernières années pour abattre ces murs. "Même avec l'aide du cloud", souligne Thomas Failer. "Mais ce faisant, ils ont dû constater qu'ils s'exposaient à de nouveaux silos. C'est dangereux. N'avons-nous pas tous lu quelque part comment des personnes ont trouvé la mort dans un silo" ?

D'un côté, il y a le contexte, qui rend les données aussi précieuses que le pétrole. De l'autre, il y a les dépendances qui contaminent le pétrole avec de la paille. Et puis, il y a le législateur. Diverses obligations et délais de conservation empêchent les entreprises de modifier les données et leurs structures à leur guise.

"Le problème est omniprésent. Mais les conseils d'administration ne s'en préoccupent généralement que lorsqu'il y a un changement de génération dans les applications centrales de l'entreprise, comme par exemple l'ERP".Thomas Failer le sait par expérience. Il a commencé sa carrière professionnelle en tant que consultant lors de migrations SAP de la version mainframe R/2 vers l'architecture client-serveur R/3. "Les entreprises voulaient emporter toutes les informations dans le nouveau monde, mais elles devaient pour cela modifier leur structure. En même temps, elles devaient trouver une solution pour conserver ces informations sans les modifier. Mais cela n'était possible qu'en utilisant l'ancien système, qu'elles ont donc continué à exploiter jusqu'à l'expiration des délais légaux. C'est exactement ce qui se passe actuellement avec le passage à S/4".

Guerres de tranchées

La poursuite de l'exploitation des anciens systèmes est coûteuse. Afin d'économiser du temps et de l'argent, le service informatique en limite massivement l'accès. Cela dérange les collègues des départements spécialisés, mais surtout le directeur financier. Ils estiment qu'il est préférable qu'ils aient accès à l'ensemble des données à tout moment, et pas seulement lors des révisions internes ou des contrôles de l'administration fiscale.

Entre ces deux positions extrêmes, une guerre de tranchées acharnée fait rage dans de nombreuses entreprises. Et même là où il y a une volonté de s'entendre, la situation ressemble à un marchandage entre commerçants. L'informatique dit "Je te donne accès aux données des trois dernières années". Le directeur financier rugit : "Mais je veux dix ans !" Et à la fin, on se met d'accord sur cinq ans. Ce n'est pas à cela que ressemble une décision rationnelle.

Le pire, c'est que Rumpelstiltskin continue de sévir. Car chaque compromis boiteux signifie - en réalité ou au sens figuré - des nuits de travail pour l'informatique. Dans les grandes entreprises, cinq années de données anciennes correspondent également à d'énormes quantités de données. Le fait que le directeur financier et les départements spécialisés puissent les utiliser dans le nouveau système ne justifie pas les efforts de transformation et de migration qui y sont liés.

"C'est un très mauvais marché que les entreprises passent", juge Thomas Failer, car : "Même les données anciennes transformées traînent les dépendances du passé dans les nouveaux systèmes. Les entreprises se limitent ainsi elles-mêmes et renoncent à une grande partie du potentiel d'innovation des nouvelles générations de logiciels".

La direction veut moderniser et numériser les modèles et processus commerciaux. Lors du passage à SAP S/4, cela implique de couper les vieilles ficelles et de revenir au standard imposé par SAP. Cela implique de réduire les adaptations individuelles à un minimum et de les reproduire si nécessaire. Beaucoup d'entre elles datent du passé et n'ont tout simplement plus de sens aujourd'hui.

Même les décisions de gestion, qui sont aujourd'hui à l'ordre du jour, font du marchandage des données héritées un véritable problème pour l'informatique. Il s'agit par exemple des acquisitions et des ventes d'entreprises et de secteurs d'activité. Il est difficile, voire impossible, d'extraire et de transférer exactement les informations que l'acheteur et le vendeur peuvent et doivent avoir dans un système SAP hautement individualisé avec un stock de données de 20 ans et plus. Il est tout aussi difficile de prendre son envol avec cet héritage dans les bagages après le passage à S/4 Hana grâce à de nouveaux processus et au moyen d'un contrôle des données.

Business case recherchée

Bien que la fin du support 2027 et au plus tard 2030 se rapproche de plus en plus, selon le rapport d'investissement 2022 de DSAG, 75% des utilisateurs SAP dans l'espace germanophone continuent d'exploiter les solutions SAP ERP et SAP Business Suite. Et près de la moitié de ceux qui utilisent S/4-On-premises continuent à faire fonctionner leurs anciens systèmes SAP en parallèle.

"Ce n'est pas un miracle"Thomas Failer explique. De son point de vue, les entreprises cherchent encore, dans les conditions actuelles, le business case pour le passage à l'euro. Il en est convaincu : "Ce sont les start-ups et les entreprises qui changent complètement de modèle d'entreprise qui sont les plus susceptibles de s'y retrouver. Les anciennes données peuvent alors rester là où elles sont. Les entreprises redémarrent alors avec un SAP S/4 vide". Tous les autres se voient toutefois confrontés à la mauvaise alternative : la reprise complète ou partielle des objets commerciaux, des adaptations individuelles ainsi que des données et de leurs structures comme dans l'ancien système. C'est techniquement faisable, mais cela oblige les entreprises à renoncer à l'innovation. Rien que des frais.

Une aberration à une époque où la pression du changement due aux pandémies, aux guerres et aux bouleversements géopolitiques n'a jamais été aussi forte et tient les équipes informatiques sur le qui-vive. Paradoxalement, c'est justement pour cette raison que les entreprises repoussent à plus tard le passage nécessaire à la nouvelle génération de logiciels de Walldorf.

C'est d'autant plus regrettable que le potentiel est énorme. "Dans le nouveau monde S/4, les clients SAP existants n'ont besoin que d'environ 10 % du stock de données pour le traitement, d'environ la moitié seulement des objets de gestion et d'environ 20 % des types de documents actuels".Thomas Failer le sait. Mais ce grand nettoyage ne sera possible que si le problème fondamental du traitement des anciennes données est résolu. Et il sait comment s'y prendre : "La solution consiste à séparer le niveau des données de celui des applications et à externaliser les données des anciens systèmes sans les modifier sur une plateforme séparée".

La différence décisive par rapport à une archive réside dans le fait que le contexte commercial est également externalisé et conservé. En outre, l'idée de plate-forme est essentielle. En effet, il ne s'agit pas seulement d'assurer un stockage à long terme protégé contre les révisions afin de satisfaire aux exigences légales. Pour que les entreprises puissent gérer leurs informations indépendamment des applications et systèmes hérités, une plateforme doit contenir de nombreuses fonctions différentes pour les scénarios les plus divers. Comme un smartphone qui est à la fois un appareil photo, un téléphone, un lecteur de musique et bien plus encore.

Et pourtant, il existe

Avec un tel dispositif, les gestionnaires peuvent prendre en charge un grand nombre de cas d'entreprise : une transformation et une migration rapides et légères vers SAP S/4 et le retour à la norme SAP ; les acquisitions et les ventes d'entreprises et de parties d'entreprises ; le déclassement complet des anciens systèmes, et pas seulement leur démantèlement ; la consolidation des centres de données et des environnements informatiques ; les systèmes S/4-Hana durablement légers ; la migration vers le cloud et inversement ; et enfin, les analyses et le contrôle des données.

"Nous savons, grâce à plus de 2000 projets dans le monde entier, que le déclassement des anciens systèmes réduit les coûts de 80% ou plus par rapport à la poursuite de leur exploitation. Les dépenses liées à la transformation et à la migration des données sont réduites de moitié. Et nous estimons que le coût total de possession est réduit d'un quart lorsque les entreprises maintiennent S/4 Hana au plus bas grâce à notre plateforme"., calcule Thomas Failer. "Le voici, le business case tant recherché pour le passage à S/4".

La caractéristique technique la plus importante de la plate-forme est son haut degré d'automatisation : depuis l'extraction des données des anciens systèmes et leur harmonisation ainsi que leur optimisation, en passant par la transformation et la migration des objets commerciaux via Application Layer, jusqu'à la transformation automatique pour afficher les informations historiques dans S/4, comme si elles y avaient été créées. Alors, tout ira bien pour le directeur financier.

"Nous appelons cela la transformation en un clic et avons déposé avec succès une demande de brevet pour notre approche. Nous ouvrons ainsi une toute nouvelle dimension en matière de transformation numérique en général et de passage à S/4 Hana en particulier".Thomas Failer est fier d'ajouter : "Je suis très fier de cette initiative : "Actuellement, nous étendons notre concept vers la transformation en tant que service. Pour cela, nous avons développé une solution Software-as-a-Service".

L'idée de ce service en nuage est de permettre aux entreprises de passer en revue et de préparer leurs projets de transformation planifiés en quelques clics de souris. Pour ce faire, elles ne doivent pas divulguer de données réelles de leurs systèmes. Le service travaille plutôt avec des métadonnées, telles que des informations sur les systèmes, les applications et les bases de données utilisées par un secteur d'activité à vendre.

Grâce à ce service, les entreprises peuvent déterminer en très peu de temps quelles données doivent être transmises à l'acheteur potentiel et en quelle quantité, et définir les critères de filtrage nécessaires. Si l'extraction et le transfert des données doivent effectivement avoir lieu, il leur suffit de reprendre ces critères de filtrage et de les appliquer à la plateforme de Thomas Failer.

Ah, comme c'est bon que tout le monde sache

"Mais cela ne doit pas s'arrêter là. En effet, les travaux préparatoires qu'une entreprise a effectués pour ce scénario peuvent être réutilisés. Grâce à notre service, les entreprises réalisent des économies d'échelle dans leurs projets de transformation et peuvent les simplifier et les accélérer davantage".L'inventeur de la plateforme JiVS IMP explique : "Nous avons besoin d'un système qui nous permette d'être plus efficaces.

Dans le conte de Grimm, c'est le nom du nain laid, infatigable et qui, en fin de compte, exige une vie, qui permet au roi et à la fille du meunier de trouver le bonheur. Dans la vraie vie, les entreprises peuvent bannir une fois pour toutes le Rumpelstiltskin de leur organisation grâce à la transformation en un clic et à la transformation en tant que service de Data Migration International. Heureusement que de plus en plus de managers connaissent le secret.