De l'ancien bâtiment au nouveau bâtiment cloud

Le passage à un cloud hybride pour les solutions RH/HCM, notamment avec l'introduction de SAP SuccessFactors, peut être comparé à un déménagement d'un appartement ancien vers un appartement moderne et neuf. A première vue, le changement semble simple : laisser l'ancien derrière soi et emménager dans le nouveau. Mais comme pour un vrai déménagement, la migration vers le cloud hybride comporte quelques obstacles. Le nettoyage de l'ancien système, en particulier, joue un rôle central dans une transition sans heurts.

Imaginons que l'ancien système soit l'ancienne habitation. Il a du charme, mais il a pris de l'âge. Le plan est obsolète et, au fil du temps, beaucoup de poids inutiles se sont accumulés. Dans les débarras et la cave, on trouve des choses qui ne sont plus utilisées depuis longtemps. La situation est similaire dans de nombreux systèmes RH : Des structures de données confuses, des informations redondantes et des processus qui ne répondent pas aux exigences actuelles ne sont pas rares. La nouvelle solution cloud - SuccessFactors - est le nouvel appartement moderne avec un plan d'étage clair et structuré, des technologies intelligentes et de la place pour des outils et processus innovants. Avant de déménager dans votre nouvel appartement - le cloud hybride - vous devez faire un inventaire approfondi et nettoyer votre ancien système.

Inventaire : que faut-il emporter ?

La première étape d'un déménagement est l'inventaire. Qu'est-ce qui doit être emmené dans le nouveau logement et qu'est-ce qui peut être éliminé ? De la même manière, les services RH devraient faire un inventaire détaillé de leurs données et processus actuels. Il s'agit d'identifier les données non essentielles et les ensembles de données qui ne sont plus utilisés. Le nettoyage des données joue ici un rôle central, car seule une optimisation ciblée des informations existantes permet d'exploiter pleinement les avantages du nouvel environnement.

Une partie importante du nettoyage des données concerne les données organisationnelles. Elles constituent la base de nombreux processus RH et doivent être soigneusement révisées. Au fil des années, le système a souvent accumulé des données et des structures obsolètes, comme des postes ou des unités organisationnelles obsolètes. Avant la migration, il est important de les identifier, de les supprimer ou de les délimiter dans le temps. Les anciens postes ou les postes en double doivent être reconsidérés, car ils peuvent éventuellement être organisés différemment dans le cloud.

Des attributions de rôles peu claires, telles que des délimitations imprécises entre les managers et les suppléants, peuvent également entraîner des problèmes consécutifs. Il est important de vérifier que les fiches de poste sont à jour, pour une base solide de la future organisation dans le cloud.

Le cœur des RH : les données des employés

Il faut également nettoyer soigneusement les données des collaborateurs - le cœur du système RH. Elles doivent être de la plus haute qualité dans le nouvel environnement afin de fournir des informations fiables. Il faut d'abord décider quelles données du personnel sont nécessaires et lesquelles sont redondantes ou obsolètes. Certaines informations sont "nice to have", mais ne sont pas indispensables. La structure des affectations organisationnelles, comme la définition des départements et des postes, doit être vérifiée pour s'assurer qu'elle est à jour et appropriée. La migration offre la possibilité d'améliorer les structures existantes et de les rendre plus efficaces. Une étape centrale dans ce processus est l'affectation des données entre l'ancien système SAP et la nouvelle solution en nuage. Des règles claires garantissent que toutes les informations sont transférées de manière uniforme et sans erreur.

Outre les mesures spécifiques de nettoyage des données relatives à l'organisation et aux employés, il convient de réfléchir à des considérations générales sur le système afin de mener à bien la migration. L'un des aspects est l'internationalisation des données. Les exigences internationales doivent être prises en compte lors de la définition des valeurs de validité, des tranches de numéros et des structures de données, en particulier pour les entreprises mondiales. La dénomination et l'utilisation des portlets doivent être conçues de manière à répondre aux exigences des différents pays. Avant même la migration, il convient de définir des possibilités de filtrage pour le transfert de données. Cela permet de ne synchroniser que les informations pertinentes et d'éviter les volumes de données inutiles. Les exemples soulignent l'importance de l'intégrité des données de base.

Un nettoyage approfondi des données présente des avantages qui facilitent l'ensemble du processus de migration vers le cloud hybride et, à long terme, rendent la nouvelle solution RH plus efficace. Un nettoyage approfondi des données est l'un des facteurs clés d'une transition réussie vers le cloud hybride. Tout comme pour le déménagement d'un appartement, il s'agit de se débarrasser de l'ancien poids et d'optimiser les stocks existants. Cela crée une base solide pour exploiter les nouvelles technologies et fonctionnalités de SuccessFactors. Les projets de ce type représentent un défi de taille pour les entreprises et leurs parties prenantes. C'est pourquoi il est recommandé de faire appel à l'assistance de professionnels du conseil de confiance.

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