Das freundliche, neue Gesicht der Integrierten Planung

Ein Tool, das ein Unternehmen im Planungsprozess optimal unterstützt, muss viele Erwartungen erfüllen: Es soll flexibel und ohne lange Schulung zu benutzen sein sowie den Planungsprozess nicht durch Wartezeiten wie z. B. Ladeprozesse, Planberechnungen oder Ähnliches behindern.

Vorhandene Ist-Daten sollen sowohl als Vorlage für die Planung als auch für Plan-Ist-Vergleiche unmittelbar verfügbar sein. Vielfältige Automatismen unterstützen die Dateneingabe und verkürzen damit die Durchlaufzeiten der Planungszyklen und gewährleisten eine betriebswirtschaftliche Integration der Detailpläne in eine Plan-GuV und -Bilanz.

Auch eine Cashflow-Simulation und ein Abgleich der Planwerte mit den Unternehmenszielen sind mögliche Vereinfachungen. Nachvollziehbare Planwerterfassungen mit dokumentierter Workflowunterstützung runden das Anforderungsprofil an eine Planungsapplikation ab.

Der Fokus dieses Beitrags liegt in den Planungsanwendungen von SAP, die eine individuelle Ausgestaltung der Plan­inhalte und des Planungsprozesses erlauben. Damit liegt das Augenmerk nicht auf den operativen Planwerteingaben im ERP, sondern auf den SAP-Business-Warehouse-basierten Lösungen.

Dennoch gibt es überraschenderweise zahlreiche Zusammenhänge zwischen beiden Welten, wenn man beispielsweise an die neuesten Entwicklungen im ERP Financials denkt: Hier wird mit Integrated Business Planning (IBP) ein Add-on für eine Planungsapplikation im ERP mit ausgeliefert.

Für eine erste Orientierung sind in der folgenden Tabelle wesentliche Entscheidungskriterien basierend auf Projekterfahrungen zusammengestellt.

SAP-Planungslösungen im Überblick

In den vergangenen 15 Jahren hat SAP einige Produkte für Planung auf den Markt gebracht:

Business Warehouse Integrierte Planung (BW-IP): 2005 führte SAP mit BW 7.0 die „Integrierte Planung“ (IP) als neue Planungsapplikation ein. Sie war die Ablösetechnologie von SAP SEM Business Planning and Simulation (BPS), welche zum Teil heute noch bei Kunden im Einsatz ist.

„Integrierte Planung“ bedeutet in diesem Zusammenhang, dass der Planungsteil ohne Zusatzlizenz zum BW nutzbar ist und dass die technische Integration mit BW vollständig vollzogen wurde.

Diese technische Integration bietet den Vorteil, dass alle Inhalte, wie Ist- oder Stammdaten, unmittelbar für die Planung nutzbar sind. In SAP BW ist somit Reporting als auch Planung auf das Engste verzahnt.

Dies bietet einen grundlegenden Vorteil: Ist-Werte können einfacher ohne zusätzliche Schnittstellen oder Ladeprozesse in die Planung und das Plan-Ist-Reporting übernommen werden.

Wie auch BPS bietet IP keinen ausgelieferten betriebswirtschaftlichen Inhalt und auch die Ansätze einer Prozessunterstützung (Workflows etc.) wurden wieder fallen gelassen. Wider anders lautenden Gerüchten wird IP aktiv weiterentwickelt.

Business Planning and Consolidation (BPC Standard) ist aus der Akquisition von OutlookSoft Corporation durch SAP im Jahr 2007 entstanden. Ursprünglich auf Microsoft-Plattform basierend existiert auch eine Version von BPC Standard auf Basis der SAP-NetWeaver-Plattform.

Beide Plattformen werden auch heute noch in der Version 10.1 parallel angeboten. Die Variante für NetWeaver setzt technisch auf SAP BW auf, hat aber funktional wenig mit BW gemeinsam.

So ist z. B. kein direkter Datenzugriff zwischen BPC und BW möglich und auch Stammdaten können nicht genutzt werden. Die Stärke von BPC (im Vergleich zu BW-IP) liegt ­darin, dass wesentliche Anforderungen von Fachabteilungen bereits als Standardfunktionalität enthalten sind: vordefinierte Planungsszenarien (als „Starter Kit“ oder „Rapid Deployment Solu­tion“), Möglichkeiten zur Erfassung von Kommentaren, Prozessunterstützung mit Workflows und das direkte Erfassen von Stammdaten für die Planung.

Die sehr intuitiv aufgebaute Web-Oberfläche ermöglicht eine rasche Nutzung der Lösung ohne großen Schulungsaufwand. Von den Fachabteilungen wird vor allem als Vorteil wahrgenommen, dass die Wartung in ihrer Hand liegt.

So kann beispielweise der größte Teil der Einstellungen, das Initialisieren von Planungszyklen sowie die Anlage von Planungsszenarien und die Ausgestaltung von Prozessen, über eine intuitive Web-Oberfläche gemacht werden. Als Frontend kommt der sogenannte EPM Client als Excel oder Web-Add-in zum Einsatz.

BPC embedded = BPC Standard + BW-IP

BPC 10.1 embedded unterscheidet sich wörtlich zwar nur durch einen Namenszusatz von der Standard-Variante, nützt aber technologisch die SAP-In-­memory-Technik Hana mit BW-IP als Basis.

Das bedeutet, dass in BPC embedded mit BW-IP und Hana eine performante technische Basis kombiniert mit den Funktionalitäten und der Usability von BPC zur Verfügung gestellt wird.

Für den Benutzer erweitern sich die Möglichkeiten bei der Eingabe, da die einfache Bedienung von BPC mit den Vorzügen von BW-IP-Eingabemöglichkeiten (beispielsweise eingabebereite Berichte) unterstützt wird.

Unternehmen, die bereits in die Integrierte Planung investiert haben, können ihre entwickelte Lösung bis zur „Oberkante“ Query 1:1 mit allen Planungsfunktionen übernehmen – Investitionssicherheit ist somit gegeben. In der derzeitigen Version 10.1 umfasst BPC embedded noch nicht alle Funktionen der Standard-Variante.

Fehlende Funktionen wie Kommentare und Konsolidierung sind bereits in Entwicklung und werden im ersten Halbjahr 2015 beziehungsweise Ende 2015 in ersten Versionen nachgeliefert.

Integrated Business Planning (IBP) = SAP Simple Finance + BPC embedded

Seit Kurzem bietet SAP auch eine Planungsanwendung im SAP ERP on Hana, das sogenannte Integrated Business Planning (IBP). Jede Installation von ERP 6.0 enthält auch eine Business-Warehouse-Komponente.

Darin wird mit der Installation von ­Simple ­Fi­nance Add-on (das seinerseits ein „ERP powered by Hana“ voraussetzt) auch ein Teil der Planungsapplikation BPC embedded mitinstalliert.

Ergänzt wird das mit ausgelieferten Standard­inhalten zu einzelnen Planungsszenarien wie Arbeitsmappen inklusive Planungsfunktionen für die Planung auf Kostenstellen, Funktionsbereiche, Innenaufträge, Marktsegmente, GuV und Bilanz, Profitcenter und Projekte.

Zusammen mit den Workflowmöglichkeiten des BPC embedded ergeben sich weitergehende und umfangreichere Anpassungsmöglichkeiten für die Umsetzung einer operativen Planung direkt im ERP.

Erfolgsfaktoren eines Einführungsprojektes

Transparente Auswahl des Planungs-Tools: In der Regel wird das ausgewählte Produkt nicht in allen Aspekten die Anforderungen erfüllen können. Es besteht daher die Gefahr, dass später der Projekterfolg an vermeintlich ungünstigen Produkteigenschaften gemessen wird, die bei der Auswahl bekannt waren. Sind die Entscheidungskriterien transparent, so kann diese Eigenschaft später den Erfolg nicht gefährden.

Rückhalt des Managements: Nur wenn das Einführungsprojekt die ausreichende Beachtung und Unterstützung durch die oberste Führungsebene erhält, können genug Kapazitäten (Personal, Budget) zur Verfügung gestellt werden.

Nur wenn die notwendigen technischen und organisatorischen Veränderungen mit dem Management abgestimmt und getragen werden, kann das Projekt erfolgreich sein.

Konzentration auf das „Big Picture“: In manchen Fällen besteht die Gefahr, dass ein zu großer Fokus auf die technische Implementierung gelegt wird, wenn das Projekt als IT-Projekt gesehen wird und die organisatorischen Aspekte bzw. die Prozessänderung als zu gering eingeschätzt werden.

Auch Abteilungsinteressen werden in Einführungsprojekten von Planungsapplikationen zum Teil über die Interessen einer zentralen, einheitlichen Planungslösung gestellt.

In beiden Fällen treibt das die Kosten und die Projektlaufzeit in die Höhe, ohne die Qualität der Gesamtlösung zu verbessern. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist es daher, allen den Gesamtzusammenhang zu vermitteln.

Mut zur Lücke (80:20-Regel): Oft wird erst bei der detaillierten Beschäftigung mit der Lösung klar, was an Spezialfällen und Ausnahmen möglich ist. Der Projekterfolg ist dadurch auf zwei Arten gefährdet:

Wenn wichtige Geschäftsfälle übersehen werden, ist die Lösung mangelhaft, werden auch extrem seltene und unbedeutende Geschäftsfälle abgebildet, ist der Aufwand viel zu hoch.

Ein erfolgreiches Projekt schafft die Balance und fordert – und erhält – den Rückhalt des Managements, wenn Geschäftsfälle nicht berücksichtigt werden, die keinen wesentlichen Einfluss auf die Planungsqualität haben.

Wahl des externen Beraters: Es ist wichtig, dass die genannten Faktoren von den Beratern getragen werden. Eine ausgewogene Mischung aus technischer und fachlicher Expertise erlaubt es, das externe Wissen passend zu den jeweiligen Ansprechpartnern im Unternehmen einzusetzen, ohne technische, fachliche und organisatorische Themen zu stark zu betonen.

Testen, testen, testen: Ein koordiniertes und intensives Testen ermöglicht es, dass das Planungswerkzeug gut angenommen wird. Neben dem Fokus auf Testumfang und Testorganisation ist auch die Qualität der Testdaten entscheidend.

Im Idealfall stehen echte Daten aus vorherigen Planungen oder angepasste Ist-Daten zur Verfügung und können im Rahmen eines Dry-Runs zusammen mit den neuen Prozessen getestet werden. So kann man rechtzeitig nachbessern.

Conclusion

BPC embedded ist ein Produkt, das sowohl in standardisierten (im ERP integrierten) Planungsanwendungen als auch bei individuellen Lösungen mit BW-IP zur Anwendung kommt.

Es setzt auf Hana auf und ist als strategisches Produkt für neue Entwicklungen von SAP gesetzt. Es ergänzt die bestehenden Produkte um weitere Funktionalitäten und eine Oberfläche, die den Fachabteilungen entgegenkommt.

So ist BPC 10.1 embedded das freundliche, neue Gesicht der integrierten Planung, das in Zukunft viele Anwender von SAP zu sehen bekommen werden. Daneben stehen jedoch noch die bisherigen Planungs-Tools zur Verfügung und mit ERP on Hana/Simple Finance und dem Integrated Business Planning auch ein Tool, das die operative Planung im ERP ersetzen kann.

In eine solche Entscheidung sind daher auch Themen wie Prozessunterstützung, Wartung oder Usability einzubeziehen. Da diese Entscheidung wesentlich für den Erfolg des gesamten Einführungsprojektes ist, empfiehlt es sich, diese Tool-Auswahl mit erfahrenen Beratern als eigenes Projekt durchzuführen.