Crossfield pour Global Finance : SAP S/4 Hana en une seule fois

Les fournisseurs automobiles sont confrontés à des crises de la chaîne d'approvisionnement et à une pénurie de matières premières, ce qui pèse sur la production et les coûts. Le passage à l'électromobilité et à la conduite autonome nécessite des investissements importants dans les nouvelles technologies et les logiciels. De plus, la pression sur les coûts exercée par les constructeurs et les nouveaux concurrents mettent les fournisseurs sous une forte pression en matière d'innovation et d'efficacité. La numérisation aide le secteur à rendre les chaînes d'approvisionnement plus résilientes grâce à l'IA et à la blockchain et à réduire les coûts de production grâce à l'automatisation et aux jumeaux numériques. Elle favorise également le développement de logiciels et de capteurs pour l'électromobilité et la conduite autonome afin de garantir la compétitivité et l'innovation.

C'est la raison pour laquelle la direction de Voss avait décidé de remplacer le système SAP ECC 6.0 actuellement utilisé par S/4 Hana, car le nouveau système permet des plateformes agiles, des processus allégés de bout en bout et des connaissances axées sur les données. "Le passage à S/4 Hana est imposé par la fin de la maintenance de SAP, mais c'était aussi pour nous une grande opportunité de renouveler notre plateforme technologique et d'améliorer ainsi durablement notre rentabilité", explique Sacha Dannewitz, VP IT and Digitalization chez Voss Automotive. 

Lors de la transition, Voss a opté pour une approche crossfield (greenfield dans la finance et brownfield dans la logistique) avec une migration des données historiques. "Pour nous, il est extrêmement important de ne pas faire de projets qui, au final, ne coûtent que de l'argent et n'apportent aucune valeur à l'entreprise. Et dans le cas de Crossfield, c'est une bonne combinaison d'une conversion du système et d'un bénéfice dans un domaine spécifique, mais qui d'un autre côté, et c'est le deuxième point important, ne comporte pas non plus de risque que nous ayons une perte de production ou de livraison", explique Dannewitz.

La finance, un moteur décisif

À moyen et long terme, les spécialistes de l'automobile de Voss voulaient faire avancer leur programme Global Finance et donc la transformation numérique de la finance et du contrôle de gestion. En effet, les technologies numériques permettent à la finance de jouer un nouveau rôle dans l'entreprise. 

Ils rompent avec les processus de travail traditionnels, encouragent le changement des collaborateurs et aident à se différencier des concurrents du marché grâce à de nouvelles connaissances dans la transformation financière numérique. Le concept Global Finance pose ainsi les jalons pour des thèmes tels que la logistique, le concept BI, etc. lors du passage à S/4 Hana. Cela ne s'est pas seulement reflété dans la phase d'exploration, mais définit également les étapes concrètes de la transformation. "Le passage à S/4 Hana est inévitable si l'on veut renforcer sa compétitivité à long terme, surtout dans le domaine financier", souligne Dannewitz.

Trouver le partenaire idéal

En tant que partenaire pour ce projet, la Rhénanie-du-Nord-Westphalie s'est fait aider par les spécialistes SAP de Consilio à Munich, qui disposent d'une expertise approfondie dans le secteur automobile. Cela s'est ensuite ressenti dans le déroulement du projet. 

"C'est l'un des meilleurs projets que j'ai réalisés de ma vie dans le domaine de l'informatique. Une complexité maximale, tout en respectant les délais, la portée et le budget", résume Dannewitz. Alexander Lüsebrink, chef de projet informatique chez Voss Automotive, ajoute : "Ce qui a été déterminant pour la réussite du projet, c'est une équipe vraiment bonne et motivée - donc une expertise interne associée à un partenaire compétent. Dans notre cas, le partenaire était Consilio".

La procédure en détail

Dans le cadre de Global Finance de Voss Automotive, les spécialistes SAP de Consilio ont élaboré avec les spécialistes de Voss, lors de la phase d'exploration, le concept d'implémentation qui devait être mis en œuvre lors de la phase de réalisation. Les meilleures pratiques SAP en matière de standardisation et d'harmonisation ainsi que d'automatisation des processus commerciaux dans les domaines de la finance et du contrôle de gestion ont servi de base à ce projet. Consilio s'est fait aider par des partenaires comme Deloitte et SNP pour ce projet global. Les exigences d'une solution financière globale ont été définies dans le cadre d'ateliers, une comparaison (FIT/GAP) avec les meilleures pratiques SAP a été effectuée et les tâches pour la phase de réalisation ont été élaborées en parallèle. Dans des projets aussi complexes, il faut pouvoir compter sur des partenaires externes pour mener à bien le projet. Dans ce projet, Deloitte a apporté son soutien pour l'élaboration et l'implémentation du concept financier et la SNP a apporté son expertise pour la migration des anciennes données historiques.

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"Le passage à S/4 est inévitable si l'on veut renforcer sa compétitivité à long terme, surtout dans le domaine financier".

Sacha Dannewitz,
VP IT et numérisation,
Voss Automotive

Focalisation sur les processus logistiques

Pour les domaines Warehouse Management et Integrated Business Planning (IBP), les spécialistes SAP de Consilio ont indiqué de manière transparente, dès la phase d'exploration, les avantages et les bénéfices que Voss peut tirer des solutions SAP. Une refonte de la solution Finance et Con-trolling avec l'introduction de SAP S/4 Hana concerne toujours aussi les processus logistiques, raison pour laquelle l'adaptation des unités organisationnelles dans la Finance et le Controlling est nécessaire - cela est surtout dû à l'intégration très étroite des processus logistiques dans la Fi-nance et le Controlling. Ainsi, certains objectifs de la finance et du contrôle de gestion ne peuvent être atteints qu'en adaptant les processus logistiques. Exemple : l'uniformisation des plans comptables ou encore les conversions nécessitent obligatoirement des adaptations dans les processus logistiques pour les écritures d'entrée et de sortie de marchandises, raison pour laquelle un test intensif des processus logistiques est également obligatoire dans ce contexte. 

Choisir les fruits à faible teneur en matière grasse

Pour de nombreux autres processus de bout en bout (également des processus logistiques), il n'y a pas de refonte complète des processus, mais Consilio a identifié dans le cadre de la phase d'exploration, grâce à un contrôle des processus, les "Low-Hanging Fruits" (Quick-Wins) et les a saisis dans un backlog. Voss Automotive a ainsi eu la possibilité de décider, à la fin de la phase d'exploration, quels quick-wins devaient également être mis en œuvre dans le cadre de la phase de réalisation ou, le cas échéant, à une date ultérieure. Il s'agit par exemple de PP/DS, qui sera déployé en amont pendant le projet et mis en œuvre sur les sites lors de la mise en service.

Les données historiques sont conservées

La migration des données historiques est une tâche importante lors de la transformation vers S/4 Hana. Pour la mise en œuvre et la migration, Consilio travaille avec son partenaire SNP et son logiciel Crystal- Bridge. En cas de problèmes de qualité et/ou d'incohérence des données, cette approche peut être combinée avec une migration des données de base basée sur les objets et un screening automatisé de la qualité et de l'intégrité des données migrées et transformées. Pour la conversion du code personnalisé, Voss Automotive a eu recours à l'outil de transformation SAP SmartShift.

Gestion de projet personnalisée

Pas de réussite de projet sans une gestion de projet professionnelle. Les experts SAP de Consilio recommandent aux habitants de Wipperfürth la méthodologie SAP Activate - tailored by Consilio pour le passage à la nouvelle méthode. Cette version modifiée de la gestion de projet établie se base sur des technologies et des procédures éprouvées de SAP, mais a été optimisée par la longue expertise de Consilio en matière de projets et peut ainsi être parfaitement adaptée à l'entreprise concernée et à ses processus sectoriels. Dans la mesure où cela s'avère judicieux, les outils déjà utilisés par le client pour la gestion de projet sont adaptés. 

Structuré en plusieurs phases

L'ensemble du projet a été structuré et réalisé en plusieurs phases : Prepare, Explore, Realize, Deploy et Run. Au cours de ces phases, les différents streams (équipes de travail) accomplissent les tâches qui leur sont attribuées et veillent ainsi à ce que le projet prenne son essor. Lorsque des entreprises actives au niveau international comme Voss Automotive passent à S/4 Hana, elles ont le choix entre deux méthodes : l'approche classique de déploiement (step-by-step) et l'approche big-bang (in-one-step). Les deux méthodes ont leurs avantages et leurs inconvénients. L'automobiliste de Wipperfürth a opté pour le passage à S/4 Hana en une seule fois - c'est-à-dire le passage du système complet à un système unique incluant la finance et le contrôle de gestion pour l'ensemble du groupe. 

Une mise en œuvre sur plusieurs phases, et non en une seule fois sur plusieurs pays, aurait signifié devoir maintenir, gérer et entretenir plusieurs systèmes ERP en parallèle pendant de nombreuses années, et ce dans les différents pays. Cela aurait eu un impact très négatif sur l'efficacité et les coûts. C'est pourquoi la direction de Voss a décidé de mettre en service toutes les filiales du monde entier en un seul big bang, dans le cadre d'une approche "Follow-the-Sun", c'est-à-dire d'un seul coup, de la Chine au Mexique. Cela a été possible avec l'aide des conseillers de Consilio, qui ont mis à disposition des consultants sur place dans les pays clés pour encadrer le changement et soutenir les utilisateurs sur place. 

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"Ce qui a été décisif pour la réussite du projet, c'est une équipe vraiment bonne et motivée".

Alexander Lüsebrink,
Chef de projet informatique,
Voss Automotive

Rien ne se passe ?

L'équipe de projet principale, qui a coordonné le changement, était basée au siège de Wipperfürth. Avec un temps d'arrêt de seulement quatre jours - week-end compris - Voss a été remis en ligne dans le monde entier ou a repris la production à 100 pour cent. Dannewitz résume ainsi la situation : "Si, à la fin, le client, qui est au centre de nos préoccupations, ne remarque même pas qu'il s'est passé quelque chose, alors c'est en fait le meilleur résultat que nous puissions obtenir". 

Voss Automotive est passé d'un ancien système SAP à SAP S/4 Hana en un big bang, et aucun client ne l'a remarqué. C'est un moment historique pour une entreprise active au niveau mondial et cela montre à quel point le partenaire Consilio a parfaitement piloté et géré le projet.

Voss Automotive

Voss Automotive développe et produit des solutions système globales dans le domaine de la construction automobile et propose des techniques de conduite et de connexion pour, entre autres, les piles à combustible, le SCR, la pneumatique et la gestion thermique. Sous l'égide de la Voss Holding, dont le siège social se trouve à Wipperfürth, le groupe d'entreprises emploie environ 7500 personnes dans 23 sociétés réparties dans 13 pays. Depuis sa création en 1931, Voss est synonyme d'innovation technologique et fait œuvre de pionnier depuis 1975 dans le domaine de la connectique, par exemple avec le premier système d'emboîtement de tubes en plastique pour les freins à air comprimé des véhicules utilitaires. Le propriétaire du groupe Voss est la fondation Hans-Hermann-Voss, une fondation d'utilité publique qui soutient des projets régionaux dans les domaines de l'éducation, de la formation, du travail avec les jeunes et les personnes âgées ainsi que dans des domaines caritatifs.

Conclusion

La collaboration entre Voss et Consilio a abouti à une transformation SAP réussie, mise en œuvre sous la forme d'un projet Crossfield. Il s'agissait de combiner une approche greenfield dans le domaine financier avec des éléments brownfield dans la logistique, ce qui constitue une approche innovante. Le projet s'est distingué par une mise en œuvre globale, qui s'est déroulée dans un big bang-live de la Chine au Mexique en passant par l'Europe. Avec un temps d'arrêt de seulement quatre jours et des équipes sur place dans différents pays, la transition s'est déroulée sans accroc. Le temps d'arrêt réduit de quatre jours seulement et la reprise rapide des activités dès le premier jour sont des succès remarquables qui soulignent l'efficacité du projet.

Au total, environ 140 personnes ont participé au projet, dont une cinquantaine de consultants de Consilio qui ont apporté leur expertise dans les domaines de la finance, du contrôle de gestion, de la logistique, de la gestion du matériel et du service à la clientèle. La durée totale du projet de transformation S/4-Hana a été de deux ans. Le succès de la transition et la collaboration optimale entre les équipes de Voss et de Consilio ont fait que des projets de suivi sont déjà prévus. La mise en œuvre de S/4 chez Voss montre comment un partenariat d'égal à égal basé sur la confiance et des stratégies claires permettent de réaliser avec succès des projets de transformation complexes.

voss.net

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