Introduction en bourse dans SAP S/4 Hana

Schott Pharma a fait son entrée à la bourse allemande le 28 septembre 2023. Ce fut l'introduction en bourse la plus importante et la plus réussie de l'année en Allemagne. Lors de la préparation, il a toutefois fallu d'abord créer les conditions préalables. La formation d'un sous-groupe par le biais d'un carve-out (la séparation de parties de l'entreprise en une entité juridiquement indépendante) a constitué un élément essentiel des préparatifs, au cours duquel les processus commerciaux et les données de la branche pharmaceutique ont dû être réorganisés au sein du système SAP-S/4-Hana de la société mère.

Pour le nouveau sous-groupe, tout devait fonctionner comme avant : par exemple l'intégration complète du système S/4 de la maison mère, la connexion de toutes les interfaces ainsi que la reprise d'un historique de données spécifique à chaque pays. En outre, il s'agissait de réaliser les conditions préalables étendues pour le reporting avec présentation séparée et la séparation légale des sociétés de la division Schott-Pharma au sein de l'ensemble du groupe.

Une triple complexité

Le projet de restructuration SAP a été lancé fin janvier 2022. Le défi n'était pas seulement le calendrier serré avec une mise en service prévue en août de la même année, mais Schott se trouvait encore à ce moment-là dans la phase d'hypercare de la transformation S/4, dont la mise en service a eu lieu à l'automne 2021. Le carve-out s'est donc déroulé presque sans interruption et a été planifié pendant la phase finale du projet S/4-Hana.
Un autre défi était le fait que le système SAP utilisait de nombreuses sociétés et processus à la fois pour la division pharmaceutique et pour d'autres unités commerciales, ce qui rendait difficile un transfert propre des données et des documents. Malgré les nombreuses complexités, il n'était pas question de reporter le projet. Andreas Beeres, directeur des opérations de Schott, souligne : "Le bon timing a été décisif pour la décision stratégique d'introduire Schott Pharma en bourse en tant que société indépendante".

L'équipe de projet, composée d'experts de Schott et de la société de conseil cbs - Corporate Business Solutions, a d'abord conçu une image cible globale. "Étant donné que les différents secteurs d'activité de Schott sont étroitement liés, nous avons d'abord dû déterminer combien d'unités étaient concernées et quelles étaient les possibilités de les gérer", explique Sebastian Hellman, directeur conseil chez cbs, avant de poursuivre : "Carve-out, reverse carve-out, création de nouvelles sociétés ou suppression progressive d'anciennes sociétés - de nombreuses formes de réorganisation différentes étaient concernées. Il s'agissait d'un impact de 900 millions d'euros de chiffre d'affaires commercial sur les 2,9 milliards d'euros de chiffre d'affaires total de Schott".

Beeres ajoute : "Le carve-out était en fait une migration S/4 à petite échelle. Les données devaient être extraites du système, restructurées et réintégrées. Cela comprenait également des migrations rétroactives sélectives d'exercices précédents". En amont, il a également fallu discuter et définir différents modèles d'exploitation et procéder à des ajustements organisationnels.

Approche carve-out

Pour déposer ses documents boursiers, Schott avait besoin des données historiques, tant de l'année boursière entamée que de l'année précédente, qui devaient désormais être rapportées selon la nouvelle structure du sous-groupe. Pour la plus grande société allemande, une approche rétrospective a été adoptée et tous les documents comptabilisés jusqu'alors ont été modifiés rétroactivement et adaptés à la nouvelle structure du sous-groupe. Cette modification rétroactive a nécessité une planification précise et minutieuse afin de s'assurer qu'aucune donnée historique ne soit perdue ou altérée. Pour les autres sociétés, un bilan de décentralisation a pu être établi rétroactivement pour le mois en cours.

La mise en œuvre rétrospective des documents financiers et de contrôle de gestion pour le début de l'exercice ou la date d'introduction en bourse permet de s'assurer que toutes les données pertinentes étaient correctes et complètes au moment de la mise en bourse et qu'elles répondaient aux exigences de l'introduction en bourse. Schott Pharma a été mis en service dans la phase de carve-out de l'ensemble du projet dans les délais prévus, en août 2022, dans la nouvelle structure du sous-groupe selon l'approche du big-bang.

Après le carve-out, Schott a modifié la présentation structurelle des segments avant l'introduction en bourse et a établi, en collaboration avec cbs, des structures et des processus de données pour un reporting sectoriel légal selon IFRS 8 dans SAP S/4 Hana et SAP BI ou dans la consolidation dans SEM-BCS. En outre, une réorganisation des données de mouvement et du reporting opérationnel dans les applications SAP a été effectuée sur la base de la structure ou de la hiérarchie de rapport cible de l'IPO. Un autre aspect important du projet a été la conversion des données des documents dans la comptabilité des centres de profit du New GL (journal universel, y compris les fractionnements de documents actifs) ainsi que les objets de données dépendants dans les modules CO/MM/SD/PS & IM.

En tant qu'étape importante, Schott a commencé à générer tous les nouveaux documents dans la nouvelle structure du sous-groupe à partir du 1er juin 2023. Une migration partielle a en outre été délibérément programmée pour le 14 janvier 2024, après la mise en service du système et l'introduction en bourse. En effet, certaines unités commerciales du groupe n'ont eu leurs comptes annuels qu'en janvier, conformément aux exigences légales. Les comptes de l'année en cours ont alors été rapportés via des règles dites de mise à jour, que Schott a implémentées dans le système de consolidation et le Management Reporting System.

Le cut-over pour le reporting sectoriel a eu lieu avec un temps d'arrêt de 2,5 heures, durant lequel la migration des données et la validation ont été effectuées. "Nous sommes très satisfaits du résultat. Le cut-over a été hautement performant et professionnel", rapporte Oliver Böhm, Head of Financial Services & Systems chez Schott AG.

Résultat

Schott Pharma a pu entrer avec succès sur le marché des capitaux le 28 septembre 2023 et exploiter de nouveaux potentiels de croissance, notamment grâce aux préparatifs réussis grâce auxquels toutes les exigences d'un reporting et d'un contrôle de gestion modernes ont été remplies.

Un facteur de réussite important a été la collaboration partenariale de l'équipe de projet, composée de collaborateurs de Schott et de cbs. Les deux entreprises et leurs équipes peuvent se targuer d'une collaboration de plusieurs années. C'est ainsi que Schott a opté pour l'approche sélective globale de cbs dans le cadre de la transformation S/4 : "Compte tenu de la complexité et des délais du projet, il était important pour nous de choisir un partenaire expérimenté qui apporte l'expertise nécessaire de manière sûre. On ne gravit pas non plus le mont Everest sans sherpas expérimentés", explique Andreas Beeres, CIO de Schott.

Ces antécédents ont facilité la communication et la compréhension mutuelle et ont permis de mettre en œuvre les exigences complexes de la formation du sous-groupe en peu de temps. Sebastian Hellmann, Consulting Director chez cbs, ajoute : "Je suis heureux que nous travaillions ensemble depuis si longtemps et que nous ayons pu réaliser ensemble autant de projets ambitieux, uniques au monde. Cet esprit de pionnier anime aussi bien Schott que cbs".

Schott AG

Schott est l'un des leaders mondiaux dans le domaine du verre spécial, de la vitrocéramique et d'autres matériaux de haute technologie. Le groupe technologique emploie environ 17 300 personnes dans le monde entier sur plus de 30 sites. Schott est un partenaire de renommée mondiale dans les secteurs de la haute technologie tels que la santé, l'électronique grand public, les semi-conducteurs et la communication de données, l'optique, l'énergie, l'automobile, l'électroménager et l'habitat ainsi que l'aérospatiale. Schott emploie 600 ingénieurs et développeurs qui forment un réseau de recherche mondial. Au cours de l'exercice 2023, cet acteur mondial prospère a réalisé un chiffre d'affaires de 2,9 milliards d'euros.

schott-pharma.com

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