Contrat ou conversion de produit ?

Dans la plupart des cas, ce ne sont pas les processus manquants ou les liens en temps réel dont une entreprise a besoin de toute urgence qui la poussent à passer à S/4. C'est généralement la pression de passer à la nouvelle technologie dans les délais définis par SAP. La plupart du temps, les entreprises disposent déjà de bases de données Hana, qui reposent souvent au soleil sans être utilisées ou qui ne sont utilisées que de manière marginale. Avec S/4, les processus propres fonctionnent de manière performante et l'on peut à nouveau se consacrer à ses activités quotidiennes. Mais nous voulons ici nous intéresser davantage aux conséquences sur les coûts de licence. 

Pour passer au monde S/4, SAP propose l'approche brownfield, la conversion de produit, ou l'approche de nouveau contrat, la conversion de contrat. Les deux variantes ont leurs avantages et leurs inconvénients. Le choix de la voie idéale dépend de nombreux points. 

Avantages et inconvénients

Lors de la conversion de produit, l'ancien stock de licences peut en grande partie être laissé tel quel. Deux composants supplémentaires doivent être acquis auprès de SAP lors de la conversion : Hana Runtime Edition for Applications & SAP BW - New/Subsequent et S/4 Enterprise Management for ERP Customers, sous forme de forfait de 9000 euros. Il est maintenant possible de continuer à utiliser ses anciennes licences comme d'habitude et de ne toucher aux processus habituels que sous certaines conditions - la date limite étant toutefois fixée à 2027. À cette date, l'entreprise devra être entièrement passée à la ligne de produits S/4, faute de quoi des coûts supplémentaires seront générés par des frais de maintenance supplémentaires. 

L'inconvénient d'une conversion de produit est l'absence de possibilité d'optimisation des licences. Ainsi, le shelfware existant reste dans les rayons. Les anciens contrats sont également conservés, seul un nouveau est ajouté. Dans le cas de la conversion de contrat, l'approche des nouveaux contrats est appliquée. L'entreprise a la possibilité de restituer intégralement à SAP toutes les valeurs de licence existantes et de les compenser sous forme de crédit avec le nouveau contrat S/4. Cela permet de faire de nouveaux achats. Une fois le contrat conclu, seul le nouveau contrat est valable, ce qui apporte une véritable transparence dans la gestion des licences. Cela peut paraître séduisant au premier abord, mais le diable se cache ici aussi dans les détails : SAP doit approuver la conversion de contrat et ne le fait généralement que si le nouveau contrat est supérieur d'au moins dix pour cent à l'ancien.

Comme de nombreux produits sont mesurés différemment sous S/4 que dans l'ancien monde ERP, il faut souvent comparer des pommes et des poires. Il se peut que les coûts de licence utilisateur soient réduits, mais qu'une nouvelle mesure soit ajoutée. Le thème de l'accès numérique, qui est toujours traité avec négligence par une grande partie des entreprises, vient s'ajouter à la liste.

Toutefois, la Contract Conversion présente aussi un avantage : une analyse précise des utilisateurs permet de trouver et d'exploiter des potentiels d'optimisation dans le plus grand bloc de licences. Le tableau de concordance de SAP est très approximatif. Une telle analyse permet de déterminer quel utilisateur fait quoi et quelle licence S/4 sera vraiment nécessaire à l'avenir. Cela peut ouvrir un énorme potentiel d'optimisation. Une analyse de shelfware avec restitution permet également d'économiser de l'argent à l'avenir.

Il reste maintenant l'approche de SAP avec les dix pour cent de chiffre d'affaires en plus et la mise en œuvre relativement stricte de l'ancien au nouveau. Si l'entreprise parvient à se projeter le plus loin possible dans l'avenir, de sorte qu'il n'y ait pas de coûts supplémentaires dans les années suivantes, il peut s'agir d'une situation gagnant-gagnant. Avec une analyse précise et une connaissance complète du futur paysage des licences S/4, il est donc possible, le cas échéant, de parvenir à une neutralité des coûts malgré le paiement supplémentaire unique qui intervient dans les deux conversions. C'est précisément cette analyse qui devrait être effectuée, et c'est ainsi que tout se passera bien avec S/4 !