Conseiller intelligemment, grâce à l'archivage hybride

Le projet avait été précédé d'un archivage classique des données commerciales proches de SAP via ArchiveLink - une technologie que le nouveau système de distribution ne supportait cependant pas. Comme il avait été décidé de ne pas migrer les documents existants, la question centrale était la suivante : quelle est la possibilité ou l'interface permettant d'intégrer le nouveau système dans le concept d'archivage existant ?

Archivage avec CMIS

Pour trouver une solution, la MVG s'est adressée aux spécialistes de l'archivage de KGS, qui avaient déjà conçu et mis en place les archives existantes. En étroite collaboration, ils ont développé un concept commun : celui-ci s'appuie sur la plateforme d'archivage existante, qui supporte non seulement la technologie ArchiveLink établie, mais aussi le standard ouvert CMIS. L'idée était d'utiliser CMIS pour stocker les nouveaux documents de vente non basés sur SAP de manière à ce qu'ils puissent être révisés, et ce sur la plateforme centrale de KGS.

Dès le départ, l'objectif déclaré du projet était de réduire au maximum les temps d'accès aux documents pour les conseillers clientèle. La qualité du service ne devait en aucun cas en pâtir, bien au contraire. C'est pourquoi les documents archivés ont été enrichis de métadonnées supplémentaires, comme les numéros de client ou de contrat, et classés via CMIS. L'accès aux données archivées s'est ensuite fait indépendamment du système d'origine via un "Single Point of Truth", les archives PBC, avec lesquelles les services municipaux avaient déjà travaillé auparavant.

Constructeur de ponts d'archivage

L'ensemble du projet a été réalisé en un an par une petite équipe composée de spécialistes de l'archivage du côté de la PBC et d'informaticiens de la société de transport. Aujourd'hui, seuls deux spécialistes informatiques des services municipaux s'occupent de l'exploitation courante. Les responsables des services municipaux considèrent comme un grand avantage - tant du point de vue du temps que de l'argent - le peu de personnel nécessaire à l'exploitation du système et le fait qu'aucune migration des quelque cinq millions de données archivées n'ait été nécessaire. Les services municipaux n'ont plus non plus à se soucier du respect des exigences réglementaires, telles que les délais de conservation ou les obligations en matière de protection des données. La raison en est que la plateforme d'archivage de KGS assure automatiquement la conformité.

Facilitateur pour les projets numériques

Le projet d'archivage hybride a un effet de signal. Entre-temps, d'autres départements des services municipaux examinent dans quelle mesure l'utilisation de la plateforme d'archivage de KGS, y compris les technologies CMIS et ArchiveLink, serait également rentable pour eux. Le chef de projet Sebastian Dumdei estime que les jalons sont posés pour l'avenir : "La technologie peut servir de facilitateur pour des processus standardisés et soutenir de futurs projets numériques".

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