Comptes Payables 2.0

Heidelberger Druckmaschinen est le leader mondial de l'industrie des médias imprimés et a réalisé dernièrement un chiffre d'affaires consolidé de près de 2,5 milliards d'euros avec un total d'environ 11 500 collaborateurs et collaboratrices.

L'entreprise, qui compte 250 sites dans 170 pays, s'est fixé pour objectif de poursuivre la transformation numérique de l'entreprise et du secteur afin de pouvoir adresser à l'avenir les segments de clientèle à forte croissance avec les modèles commerciaux ainsi que les produits et services appropriés.

Dans ce contexte, le réseau mondial de vente et de service est orienté vers les défis numériques des clients sous la devise "Heidelberg goes digital".

Heidelberg mise depuis des années sur les solutions applicatives de SAP pour la gestion de ses propres processus. Un projet de numérisation important pour Heidelberg, appelé "Accounts Payables 2.0" (AP), pour le traitement électronique continu des factures internationales, est maintenant en grande partie terminé.

"Le point de départ de AP 2.0 était différentes idées d'optimisation et d'automatisation des processus Accounts Payables qui ne pouvaient pas être mises en œuvre avec la solution de workflow existante. Ces idées ont été concrétisées et ont débouché sur un catalogue de mise en œuvre en tant que points forts d'optimisation".

rapporte Mario Moritz, responsable Shared Service Finance chez Heidelberger Druckmaschinen AG.

En gros, trois champs d'action ont été définis dans le cadre de la PA 2.0 : premièrement, la réception des justificatifs avec un processus uniforme pour le papier, l'EDI et les factures par e-mail/PDF ainsi que la sécurité future pour d'autres formats électroniques ; deuxièmement, le flux de travail avec des écritures en noir, en particulier aussi en liaison avec l'OCR au niveau des positions, l'approbation passive, les validations séquentielles à plusieurs niveaux avec exécution automatisée de processus de flux de travail définis ; troisièmement, le contrôle avec des contrôles de TVA assistés par le système, des processus d'approbation automatisés et la détermination des validations sur la base de directives d'entreprise ainsi que des validations mobiles.

Après la phase de conception, Heidelberg a choisi un fournisseur approprié comme entrepreneur général, responsable de la réception de tous les formats de factures, y compris le traitement du flux de factures. Il s'agissait de mettre en œuvre les optimisations susmentionnées sur la base de critères définis.

Le choix s'est porté sur le partenaire SAP Seeburger qui, du point de vue de Heidelberg, répondait le mieux aux critères d'exigence.

Le savoir-faire technologique, l'expérience en matière d'intégration commerciale et de transfert et d'échange de données électroniques, l'internationalité ainsi que la vaste expérience en matière d'intégration commerciale SAP avec des solutions spéciales "for SAP" ont été particulièrement décisifs ; de même, Heidelberg a pu recourir à une solution globale évolutive à tout moment et utilisable de manière flexible pour répondre aux exigences nécessaires.

Le "Plan-Build-Run", y compris le réglage fin, a duré près d'un an. La première étape du projet consistait à mettre en place AP 2.0 pour l'Allemagne. Le déploiement international a ensuite eu lieu sur la base de cette implémentation.

Comme l'explique Heidelberg, "il y a eu des défis à relever dans le projet. Il s'agissait par exemple de standardiser les processus au-delà des frontières nationales ou de gérer la complexité de l'intégration.

De même, l'analyse et le nettoyage des données de base, condition essentielle pour éviter les écritures en noir, ont demandé plus d'efforts que prévu au départ". Le peaufinage concernait aussi bien des points techniques, organisationnels et de processus que des points spécifiques à chaque pays.

La Deutsche Post a été (et est toujours) impliquée dans le projet en tant que prestataire de services de scannage et de capture pour le scannage/OCR-doing, y compris la préparation des données pour le traitement ultérieur. Il existe une étroite coordination entre Heidelberg, le prestataire de services de numérisation et de capture et Seeburger.

AP 2.0 est désormais utilisé dans plus de 24 pays en Europe, en Amérique et en Asie. Jusqu'à présent, 38 sociétés sont connectées (y compris la Chine). Et le volume de documents a des dimensions importantes :

Chaque mois, Heidelberg traite environ 23.000 factures papier et PDF. 70 pour cent des factures sont reçues sous forme d'e-mail avec PDF. Une partie significative d'entre elles proviennent directement des fournisseurs.

D'autre part, les factures des fournisseurs sont scannées localement dans les filiales ou les sites de Heidelberg à l'aide d'appareils multifonctions ou sont transmises au processus via Scan2email. A cela s'ajoutent environ 33.000 factures EDI par mois.

Le pivot de l'AP 2.0 du point de vue des processus et des données est le Business Integration Server (BIS) ainsi que les solutions complémentaires de traitement et de workflow éprouvées de Seeburger for SAP. Heidelberg les utilise en tant que solutions cloud, qui fonctionnent dans le centre de données cloud de Seeburger à Karlsruhe.

Lorsqu'une facture numérisée et préparée conformément aux exigences est téléchargée par une société nationale, un enregistrement de données est immédiatement créé dans le BIS et l'enregistrement de données est ensuite automatiquement intégré dans SAP. Des écritures automatiques peuvent alors être effectuées dans SAP MM/FI. A condition que l'enregistrement de données corresponde aux règles commerciales prédéfinies.

Les solutions Seeburger utilisées se concentrent sur le traitement des exceptions. Et ce, manuellement et automatiquement (selon les règles correspondantes). Par exemple, lorsqu'il s'agit de différences de prix entre la commande et la facture.

Ou des différences de quantité ou une entrée de marchandises manquante. De même, Heidelberg peut effectuer des validations de factures ou des confirmations de prestations, mais aussi la gestion des données de base. Les factures peuvent également être validées via des appareils mobiles (également, si nécessaire, pour les utilisateurs non-SAP).

Avec AP 2.0, Heidelberg affirme avoir nettement augmenté le degré d'automatisation ainsi que l'harmonisation des processus dans le domaine du traitement des factures dans toute l'entreprise.

Et - un aspect essentiel pour Heidelberg - a réalisé un processus standard uniforme Accounts-Payables, condition essentielle pour l'extension de l'organisation SSC mondiale.

"L'ensemble du système est conçu de manière à ce qu'une mise à l'échelle soit possible à tout moment. La numérisation et donc le regroupement ont constitué un levier important. Pour l'entreprise, cela présente le grand avantage de pouvoir effectuer des déploiements dans des succursales plus petites, quelle que soit la région du monde, avec un investissement raisonnable.

Cela signifie que la numérisation et l'automatisation ont également eu lieu dans des pays plus petits qui, autrement, auraient dû renoncer à une telle solution".

explique Moritz.

L'adaptabilité du système est également un facteur de réussite essentiel, car il est de plus en plus possible de servir d'autres canaux et formats requis, comme ZUGFeRD ou Peppol.

Autre avantage : avec AP 2.0, les différents acteurs du processus (de la comptabilité, du contrôle de gestion ou des achats) peuvent accéder à chaque facture individuelle à des fins de clarification ou d'analyse - en Allemagne, mais aussi ailleurs dans le monde.

En outre, il est possible d'optimiser la gestion de trésorerie ou les avantages d'escompte sur la base de l'AP 2.0. Dès le départ, l'objectif était également d'obtenir des avantages en termes de coûts grâce à l'utilisation de l'AP 2.0.

Enfin, selon les études, le traitement d'une facture papier, frais de transaction inclus, coûte un peu plus de quatre euros au total. En revanche, le coût du traitement numérique d'une facture (facturation électronique) est de l'ordre de quelques centimes.

Outre les économies de coûts, Heidelberg a également constaté une amélioration de la transparence et de la qualité du traitement des factures.

La transparence permet à son tour d'identifier et d'exploiter d'autres potentiels pour l'automatisation des processus, comme par exemple leur extension aux écritures en noir.

"Ces effets résultant de l'harmonisation des processus menée à l'échelle mondiale n'étaient d'ailleurs pas attendus dans la même mesure au départ".

dit-on.

Le projet AP 2.0 chez Heidelberg montre comment un projet de numérisation mondial peut être mis en œuvre avec succès et avoir un impact positif. La réduction des activités opérationnelles de routine et le fait de se concentrer uniquement sur les exceptions ont transformé le travail en faveur d'une efficacité et d'une efficience accrues.

Aujourd'hui, les employés sont impliqués dans un processus d'amélioration continue qui permet d'avoir une vision plus large, conformément au slogan "Heidelberg goes digital".