Comment se qualifier pour un audit SAP

Ma première question aux gestionnaires de licences est toujours de savoir s'ils ont déjà installé un logiciel d'optimisation des licences. Dans le cas du client en question, la réponse a été

"Je n'ai pas besoin de ce genre de choses. Je m'en occupe".

Alors comment imagine-t-il que je l'aide ?

"Pourriez-vous venir chez nous et tout voir de plus près ?"

Bien sûr, mais je l'ai quand même convaincu que je devais installer un logiciel, au moins temporairement, pour vérifier. En effet, sans assistance technique, il est difficile de déterminer quelles licences sont nécessaires sur plusieurs systèmes SAP.

Sur place, il s'est avéré que mon client s'occupait peu de sa distribution de licences au cours de l'année. "Pas le temps". Alors, quand chaque année, on lui demande de faire un relevé, il commence par regarder tous les utilisateurs inactifs.

"J'ai construit un rapport spécialement pour ça".

dit-il fièrement.

Il peut y adapter le temps de manière à se rapprocher petit à petit du nombre de licences qu'il a dans son inventaire. Ensuite, il établit les protocoles USMM et consulte le résultat consolidé dans LAW.

"Et ensuite, c'est le travail de précision. Je fais glisser les licences existantes jusqu'à ce que le résultat soit bon, puis je l'envoie à SAP".

Le gestionnaire de licence estime qu'il a d'ailleurs beaucoup de succès avec cette approche :

"Cela fait déjà trois ans que nous n'avons pas dû acheter de nouvelles licences".

Ils n'avaient pas encore réalisé d'audit de licence en interne, mais ils voulaient tout de même savoir si tout se passait bien.

"En principe, oui. Mais en principe, il n'est pas conseillé de procéder à des modifications généreuses dans les systèmes juste avant le relevé".

ai-je expliqué au client.

"Même si elles sont justifiées, de l'extérieur, on a toujours l'impression que quelque chose a été adapté ici à la hâte pour réduire les coûts".

Cela concerne aussi bien la désactivation d'utilisateurs que la reclassification d'utilisateurs. Je lui ai expliqué qu'il fallait surtout être prudent si l'on n'avait pas fait d'achats depuis longtemps.

"Cela vous permet de vous qualifier rapidement pour un audit".

Car un commercial SAP est jugé sur ses chiffres de vente. Cela ne l'aide pas de s'occuper de nombreux clients qui n'achètent rien.

Entre-temps, j'avais consulté le rapport de licence de mon logiciel et j'avais une meilleure idée de la répartition des licences et des besoins en licences.

"La bonne nouvelle : vous êtes correctement licencié. Mais vous avez quelques licences coûteuses en trop".

La raison : mon client distribue les licences en fonction des autorisations accordées. De ce fait, certains utilisateurs ont reçu des licences professionnelles coûteuses dont ils ont certes besoin selon le concept d'autorisation, mais pas si l'on considère leur utilisation réelle. Si mon client devait acheter de nouvelles licences, il pourrait recourir à des licences moins chères et attribuer les licences onéreuses à d'autres utilisateurs.

"Si vous voulez accorder une licence exacte sur la base des autorisations et ne pas payer trop cher, vous devez établir un concept de rôle individuel pour presque chaque employé".

Des rides d'inquiétude sur le front du client.

"Si un audit a lieu maintenant, SAP ne se soucierait pas de ces utilisateurs dont la licence est trop chère. Mais vous devriez quand même payer les utilisateurs sous-licenciés".

"Et maintenant, qu'est-ce que je fais ?"

Le mot magique est "gestion active des licences". Les clients SAP doivent s'occuper en permanence de la gestion de leurs licences. Les modifications doivent être effectuées de manière compréhensible tout au long de l'année.

Pour décharger le gestionnaire de licences et son équipe, l'utilisation d'un logiciel d'optimisation des licences est une solution idéale. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d'assurer automatiquement une attribution correcte et transparente des licences.

C'est la seule façon d'avoir une véritable vue d'ensemble de son environnement de licences et, en cas d'audit, ces informations sont alors disponibles en appuyant sur un bouton. Mais plus on s'y connaît, moins un audit est probable.

En effet, SAP sait que cela n'en vaudra probablement pas la peine. Cela a rassuré mon client et a fait disparaître les rides d'inquiétude sur son front.