Comment une qualité de données élevée stimule le traitement électronique des factures

Il n'est donc pas étonnant que l'externalisation soit toujours aussi demandée en Allemagne : selon une étude Axxcon, près de la moitié des décideurs participants (47%) constatent une amélioration de la qualité des fonctions informatiques externalisées. REINZ-Dichtungs-GmbH, spécialiste de la technologie d'étanchéité, a également recours à l'externalisation depuis 2018 pour la saisie et la validation des factures entrantes. Depuis, l'entreprise reçoit toutes les factures sous forme numérique et vérifiées dans son propre livre d'entrée SAP pour une validation ou une comptabilisation ultérieure, et ce dans un délai maximum de 48 heures.

Des workflows intelligents pour plus d'automatisme

La filiale de DANA Incorporated a commencé de manière classique dès 2012 avec la numérisation et l'automatisation de la réception des factures dans SAP - entièrement en interne. Patrick Kreuzer, directeur financier de REINZ, se souvient : "Qu'il s'agisse de factures logistiques avec référence à la commande pour les MRO et les matériaux de production, y compris la vérification de l'entrée de marchandises valorisée, ou du traitement des commandes à prix limite et à prix estimé, notre gestion des factures entrantes est complexe, et le traitement était par conséquent laborieux. Depuis 2012, l'introduction d'une solution de traitement automatisé et numérique des factures entrantes dans SAP nous a permis d'accélérer considérablement le processus de saisie et de contrôle des factures logistiques tout en améliorant la transparence".

Des assistants intelligents ont été programmés au sein de la solution pour accompagner le processus de traitement. En cas d'incohérence, un avertissement s'affiche, par exemple lorsqu'une facture n'est pas nécessaire parce qu'il s'agit d'une procédure de crédit. Même un message indiquant s'il y a un risque de perdre l'utilisation de l'escompte apparaît. De même, le contrôle du flux de travail implémenté depuis 2018 pour les factures sans référence à une commande a considérablement accéléré le processus standard, qui était jusqu'à présent manuel et chronophage. Grâce à une matrice de validation, la solution détermine désormais automatiquement le prochain valideur compétent. La vérification fastidieuse de la présence de toutes les signatures de validation sur la facture n'est plus nécessaire. Les collaborateurs voient aujourd'hui de manière transparente dans le moniteur du système le statut de la validation de la facture.

"Nous avons également intégré la solution dans notre processus de réception des marchandises", explique Kreuzer. "Maintenant, si une livraison n'a pas été confirmée, nous pouvons initier un workflow de relance directement via la solution AFI lorsque la facture est disponible. C'était une véritable étape pour nous, car les services qui devaient auparavant suivre les entrées de marchandises sont désormais considérablement déchargés. Grâce aux messages des assistants, le système vérifie beaucoup de choses automatiquement. Désormais, la solution est le contrôleur de factures qui dit de manière fiable s'il s'agit d'une procédure de crédit, si l'entrée de marchandises existe ou non, s'il y a des différences de prix ou de quantité ou si, le cas échéant, aucune entrée de marchandises n'est nécessaire. Le traitement global est ainsi plus rapide et plus transparent, ce qui explique certainement pourquoi la solution est très bien accueillie par les utilisateurs".

L'efficacité. La flexibilité. Évolutivité.

Lorsque REINZ a introduit la solution SAP d'AFI Solutions en 2012, le site de Neu-Ulm recevait environ 40.000 factures entrantes par an, soit environ 120.000 pages - à l'époque, principalement par courrier. Depuis, les choses ont évolué : le système a été adapté aux nouvelles conditions et la solution a été déployée dans d'autres sociétés holding sur le site de Neu-Ulm. Le volume des factures n'a cessé d'augmenter, à tel point que REINZ a envisagé d'externaliser la préparation fastidieuse des données de facturation. Kreuzer rapporte : "À ma connaissance, AFI Solutions est l'un des rares fabricants en Allemagne à proposer des solutions pour les flux de travail dans le livre de réception des factures et à combiner cela avec un service complet pour la numérisation des factures. Nous avons étudié ce service et avons réalisé que l'externalisation nous permettait de préserver de très nombreuses ressources et de réduire nos activités standard. De plus, nous avons réduit les coûts du serveur informatique et avons pu faire l'économie du logiciel OCR".

Un service qui va comme un gant

Bien entendu, le prestataire de services externe tient également compte des spécificités de REINZ, comme la validation des fournisseurs Conto-pro-Diverse d'environ 40 pays. Dans ce cas, les fiches n'ont aucun sens dans le système. Pour les fournisseurs CPD, il existe des comptes collectifs pour lesquels des données telles que l'adresse, le vendeur ou les coordonnées bancaires doivent toujours être saisies et validées lors du contrôle des factures. REINZ n'a plus à s'occuper de ce travail, c'est désormais le prestataire de services qui s'en charge. Marisa Hiller, directrice du RedPaperCenter de Stuttgart : "L'un des principaux arguments en faveur de nos services au RedPaperCenter est que les collaborateurs du service de comptabilité ou des achats ne sont plus chargés de travaux administratifs préalables, n'ont plus à s'occuper de la gestion de ces tâches en cas de maladie ou de vacances et peuvent ainsi se concentrer sur leurs compétences principales. De plus, nous travaillons toujours avec la technologie de reconnaissance optique des caractères la plus récente. Nos collaborateurs contrôlent et valident les données de documents lues automatiquement, qui sont ensuite transmises de manière cryptée à REINZ via nos serveurs pour y être importées dans le système SAP. Les collaborateurs de REINZ peuvent ainsi continuer à travailler confortablement sur les données avec DirectInvoiceControl dans leur moniteur AFI. Les factures sont bien entendu archivées en toute sécurité chez le client et peuvent être consultées à tout moment dans leur version originale, y compris les e-mails et les pièces jointes des factures des fournisseurs".

En raison de la bonne expérience avec le service pour le site de Neu-Ulm, DANA envisage maintenant d'effectuer le contrôle des factures pour d'autres sites européens via AFI et, en conséquence, de sous-traiter la validation des documents de facturation à Stuttgart. Kreuzer conclut : "Actuellement, le RedPaperCenter d'AFI Solutions traite environ 200 factures par jour pour notre site allemand. En raison de l'excellente qualité des données, pour laquelle une définition détaillée des exigences est nécessaire, et de l'efficacité des processus en aval qui en résulte, le groupe envisage maintenant de déployer non seulement la solution de facturation, mais aussi le service d'AFI Solutions à nos filiales européennes".