Comment échapper à la jungle des licences SAP ?

Aujourd'hui encore, les conditions d'une licence SAP sont certes définies dans la liste des prix et conditions (PKL) de SAP, mais beaucoup ne les connaissent pas vraiment.

Il existe par exemple des conditions générales lors de l'achat ou du rachat de licences qui peuvent surgir tout à coup. Il faut donc avoir une connaissance aussi précise que possible de la CPL afin d'obtenir la meilleure base pour son entreprise.

Ou savez-vous pourquoi une licence professionnelle coûte tantôt 3800 euros et tantôt seulement 3200 euros ailleurs ? Ou comment savoir si l'on peut utiliser des licences Employee, Worker, Logistics, Project User, etc. moins chères ? On pourrait continuer à poser des questions sans fin.

Le commerce des licences dans le domaine SAP est plus que complexe et c'est précisément pour cette raison que de nombreuses entreprises hésitent à se pencher sur le sujet.

Lorsque la mesure annuelle de la licence arrive et que l'on ne peut plus s'y soustraire, le sujet devient soudain aigu. Toutefois, le bébé n'est pas seulement déjà tombé dans le puits, il est déjà noyé.

Il faut alors, bon gré mal gré, se pencher sur la question - mais sur quelle base ? C'est à ce moment-là que les entreprises commencent à parcourir nerveusement les contrats existants, tout en regardant avec incrédulité le résultat du mesurage dont elles disposent.

La solution est pourtant évidente : ne vous laissez pas entraîner dans cette jungle et obtenez rapidement des données transparentes.

Il n'y a que deux raisons pour lesquelles il faut le faire et comment le faire facilement : d'une part, il faut se rendre compte assez tôt que l'on a déchiré la marque supérieure de la licence.

Pourquoi ? Une négociation après le mesurage se fait toujours sur la base du prix catalogue. Les clients pris en flagrant délit de violation de licence se mettent ainsi eux-mêmes dans une position de négociation plus que mauvaise.

Une fois que l'on se trouve dans cette situation fâcheuse, il n'y a aucune bonne raison, même pour SAP, d'accepter vos propositions.

Les "audits inamicaux" de SAP, qui augmentent de manière exponentielle depuis des années, sont une autre raison de mieux miser sur la transparence des données.

Il n'est pas improbable que SAP vous contacte tôt ou tard pour savoir ce qu'il en est. Dans ce cas, il vaut mieux être préparé et fournir à SAP les réponses demandées.

Un "audit inamical" fait apparaître le danger suivant. En effet, la question n'est plus seulement de savoir s'il y a suffisamment de licences, mais aussi si ce sont les bonnes licences.

Et vous pouvez être sûr d'une chose : sans une préparation adéquate de votre part, SAP connaîtra à coup sûr mieux que vous le paysage des licences à ce moment-là.

Vous devez donc non seulement savoir si vous avez suffisamment de licences pour vos collaborateurs, mais aussi quelles sont celles dont ils ont réellement besoin. C'est la seule façon d'atteindre la conformité et d'éviter durablement les paiements ultérieurs.

Mais comment gérer au mieux ses licences en tant qu'utilisateur SAP, afin que la conformité soit également correcte ? Malheureusement, les moyens de mesure de la conformité sont souvent imprécis. Dans ce cas, un audit a de fortes chances de déboucher sur des paiements supplémentaires.

Une possibilité de s'en prémunir est de faire appel à un conseil externe pour trier son propre paysage de licences. Toutefois, cette approche se solde généralement par un surplus de licences, afin de jouer la carte de la sécurité en matière de conformité.

Et cela signifie à son tour des coûts élevés pour vous. Dans ce cas, vous pouvez aussi recourir directement à des licences coûteuses et arriver au même résultat.

Toutefois, vous souhaitez respecter les directives de conformité et présenter les licences correctes, mais vous ne voulez certainement pas dépenser plus que ce que vous devez. Si vous n'avez alors pas les capacités de gérer manuellement vos licences, le mieux est de recourir à un logiciel.

Les licences SAP peuvent ainsi être gérées rapidement et facilement. Vous êtes informé à temps des ruptures de stock et vos licences sont optimisées en permanence.

Cela vous permettra non seulement de vous sortir facilement de la jungle des définitions, mais aussi d'être du bon côté lors du prochain audit.