Convertir les données de base des clients et des fournisseurs pour S/4

Le "S" de S/4 Hana, la suite logicielle pour la gestion d'entreprise avec ERP en temps réel basée sur la plateforme in-memory Hana, signifie "simple". Cela se réfère d'une part au modèle de données simplifié de la technologie et d'autre part à l'utilisabilité améliorée des applications. Le mot "simple" ne se rapporte pas vraiment à l'introduction ! Mais cette introduction est imminente. À partir de 2025, SAP n'assurera plus la maintenance et le développement de son système ERP actuel. Il ne fait donc aucun doute que le passage à S/4 devra avoir lieu. Les avis divergent quant au moment et à la manière de procéder. Mais une chose est sûre : la transition ne sera pas "facile" et prendra du temps.

La voie vers S/4 Hana

S/4 Hana est bien plus qu'une mise à niveau ou une migration de base de données. Il implique l'ensemble du paysage des systèmes informatiques. Ce n'est pas nouveau qu'il y a différentes manières d'arriver à S/4. Il s'agit de l'approche greenfield et brownfield (il existe également l'approche de la transformation du paysage informatique). Dans l'approche Greenfield, un système est planifié à partir de zéro, tous les processus de l'entreprise sont redéfinis dans S/4 et seules les données sont reprises. Dans l'approche Brownfield, il s'agit de la conversion d'un système ERP existant vers le nouveau S/4. Les processus et les données sont transférés dans S/4 Hana et adaptés et améliorés de manière évolutive.

Qu'il s'agisse de Greenfield ou de Brownfield, "une qualité élevée des données de base utilisées (est) importante. Idéalement, la standardisation et l'harmonisation des objets de données de base commencent déjà parallèlement à la conception des processus" écrit Computerwoche. La conversion d'un système ERP existant permet d'accélérer la mise en place du nouvel environnement S/4, car les processus existants sont en grande partie repris.

En même temps, la migration brownfield "suppose une grande qualité des données de base et réserve différents pièges, par exemple en ce qui concerne l'intégration client-fournisseur ou l'analyse des développements internes", comme le souligne Alexander Haas, consultant SAP Logistics chez Gisa. En effet, l'intégration des données de base des clients et des fournisseurs est un point important. Dans l'ancien système ERP, les clients et les fournisseurs sont créés en tant que "débiteurs" et "créanciers" - donc deux fois. Dans S/4, il est obligatoire de représenter les deux en tant que "partenaires commerciaux". Il faut donc procéder à une conversion du modèle de données. Il ne s'agit donc pas seulement de migrer les données, mais le mode de gestion des données change également.

Gestion des données de référence dans S/4 Hana

Le sujet est facile à comprendre lorsque, par exemple, l'entreprise X entretient une relation client et fournisseur avec l'entreprise Y. L'entreprise Y est donc créée deux fois dans l'ancien système ERP. Toutes les modifications doivent être effectuées deux fois. Dans le nouveau S/4, l'entreprise Y est créée en tant que "partenaire commercial", mais avec deux rôles : "client" et "fournisseur".

Une société S/L peut ainsi être utilisée dans différents rôles, mais la gestion des données de base communes n'a lieu qu'une seule fois. D'un point de vue technique, le passage de l'ancien système SAP (client, fournisseur) au nouveau système SAP (partenaire commercial) signifie que les données créées deux fois dans l'ancien système doivent être réunies. C'est un travail qui ne doit pas être sous-estimé. Celui-ci peut être considérablement réduit à l'aide d'une solution logicielle (comme ZetVisions SPoT) qui relie l'ancien et le nouveau monde.

L'avantage : la solution permet déjà d'utiliser le nouveau modèle de données, mais elle peut aussi reproduire l'ancien. Les entreprises avec lesquelles des relations commerciales existent peuvent être créées en tant que "partenaires commerciaux" (avec les rôles respectifs), tandis que les données "débiteurs" et "créanciers" peuvent continuer à être transférées vers l'ancien système ERP. Les entreprises peuvent donc créer des données de la nouvelle manière et continuer à utiliser leur monde ERP habituel. L'étape d'adaptation nécessaire peut ainsi être avancée avant la migration S/4 proprement dite, au cours de laquelle les données comptables opérationnelles seront également converties.

D'une part, les entreprises ont déjà amélioré leurs processus de données de base et la qualité des données, d'autre part, la transition vers S/4 Hana est beaucoup plus simple, plus rapide et moins coûteuse. L'utilisation anticipée du nouveau modèle de données apporte en outre une valeur ajoutée immédiate, car la gestion centrale des données de base est considérablement allégée. Quel que soit le moment où l'on opte pour S/4, les avantages sont immédiats.