Facteur clé numérique

Dans sa "Stratégie numérique 2025", le gouvernement fédéral écrit que la matière première centrale de la transformation numérique sont Données. La gestion de ces ressources est un facteur de réussite décisif de l'économie moderne.

"Les compétences clés de ceux qui réussissent Entreprise seront à long terme dans la collecte, le traitement, l'association et la protection des Données et en déduire des mesures et des méthodes concrètes".

Selon une étude de PwC datant de 2014, 90% de tous les Entreprise sont convaincus que la capacité d'analyser et d'utiliser efficacement de grandes quantités de données sera déterminante pour le succès de leur modèle d'entreprise. Les éléments importants de ces grandes quantités de données sont Données de base.

En tant que Données de base on appelle données statiques de base ou Données de référence sur des objets liés à l'entreprise, tels que les produits, les matériaux, les fournisseurs, les clients, les collaborateurs et les finances.

Merck est une entreprise scientifique et technologique de premier plan dans les domaines de la santé, des sciences de la vie et des matériaux de performance.

Environ 50 000 personnes y travaillent, Technologies Des thérapies biopharmaceutiques pour le traitement du cancer ou de la sclérose en plaques aux cristaux liquides pour les smartphones ou les téléviseurs LCD, en passant par des systèmes novateurs pour la recherche et la production scientifiques, nous continuons à développer des produits qui enrichissent la vie.

En 2015, Merck a réalisé un chiffre d'affaires de 12,85 milliards d'euros dans 66 pays.

Fondée en 1668, Merck est la plus ancienne entreprise pharmaceutique et chimique du monde. Entreprise du monde. La famille fondatrice est aujourd'hui encore l'actionnaire majoritaire du groupe coté en bourse.

Chez Merck, une structure pyramidale de segments d'activité ou de produits est utilisée pour la consolidation du groupe et les rapports externes.

Secteur d'activité, Business, Unité d'affaires, Business Field, Strategic Unité d'affaires (SBU) forment ce que l'on appelle la hiérarchie supérieure. Ce sont les Rapports Level, qui sont gérés dans la consolidation du groupe, jusqu'au business, ils sont également utilisés pour les rapports externes. En dessous de l'Upper Hierarchy, d'autres niveaux forment la Lower Hierarchy, qui s'étend jusqu'à l'article individuel.

La hiérarchie de produits permet de s'assurer que, pour un produit défini dans le ERP Les produits (et aussi les coûts) sont attribués à l'USP correspondante en fonction du chiffre d'affaires comptabilisé. Dans le secteur pharmaceutique, la structure pyramidale n'existe que partiellement. Ici, la particularité est que le même matériau de base est en partie utilisé dans différents domaines d'activité.

Par exemple, certains produits sont en vente libre dans certains pays, mais soumis à prescription médicale dans d'autres. En conséquence, ce produit est pris en compte dans les secteurs d'activité correspondants.

Situation de départ : gestion des données de base

Dans le cadre de la consolidation du groupe et du reporting externe, Merck doit faire face à de nombreux défis. Données de référence à. Données de référence sont généralement utilisés pour des regroupements, des hiérarchies et des catégorisations de Données est utilisé.

Ils existent aussi bien au sein de l'entreprise - par exemple les données sur la structure de l'entreprise - qu'au-delà des frontières de l'entreprise, par exemple les codes ISO des pays, les codes ISO des devises, les codes postaux.

Merck entend par Données de référence données financières de base, mais pas celles du ERPcomme le centre de coûts ou le centre de profit. L'accent est mis sur Consolidation et Rapports.

Exemples d'activités pertinentes Données sont

• l'Upper Hierarchy, c'est-à-dire la partie supérieure de la structure des segments commerciaux décrite.

• Pays : les hiérarchies de pays sont utilisées dans les rapports externes ou - avec un tri différent - par les différents pays. Secteurs pour leur service interne Contrôle de gestion sont utilisés. Merck reproduit ces tris à l'aide de différentes hiérarchies de pays.

• les fonctions, par exemple les RH. Il s'agit d'une fonction du groupe sur laquelle la facturation est effectuée. Similaire : ITLa gestion du site, l'infrastructure, au sens le plus large, c'est-à-dire les prestataires de services internes.

• SitesIl s'agit de Sitesqui a été créé dans le Contrôle de gestionDans ce cas, il est nécessaire de procéder à une analyse plus granulaire. Par exemple, les stocks, les inventaires sur Sites représentée.

• Le plan comptable du groupe : Le plan comptable opérationnel se trouve dans le ERP et aussi dans le MDGF (Master Data Gouvernance pour Finance - SAP) et n'y est représenté que dans le standard. Le plan comptable du groupe a un autre objectif et n'est pas représenté par MDGF.

Pour les projets réalisés dans le cadre de Consolidation et Rapports Merck avait déjà mis en place un système de gestion des données financières de base avant l'introduction d'un système de gestion de la qualité. logiciel de gestion des données de base des processus purement manuels.

Pour ces Données a confirmé la base de données Excel ÉcouterLes données ont été distribuées (importées) dans différents systèmes de reporting, avec les problèmes de synchronisation et les différentes possibilités techniques offertes par les systèmes.

Chez Merck, trois systèmes étaient principalement pertinents :

• le système de consolidation SAP Financial Consolidation,
• IBM Cognos TM1 comme système de reporting
• un SAP BW classique

Ces trois piliers constituaient la consolidation et la Rapports-paysage informatique. Trois produits, trois fabricants, pas d'interfaces compatibles, des modèles de données différents.

Le système de consolidation ne pouvait pas représenter les dépendances temporelles, le TM1 non plus (ou seulement très difficilement). En somme, des approches très différentes en matière de gestion et de modélisation des données.

Pour les Données de référence (Rapports Unit Hierarchy, Country Hierarchy, Functions, Upper Product Hierarchy, etc.), il existait à chaque fois différents "systèmes leaders". A partir de ces systèmes leaders, les Données redistribué à divers sous-systèmes.

Andreas Bieker, Directeur MDM/Utilisateur Gestion, Finance Operations - Group Standards & Systems de Merck :

"Une approche totalement hétérogène, historiquement sauvage, avec des responsabilités différentes, difficile à harmoniser et à coordonner".

De même, le processus de modification d'un nouveau poste dans le plan comptable du groupe s'est avéré trop complexe et trop rigide dans la pratique.

C'est pourquoi il a été décidé de réduire ce processus à un petit nombre de décideurs, de ne garder que les informations les plus nécessaires et de ne pas faire de publicité. Gouvernance- et des fonctions de guidance dans le but de pouvoir réagir rapidement et de manière flexible à l'évolution des exigences.

Décision pour le SPoT

Entre 2010 et 2012, Merck a d'abord fait plusieurs essais avec SAP MDM et SAP MDG, mais pour différentes raisons, ces essais n'ont pas abouti.

Le point de départ de l'optimisation ultérieure de la gestion des données de base se situait alors tout d'abord dans la Gestion des participations.

En 2014, Merck avait commencé à gérer ses participations via ZetVisions CIM (Corporate Investment Directeur) a commencé.

Il est apparu clairement que l'objectif sous-jacent de l'étude était d'améliorer la qualité de vie des patients. Technologie également bon pour Données de base peut être utilisé. "Gestion des participations est basé sur Données de base des participations dans les entreprises.

"CIM a ouvert la porte".

a déclaré Bieker. Après avoir travaillé chez CIM Après avoir constaté que ZetVisions répondait exactement aux exigences de Merck en matière de gestion des données de référence (MDM), il a été décidé d'utiliser la composante de données de référence de ZetVisions pour la gestion des données de référence. Données de référence/données financières de base du groupe.

Lors de la première vague, Merck a d'abord traité la structure des segments commerciaux et les données de base des pays, tandis que la deuxième vague, actuellement en cours, porte sur le plan comptable du groupe et d'autres données. Données de référence à l'ordre du jour.

Selon Bieker, il faut souligner que le projet a pu être mis en service en trois mois. Il a été possible de réaliser des économies de temps et d'argent dans un délai raisonnable. Charges obtenir des résultats présentables.

Point unique de vérité

Avec l'introduction de ZetVisions SPoT, les différents "systèmes leaders" du passé ont été remplacés par un ".Point unique de vérité".

Ici, le modèle de données commun est fusionné et seul ce qui est exporté (Business Segments, Rapports Units, Location, etc.), ce qui permet au système cible concerné (entre autres SAP MDG, SAP ERPSAP Financial Consolidation, Legal, Compliance).

Excel-Écouter avec tous les aléas liés à l'entretien manuel - tels que des processus complexes et lourds, un temps de travail élevé, un travail manuel important, etc. Charges et les risques d'erreurs - appartiennent au passé.

Aujourd'hui, les Données de base sont créées et gérées dans un système et directement gérées dans les hiérarchies par les responsables de secteur. Un concept d'autorisation garantit que chacun ne peut gérer que la partie dont il est responsable.

Des processus et des données clairement définisGouvernance-Les règles de l'UE garantissent la transparence nécessaire, le respect des droits de l'homme et la protection des données. Principe du double contrôle minimise les erreurs.

Outre la traçabilité des modifications, la nouvelle solution ZetVisions SPoT offre également une dépendance temporelle et une gestion des documents qui faisaient défaut auparavant.

Les contrôles de saisie garantissent des contrôles de plausibilité ; les dérivations de données réduisent la complexité, car seules deux Données qui seront ensuite utilisés pour créer d'autres Données peuvent être déduites.

Le site Utilisateurs n'a besoin que d'importants Données gérer les données. Le système complète automatiquement ce qui peut être déduit logiquement à l'aide d'algorithmes définis. Cela réduit également le risque d'erreur, car là où le Utilisateurs ne peut pas faire de saisie manuelle, il ne peut pas non plus se tromper.

Un aspect important de la nouvelle solution est la visibilité. Le système est basé sur le web et peut être consulté via l'intranet.

"Dans le passé, la publication de la Business Segment Guideline était comme la distribution des cadeaux de Noël""Tout le monde se jetait dessus pour voir ce qu'il y avait dedans. Maintenant, nous sommes en ligne, toutes les personnes concernées peuvent voir à l'intérieur du système et découvrir comment la hiérarchie évolue au fil des étapes de traitement. En mode what-you-see-is-what-you-get, en ligne, en temps réel".

raconte Bieker.

Un grand avantage : il n'y a plus d'expertise de quelques élus, mais une transparence et un accès quasiment pour tous.

Certains services ont fait remarquer de manière positive qu'ils étaient désormais en mesure de suivre l'évolution des processus dès le début du processus de modification.

Ils disposent ainsi d'un temps de préparation plus long pour les processus de suivi qui s'appuient sur les hiérarchies de segments.

Dans l'ancien monde de l'informatique basée sur Excel Écouter, dans laquelle Données historiquement "sauvages" et gérées en plusieurs endroits, il n'y avait pas de validations et de données Gouvernance.

Aussi bien ZetVisions CIM et ZetVisions SPoT offrent la possibilité d'intégrer des validations dans le Customizing. Elles donnent au Utilisateurs des indications d'erreur ou des avertissements (par exemple, une information supplémentaire est nécessaire, une certaine combinaison de valeurs n'est pas autorisée, certaines valeurs sont définies automatiquement).

Chaque étape doit être explicitement confirmée. Cela doit permettre de s'assurer que les modifications sont réellement voulues et ne sont pas une erreur. L'"ancienne valeur" et la "nouvelle valeur" sont documentées au niveau des champs : Qui a créé quoi et quand ? Qui l'a approuvé et quand ?

Le statut actuel est également visible, par exemple "in process" ou "approved".

Dans un premier temps, il n'y a pas de Principe du double contrôle à respecter. Le site Secteurs peuvent d'abord valider leurs modifications. Mais il y a toujours la validation finale par Group Accounting.

Pour d'autres produits plus sensibles Données Merck a cependant un projet explicite de Principe du double contrôle dans lequel les modifications sont gérées par une unité de l'entreprise et validées par une autre.

Merck bénéficie aujourd'hui d'une structure allégée IT-Le flux de travail avec seulement deux intervenants - Group Accounting (GA) et Secteurs–Contrôle de gestion (DivisionCO) - et très peu d'étapes de traitement.

Le délai d'exécution des processus de modification s'est ainsi considérablement réduit. Les adaptations de la hiérarchie des segments, qui nécessitaient auparavant six à huit semaines, doivent désormais être effectuées en sept à quatorze jours.

Avec la "date effective", les modifications peuvent être anticipées à volonté dans le futur :

"Nous pouvons déjà enregistrer les modifications dont nous savons qu'elles vont arriver et les antidater. Les modifications nécessaires à l'avenir sont alors déjà enregistrées dans le système. Lorsque la date limite est arrivée, les systèmes cibles sont remplis par transfert/réplication de données. Cela facilite considérablement les choses, par exemple en cas de modifications lors du changement d'année, car les modifications à venir connues peuvent être saisies à l'avance".

dit Bieker.

Les avantages pour le Utilisateurs sont un éditeur WYSIWYG pour les hiérarchies et les Données de baseL'objectif est d'assurer la transparence des modifications en cours, une collaboration étroite entre de nombreux services et la traçabilité des modifications des données de base.

Il ne faut pas sous-estimer la fluctuation des personnes impliquées. Collaborateurs. Ils changent rapidement d'emploi et de responsabilités.

Il faut donc que d'autres Collaborateurs doivent être réappris. Le fait que le système mis en place par Merck soit convivial et rapidement assimilable est bien sûr très utile à cet égard.

Plus un système est simple à utiliser, plus il est tolérable que Savoir-faire-plus vite de nouveaux patients peuvent être pris en charge. Savoir-faire-Le projet a été mis en place par un groupe de travail.

Un aspect essentiel d'un projet de gestion des données de base est la gestion du changement.

"C'est essentiel, car chaque introduction d'un nouveau IT-est lié à des changements".

souligne Bieker.

Surtout dans les grandes Entreprise les structures se sont développées au fil du temps et sont bien rodées ("nous avons toujours fait comme ça", etc.). Il faut donc faire un travail de persuasion, si possible en amont.

Le passage d'une gestion des données de base basée sur Excel à une gestion basée sur un système a été vécu par certains secteurs, d'autres par d'autres encore. Collaborateurs comme un changement de culture. Il faut accompagner et atténuer ce changement ; il faut aller chercher les personnes concernées et les impliquer afin d'éviter que l'ignorance ou la peur n'engendrent une attitude défensive.

"Changement Gestion y compris la communication et l'implication précoces de toutes les parties prenantes, ne sera jamais assez prise au sérieux".

conclut le conseil de Bieker.