Cinq erreurs qui peuvent vous coûter votre budget

La première erreur est de négocier de manière réactive juste avant le levé. Commencer à négocier juste avant la date du levé n'est pas une bonne idée. En fait, vous êtes alors dos au mur, car votre gestionnaire de compte sait aussi que le temps vous est désormais compté. Pour négocier d'égal à égal, vous avez besoin de suffisamment de temps et d'informations fondées sur les types de licences réellement nécessaires.

Contactez vous-même SAP à temps, de manière proactive et avec des souhaits de licence concrets. Si vous n'êtes pas satisfait des offres, vous n'êtes pas obligé de les accepter, vous avez encore suffisamment de temps pour aller voir ailleurs. Le gestionnaire de compte le sait également et vous proposera éventuellement de lui-même une meilleure offre.

Ne pas simplement acheter, vérifier !

La deuxième erreur est de passer à S/4 Hana sans réfléchir. Le passage à S/4 offre aux entreprises non seulement une méthode de travail plus orientée vers l'avenir, mais aussi l'opportunité d'aborder la question des licences sous un angle nouveau. En effet, l'introduction peut se faire sous forme de conversion de produit ou de conversion de contrat. Dans le premier cas, le contrat existant est maintenu dans la mesure du possible. Mais dans le cas de la conversion de contrat, le contrat de licence SAP peut être entièrement revu. Cela permet de libérer le capital qui a été investi pendant de nombreuses années dans des licences trop chères. Mais pour cela, il faut savoir ce dont on a vraiment besoin.

Se baser sur les tableaux de cartographie de SAP ou même laisser SAP estimer les besoins n'est pas une bonne solution : vous ne vous rapprochez ainsi que grossièrement de vos besoins réels et vous achetez éventuellement trop de licences ou des licences erronées. Il est donc préférable d'analyser les activités réelles des utilisateurs. En outre, vous devriez d'abord faire une simulation de test S/4 avant d'acheter. Vous pourrez ainsi ajuster les licences avant la conclusion du contrat.

La troisième erreur concerne l'achat ultérieur de licences sans vérification. Vérifiez régulièrement les licences existantes sur la base des activités réelles des utilisateurs. C'est la seule façon de s'assurer que vous achetez ce dont vous avez réellement besoin. En principe, seules des estimations sont possibles manuellement. Mais si vous faites calculer techniquement les activités, vous obtiendrez un résultat précis sur les licences dont chaque utilisateur a réellement besoin et vous pourrez alors choisir la plus économique. Vous couvrez ainsi les besoins, évitez les sur-licences et réduisez les coûts.

Il ne faut pas non plus repousser l'accès numérique aux calendes grecques. Depuis des années déjà, SAP prépare et exige la tarification généralisée de Digital Access, c'est-à-dire l'accès à SAP par des systèmes tiers. S'il n'est pas encore réglé par contrat, un accès tiers doit maintenant être payé en toute sécurité. Afin de ne pas être surpris par des factures onéreuses, il est judicieux de se renseigner au préalable sur sa propre situation en matière d'accès numérique. D'une part, vous éviterez ainsi les réveils difficiles et, d'autre part, vous pourrez trouver la bonne voie de manière proactive avec SAP. Ceux qui s'en préoccupent dès maintenant peuvent être récompensés par une généreuse complaisance de la part de SAP.

Ceux qui n'ont pas encore réglé la question de l'accès numérique devraient, si possible, profiter de l'offre du Digital Access Adaptation Program (DAAP) pour ne pas commettre la cinquième erreur et laisser le programme inutilisé. Le programme court encore jusqu'à la fin de l'année 2021 et SAP attire les clients avec des conditions spéciales s'ils passent dès maintenant au nouveau modèle de licence basé sur les documents. Les documents nécessaires peuvent par exemple être obtenus dans le cadre du DAAP avec une remise de 90 pour cent. En outre, SAP renoncera également à la back maintenance. Il est toutefois important de savoir à combien de documents il faut s'attendre chaque année. Pour le savoir, une analyse précise est nécessaire.