Approvisionnement central

Central Procurement permet de relier différents systèmes dorsaux (sur site et dans le cloud) à un système central S/4-Hana-Hub et d'utiliser des fonctions spéciales ainsi que des applications Fiori pour le traitement centralisé des documents d'achat. Quiconque gère ses données de base dans différents systèmes ERP sait que l'harmonisation des données dans une application centrale représente un immense défi. Le mappage fastidieux entre les nombreux systèmes SAP et non-SAP ainsi qu'un modèle de réplication sujet aux erreurs entraînent des incohérences de données et un post-traitement manuel parfois chronophage. 

Les entreprises qui utilisent SAP SRM sont également confrontées à la question de savoir à quoi ressemblera l'approvisionnement central après la fin annoncée du support en 2027. SAP apporte la réponse avec S/4 for Central Procurement. Avec ce produit, les utilisateurs pilotent et gèrent de manière centralisée les processus d'approvisionnement stratégiques et opérationnels.

Ce qui est nouveau dans l'architecture du système, c'est que le Central Procurement, en tant que module d'approvisionnement, est directement intégré dans le noyau de S/4 et est activé par des paramètres de Customizing. Dans le scénario multi-backend, un système S/4 est mis en place en tant que hub central qui établit une connexion entre divers systèmes SAP, non-SAP, cloud ou sur site. De cette manière, il est possible de traiter de manière centralisée les demandes d'achat, les commandes, les demandes et les contrats provenant de différents systèmes backend, mais aussi de représenter des scénarios de services partagés.

Le mode de communication entre le système backend et le hub central représente une grande optimisation par rapport au SRM : Ici, les données ne sont plus répliquées entre deux systèmes, mais synchronisées via des tables de staging dans le Cen-tral Procurement Hub (CPH). Les modifications apportées aux documents via les applications Fiori du CPH déclenchent généralement aussi directement la modification du document backend correspondant.

Système de gestion et de concentrations

Une autre caractéristique de Central Procurement est que la logique commerciale reste dans le système de gestion et est également appliquée directement dans le traitement central. Par exemple, une demande d'achat est créée dans le système de gestion et traitée dans le Hub Central Procurement en tenant compte de la logique ERP correspondante. Il est ainsi possible, par exemple, de traiter de manière centralisée des commandes provenant de différents systèmes ERP, qui possèdent des conditions et des caractéristiques propres à chaque pays et à chaque processus. 

Central Procurement représente différentes fonctions commerciales - appelées scénarios - qui sont activées individuellement en fonction des besoins de l'entreprise. Les scénarios représentent les processus allant de la recherche centrale de sources d'approvisionnement à la facturation centrale en passant par l'achat centralisé. Ainsi, dans le scénario Cen-tral-Requisitioning, les besoins de différents systèmes back-end peuvent par exemple être déterminés et gérés. Le processus d'achat harmonisé permet ainsi, via la gestion centrale des besoins, de simplifier les achats à guichet unique avec des données de base prédéfinies pour tous les collaborateurs.

L'approbation des besoins s'effectue de manière centralisée via des workflows flexibles. Les collaborateurs peuvent ainsi suivre à tout moment l'état de leurs propres demandes d'achat et confirmer la réception des marchandises en quelques clics. Différents systèmes préalables, comme par exemple Ariba Guided Buying pour les achats par catalogue, peuvent être connectés ici via des interfaces prédéfinies. L'approche du Central Shopping Cart, bien connue dans SAP SRM, a été développée de manière conséquente dans le Central Procurement et offre aux clients SAP de nombreuses possibilités pour représenter leur scénario d'approvisionnement individuel.

Avec l'app "Gestion centralisée des demandes d'achat" dans Central Purchasing, le Central Procurement Hub offre à l'acheteur un point d'accès central à tous les besoins des systèmes connectés ainsi qu'à leurs documents liés. Ainsi, les demandes d'achat et les commandes des systèmes de gestion sont traitées de manière centralisée, les sources d'approvisionnement pour les documents des systèmes de gestion sont affectées de manière centralisée et la création des documents liés tels que les commandes, les appels d'offres ou les contrats est déclenchée directement depuis l'application. Il est important de savoir que les actions dans l'app de Central Purchasing déclenchent directement la modification du backend. La demande d'achat dans l'appli Fiori ne doit être considérée que comme une "demande d'achat par procuration" qui fonctionne sans réplication de document dans le système Hub.

La détermination centrale des sources d'approvisionnement, scénario Central Sourcing, permet de regrouper les besoins des systèmes connectés et de les transmettre aux soumissionnaires sous forme d'appels d'offres : Les volumes sont regroupés à partir de différents systèmes afin d'être négociés de manière centralisée. Les appels d'offres sont par exemple créés en tant que documents liés aux demandes d'achat. Le Central Sourcing permet également de traiter les offres en interne ou d'interagir directement avec les fournisseurs via Ariba Sourcing. Les commandes, les contrats et les autres documents liés sont déclenchés directement à partir de l'application. Par rapport à Central Purchasing, les documents Central Sourcing sont créés uniquement dans Central Procurement Hub. La "Internal Sourcing Request" (RQ) permet de saisir les offres ; la "External Sourcing Request" (RE) constitue l'interface avec Ariba ou d'autres plates-formes externes.

Les contrats d'achat négociés de manière centralisée sont ensuite distribués aux systèmes backend via des contrats centraux et les volumes sont ventilés. Le processus se déroule comme suit : lors de la création des contrats centraux, les détails de distribution sont définis au niveau de l'en-tête et des postes, si nécessaire. Central Contracts distribue ensuite les contrats centraux approuvés aux systèmes back-end. Ceux-ci déclenchent alors la création de contrats d'achat locaux. Avec ce que l'on appelle les "hiérarchies de contrats", SAP introduit un niveau supplémentaire pour regrouper les sociétés, chaque groupe représentant une filiale, un site, une succursale, etc.

Cette configuration de groupe est ensuite utilisée par l'application Fiori "Gérer les contrats d'achat centralisés" pour créer des hiérarchies de contrats d'achat centralisés. Les commandes d'appel créées dans les systèmes dorsaux sont importées dans le Hub d'achat central, ce qui permet de surveiller l'utilisation des contrats de manière centralisée. Les autres fonctions du module Central Contracts sont : La fonction de modification en masse, les conditions centrales ou le Commodity Pricing. De cette manière, le potentiel de regroupement des contrats négociés par Zen-tral peut être mis en œuvre efficacement dans l'entreprise. 

Pour avoir une vue d'ensemble des processus de facturation locaux, les entreprises actives au niveau mondial ont besoin d'une structure uniforme dans la comptabilité financière. Avec Central Invoice Monitoring, les processus de facturation sont surveillés et gérés de manière centralisée. Les principales fonctions sont entre autres : la gestion centrale de toutes les factures des fournisseurs backend, l'exploration et l'édition des documents backend ainsi que des interfaces pour l'intégration de l'Ariba Supplier Network, avec lequel, par exemple, la création et la vérification des factures sont automatisées. Grâce à ces modules, Central Procurement couvre l'ensemble du processus purchase-to-pay dans un scénario multi-backend.

Fiori, suivi et analyse

Outre les applications Fiori pour la représentation des processus au sein de scénarios individuels, Central Procurement comprend diverses applications Fiori pour les fonctions de suivi et d'analyse. Pour une meilleure vue d'ensemble, les indicateurs peuvent être affichés graphiquement sous forme de diagrammes à barres, circulaires ou linéaires et peuvent être configurés individuellement. Central Procurement offre ainsi différentes possibilités d'analyse centralisée, fournit une vue d'ensemble en temps réel et met en évidence les potentiels d'optimisation.

De nombreux systèmes SAP et non-SAP peuvent être intégrés dans l'environnement système complexe de l'approvisionnement central. Pour la surveillance centrale de ces interfaces, il existe des outils de surveillance tels que Central Procurement Operations Monitor : Tous les scénarios de gestion, l'état de compatibilité et de communication des systèmes intégrés peuvent y être surveillés et analysés dans une application. L'application affiche des cartes de synthèse pour les scénarios : définition centrale des besoins, gestion centrale des contrats et achats centralisés. À partir de chaque carte, il est possible de naviguer vers l'application détaillée afin de visualiser les problèmes et leurs causes. 

Chacun de ces scénarios permet l'intégration d'autres applications innovantes, telles que SAP Ariba, qui rendent le processus d'achat convivial et intuitif. Par exemple, Ariba Guided Buying permet à l'utilisateur d'effectuer une recherche sémantique dans les catalogues d'achat, ce qui lui permet d'afficher tout le contenu pertinent et actuel et de trouver plus rapidement le produit dont il a besoin. D'autres applications, telles que Ariba Sourcing, Ariba Contracts et d'autres, peuvent être connectées aux applications correspondantes du scénario d'approvisionnement central.

Ainsi, pour ceux qui souhaitent utiliser un outil d'approvisionnement centralisé de SAP, Cen-tral Procurement sera incontournable au plus tard à partir de 2027. Le moment de l'activation - dans le cadre de la transformation S/4 ou déjà avant la conversion S/4 dans un projet séparé - est une décision qui nécessite des connaissances professionnelles et techniques élevées et qui peut être prise de préférence avec un partenaire. D'une part, dans la première variante, toutes les nouvelles fonctions sont disponibles immédiatement après la -livraison, mais d'autre part, une telle conversion constitue également un chantier supplémentaire dans un processus de transformation vers S/4 déjà exigeant.

Si la décision est prise de continuer à utiliser le SRM dans un premier temps et de le remplacer ultérieurement par Central Procurement, le projet de transformation S/4 sera certes allégé, mais de nouvelles interfaces seront en même temps nécessaires pour connecter le SRM à S/4. Les caractéristiques des processus et de l'organisation spécifiques à l'entreprise doivent également être prises en compte lors de la prise de décision. Il s'agit donc ici d'examiner les avantages et les défis des deux possibilités afin de prendre la bonne décision stratégique.