Ce à quoi il faut faire attention lors de l'introduction de S/4 et Hana

Plus de flexibilité et d'agilité sont souhaitées, voir aussi l'article de couverture E-3 de mars de cette année. C'est ce qui ressort d'une étude de tendance menée l'année dernière en Allemagne par le spécialiste informatique Arvato et la société d'études de marché PAC.

Voici quelques-uns des résultats de cette étude et des conseils pour réussir la transition vers S/4 et Hana. Les personnes interrogées sont majoritairement positives vis-à-vis du nouveau système SAP. Environ deux tiers d'entre eux espèrent que S/4 accélérera de manière significative leurs processus et analyses de données, et plus de la moitié s'attendent à ce que la mise en œuvre du logiciel soit une sorte d'impulsion initiale pour moderniser les applications et infrastructures SAP existantes.

Néanmoins, 48 % des participants à l'étude estiment que S/4 est plus facile à utiliser, plus flexible et plus personnalisable que les versions précédentes. Cinq pour cent des entreprises ont déjà terminé la mise en œuvre de S/4, tandis que neuf pour cent se trouvaient en phase d'introduction pendant la période de l'enquête. (NDLR : ces chiffres diffèrent sensiblement du rapport d'investissement de DSAG publié cette année, voir le graphique de DSAG et le rapport détaillé dans E-3 mars 2019, page 21).

Pour 18% d'entre elles, le passage à S/4 et Hana est déjà planifié, ce qui signifie que près d'un tiers des entreprises interrogées utilisent déjà le nouveau S/4 ou sont sur le point de le faire. 54% n'ont pas encore pris de décision.

Greenfield ou Brownfield ?

Une fois que la décision d'introduire le nouveau système a été prise, le prochain défi est de développer la stratégie appropriée, y compris le coût et le calendrier. Une introduction de S/4 doit toujours être préparée en profondeur. Après tout, il s'agit de convertir des systèmes de processus commerciaux globaux et critiques pour l'entreprise. Le passage à S/4 et Hana est un projet très complexe, avec un grand nombre d'utilisateurs concernés et, la plupart du temps, des délais et des budgets serrés.

En outre, elle se déroule généralement en parallèle avec l'exploitation courante, mais ne doit pas entraver les activités quotidiennes et ne doit nécessiter que peu de temps d'arrêt, de préparation et de changement. Les huit recommandations d'action suivantes devraient y contribuer. Pour 68 % des entreprises interrogées, la principale exigence concernant S/4 est d'améliorer les processus existants basés sur SAP. Les co-auteurs de l'étude de PAC favorisent pour cela l'approche Greenfield, car S/4 et Hana s'orientent vers les domaines d'activité - les Lines of Business - et ce n'est qu'ainsi que les avantages de S/4 en termes de processus d'entreprise, comme la performance lors de l'analyse des données et l'utilisation conviviale des fonctions d'analyse, peuvent être pleinement exploités.

La réinstallation des systèmes SAP selon les meilleures pratiques permet de restructurer les processus de fond en comble et de mieux les adapter aux exigences commerciales en constante évolution. Cependant, selon cette étude, seules 33% des entreprises qui ont opté pour le nouveau système SAP ont l'intention de suivre cette voie.

Deux tiers choisissent en revanche l'approche brownfield. Dans ce cas, le passage à S/4 se fait de manière analogue à une mise à niveau ou à une migration. Parmi ces participants, une majorité de 73% privilégie une conversion de système, c'est-à-dire une conversion purement technique des systèmes SAP. Les 27% restants se prononcent en faveur d'un processus de migration au cours duquel ils consolident et harmonisent leurs processus SAP. Il convient d'analyser très précisément au préalable si les objectifs concrets que l'on vise avec la migration vers S/4 et Hana - par exemple une utilisation plus complète du standard SAP - peuvent être atteints avec une simple conversion de système.

Vérifier sur le simulateur

Il est conseillé d'effectuer des tests complets dans un mandant test avant la mise en service. Les utilisateurs test doivent représenter tous les groupes d'utilisateurs ultérieurs, du contrôle de gestion à la planification de la production en passant par la logistique. Lors des tests, il convient de simuler les déroulements de processus et les scénarios d'application typiques.

39 % des personnes interrogées préconisent de faire appel à des consultants informatiques externes dans le cadre de la mise en œuvre de S/4. 27% des participants à l'étude mettent l'accent sur le conseil en matière de processus afin d'optimiser les processus commerciaux existants, 15% souhaitent avant tout être conseillés sur l'implémentation de nouveaux processus ou modèles commerciaux.

Préparer le matériel

Pour plus de 80% des participants à l'étude, le prestataire de services externe doit avoir les compétences techniques nécessaires pour les conseiller dans la transformation de leurs processus commerciaux. Il ne doit cependant pas se contenter de connaître SAP, mais voir plus loin que le bout de son nez informatique.

Il doit savoir comment fonctionne l'entreprise et quelles sont les particularités de ses processus commerciaux, et avoir une compréhension professionnelle du secteur. Environ 70 % des personnes interrogées partagent cet avis et exigent de leur prestataire un savoir-faire sectoriel correspondant. Il est conseillé d'examiner attentivement un nouveau partenaire au préalable et de s'informer sur les références de projets S/4 réussis, une recommandation partagée par les trois quarts des participants à l'étude.

Comme dans tout projet, quelqu'un doit porter le chapeau. Ses décisions sont alors contraignantes pour tous les niveaux. Le chef de projet idéal est compétent dans son domaine, capable de s'imposer et digne de confiance. En outre, il doit faire preuve d'autorité personnelle et de compétences sociales et de communication pour résoudre les conflits de manière cohérente et faire avancer le changement de logiciel.

Ceux qui souhaitent exploiter la nouvelle suite ERP dans leur propre centre de calcul ont besoin d'un matériel de serveur qui soit également conçu pour SAP S/4 et Hana. En outre, il faut vérifier au préalable dans quelle mesure les développements internes actifs sont compatibles avec la base de données Hana et profiter de l'occasion pour désencombrer le paysage informatique de l'entreprise.

Il est possible de choisir entre la solution sur site et la variante cloud. Les prestataires de services informatiques, comme Arvato Systems par exemple, peuvent apporter leur soutien dans les deux scénarios. L'une des principales raisons du passage à S/4 est l'exigence de plus de flexibilité et d'agilité. Les autres raisons citées par les personnes interrogées sont, entre autres, la facilité d'utilisation et l'analyse beaucoup plus rapide des données. Pour en savoir plus sur les attentes des utilisateurs vis-à-vis de la nouvelle suite d'applications, sur le thème On-Premises versus Cloud et sur les raisons pour lesquelles certaines entreprises n'ont pas encore opté pour S/4, consultez la version complète de l'étude. Le lecteur y découvrira également quels sont les services qui espèrent tirer le plus d'avantages de S/4 et quels sont les produits SAP supplémentaires les plus demandés.

SAP S/4 Hana en France

Une centaine de cadres et de responsables SAP d'entreprises allemandes employant au moins 1000 personnes ont été interviewés par téléphone.

Plus d'un quart des personnes interrogées utilisent déjà la plateforme SAP Hana, par exemple comme base de données pour l'entrepôt de données (SAP BW). L'enquête a eu lieu en mai et juin 2018. 57 % des entreprises appartiennent au secteur des services, du commerce et des transports, les 43 % restants au secteur de la transformation/production.