Cascade : SAP Activate

Les modifications apportées au système ERP ne sont pas seulement des projets très complexes en soi, mais les erreurs, les problèmes ou les changements insuffisamment communiqués affectent immédiatement un grand nombre d'utilisateurs. Cela peut avoir un impact négatif direct sur les activités opérationnelles. Le marché a subi des changements considérables au cours des dernières années. Une transformation ERP n'est pas un projet qui relève uniquement de l'informatique. Il concerne l'ensemble de l'entreprise.

Bien sûr, l'informatique joue un rôle important dans la planification et la mise en œuvre, mais l'implication des services spécialisés en tant que parties prenantes directes, qui créent les exigences et valident les résultats, est également très importante. La conception de l'architecture et des processus étant toujours des décisions stratégiques, le troisième domaine impliqué directement dans la transformation est le niveau organisationnel supérieur de l'entreprise.

Comme cadre méthodologique pour la gestion de projet du Customizing de S/4-Hana, SAP propose la méthodologie Activate. Activate est un cadre général qui se compose d'un modèle en quatre phases. Les différentes phases sont Prepare, Explore, Realize et Deploy. La phase Prepare comprend des tâches plus générales et préparatoires. La direction du projet se charge de la coordination et établit un calendrier.

Dans la phase Explore, les exigences delta sont déterminées dans des ateliers Fit-Gap, c'est-à-dire que l'on compare l'environnement système existant avec les meilleures pratiques de SAP pour la branche concernée. Dans la phase Realize, les exigences définies sont mises en œuvre. La gestion de projet doit alors s'assurer que les exigences sont classées par ordre de priorité et que les modifications sont imposées, que les nouvelles exigences sont attribuées aux bonnes équipes et que les développements au niveau des interfaces et des dépendances entre les lots de travaux sont gardés à l'esprit et coordonnés.

La dernière phase, Deploy, est celle du déploiement et de la transition vers l'exploitation. SAP Activate est en principe un modèle en cascade, les phases se déroulant les unes après les autres. Toutefois, cette approche ne doit pas nécessairement être respectée. Une approche adaptée et agile peut présenter des avantages. Il est judicieux de répéter les phases de manière cyclique, par vagues ou par sprints.

Les exigences posées à la direction de projet dans le cadre d'un projet de transformation ERP sont élevées : le déroulement complexe d'un changement de plateforme ERP requiert de la part de la direction de projet, outre du doigté, une hiérarchisation flexible et une réévaluation régulière du temps nécessaire ainsi que des ressources disponibles dans l'entreprise. Sans cela, les délais peuvent rapidement être dépassés si trop d'efforts sont investis trop tôt dans des questions de détail.

Une gestion proactive du changement et une communication précoce et régulière sont tout aussi importantes. La direction du projet doit veiller à ce que les différents secteurs de l'entreprise soient impliqués activement et rapidement dans la transformation. Il est utile de faire appel à des coachs pour faire adhérer les collaborateurs aux changements à tous les niveaux et pour créer un état d'esprit positif.

Parallèlement, il est important que le management utilise correctement et judicieusement les ressources disponibles. Il faut s'assurer que les rôles et les processus de décision sont définis, mais surtout qu'ils sont compris et vécus et que les secteurs concernés peuvent participer activement au projet en tant que parties prenantes.

En guise d'exemple pratique, un projet d'implémentation SAP dans une grande entreprise commerciale : Le point central de la transformation était l'introduction et l'innovation de différents modules SAP. Au cours de ce projet, il est apparu qu'il était important de réagir de manière flexible aux nombreuses situations individuelles. L'approche s'est orientée vers SAP Activate et l'approche agile selon Scrum.

En principe, un modèle-cadre méthodologique est utile, mais il faut en même temps disposer d'une marge de manœuvre individuelle pour l'adapter à chaque projet et aux conditions de l'entreprise. Les avant-projets de mise en œuvre de la S4 jouent également un rôle à cet égard. Ceux-ci ne devraient pas seulement être utilisés pour être techniquement prêts, mais aussi pour tester quelles méthodes agiles peuvent être utilisées avec succès.

Les conditions-cadres pour l'implémentation de S/4 proprement dite sont ainsi créées. De cette manière, un pont est établi entre l'approche méthodique de SAP Activate et une approche agile et pratique. Cette technique hybride a fait ses preuves dans la pratique lors de projets de transformation numérique.