Cas particulier des conventions collectives autrichiennes

Contrairement à l'Allemagne ou à la Suisse, les nombreuses règles relatives aux frais de déplacement en Autriche ne sont pas seulement ancrées dans la loi, mais se retrouvent également dans les conventions collectives propres à chaque branche.

Ces accords, négociés chaque année entre le patronat (chambres économiques) et les syndicats, fixent entre autres les conditions générales des dépenses de voyage ainsi que les frais de déplacement.

De ce fait, les taux journaliers et l'imposition des frais de déplacement varient d'un secteur à l'autre. Un grand défi pour la gestion automatisée des frais de déplacement ; de ce fait, il n'était pas possible jusqu'à présent de déposer dans Concur toutes les réglementations issues des conventions collectives.

En tant que Customer Success Partner de Concur, Rocon a donc développé un add-on configurable individuellement, appelé Individual Travel Allowance ou ITA, qui saisit et reproduit dans Concur les conditions générales des exigences des conventions collectives de tous les secteurs.

Allocation de voyage individuelle Add-on

Lorsqu'un employé crée une nouvelle note de frais, il sélectionne d'abord l'Individual Travel Allowance dans Concur. Grâce à ce module complémentaire, le logiciel de gestion des frais de déplacement extrait automatiquement toutes les dispositions individuelles contenues dans la convention collective, par exemple les taux journaliers ou les taux d'imposition.

Le collaborateur n'a plus qu'à sélectionner les postes concernés et peut remplir son calcul de frais de déplacement comme d'habitude. En cas d'erreur de saisie, il reçoit un message généré automatiquement et peut, après correction, envoyer son décompte à l'approbateur.

L'Individual Travel Allowance est configurée de manière à ce que l'approbateur puisse lui aussi voir directement les éventuels écarts dans Concur - le processus d'approbation est ainsi transparent et la facturation peut être traitée plus rapidement.

Après une phase de test intensive, le module complémentaire est désormais utilisé avec succès par les premiers clients autrichiens. Prochainement, l'add-on sera également disponible dans Concur via l'App Centre.