BRIM, SD, BW et Fiori

Un environnement système moderne et une architecture SAP à la Poste Suisse

Lorsqu'il ne s'agit pas de services ou de données de masse, comme par exemple l'habillage des employés de la poste ou les processus d'achat internes typiques, on utilise toujours SD. Tous les services qui ne sont pas tangibles sont facturés via BRIM. Ainsi, les deux solutions SAP coexistent dans les domaines les plus divers en tant que possibilités de facturation hybrides. Parfois, seuls certains modules de BRIM sont utilisés en combinaison avec SD. "Ce que beaucoup ignorent, c'est que SAP BRIM peut également accéder à la tarification dans SD pour des calculs simples".Christoph Granig commente les possibilités d'utilisation hybrides. "Pour les cas d'application plus complexes, le CC, Convergent Charging, est disponible en tant que module dans la chaîne BRIM".

Rapports en un clic

En tant que solution de bout en bout dans SAP, BRIM reproduit l'ensemble du processus Order-to-Cash ou Offer-to-Cash. Ainsi, tout est compréhensible et transparent tout au long de la chaîne de processus : si une unité de consommation arrive de n'importe où, il est possible de naviguer jusqu'à la comptabilité pour trouver le document FI ou CO. L'utilisateur dispose d'un système de navigation complet, du début à la fin. De plus, le système de facturation est extrêmement rapide sur la base de données Hana, les processus tels que l'évaluation des postes ouverts, qui nécessitaient auparavant parfois plusieurs heures, sont réalisés par BRIM en quelques secondes. "À la Poste, nous avons exigé que tout ce qui est comptabilisé dans une société passe par le livre auxiliaire de SAP BRIM, c'est-à-dire FI-CA. Nous ne voulions en aucun cas passer des écritures dans FI-AR d'une part et dans FI-CA d'autre part, cela aurait été le chaos pour les collaborateurs de la gestion des débiteurs".Christoph Granig le sait.

Au final, toutes les données BRIM vont dans un système de reporting central, là où trois systèmes BW étaient utilisés auparavant. Ainsi, les collaborateurs chargés de la gestion des créances n'ont aujourd'hui également qu'un seul client dans le livre auxiliaire. On obtient ainsi une vue à 360 degrés de tous les services générés par un client. Cela permet un reporting centralisé, les processus de rappel et de facturation se déroulent en quelques minutes, de quoi faire pâlir n'importe quel directeur financier. Enfin, la BRIM décharge également le service informatique des demandes d'analyse et de rapport. Comme toutes les données sont centralisées dans une base de données, elles peuvent être analysées et évaluées très rapidement.

"Auparavant, il était certes possible de générer certains rapports en appuyant sur un bouton, mais j'avais onze systèmes et je devais cliquer onze fois, alors que dans BRIM, il suffit d'un clic"., estime Philipp Muri. Ensuite, les onze rapports ont dû être juxtaposés et comparés, car les données de base et les numéros de clients étaient différents dans chaque système pour un même client. De même, les natures comptables, les produits, etc. "Les évaluations étaient alors comme une sorte de puzzle pour les managers".explique l'expert en informatique. Et même un vendeur qui voulait avoir une vue d'ensemble du client avant une visite devait, dans le pire des cas, demander l'avis de jusqu'à onze collègues.

"Si nous avons tout dans un seul système - une simple pression sur un bouton et le rapport est disponible, dans le meilleur des cas en ligne sur le système -, le vendeur est parfaitement équipé pour l'entretien avec le client".Le service des ventes et des finances a ainsi été déchargé de cette tâche", explique Philipp Muri. 

Grâce à l'intégration de la même base et des mêmes données de base dans S/4 Core et dans le système de facturation, le processus de facturation est beaucoup plus simple et sensiblement plus rapide afin de pouvoir facturer de nouveaux services numériques de manière flexible.

Philipp Muri, partenaire commercial ERP, La Poste Suisse

Intuitif vers l'avenir avec le Launchpad Fiori

L'introduction simultanée de SAP Fiori et de S/4 a également constitué un défi. Christoph Granig : "Avec le projet de la Poste, nous avons été les premiers en Suisse à introduire Fiori avec SAP BRIM en même temps que le passage à Hana". Celui qui joue le rôle de pionnier doit toujours s'accommoder d'impondérables, car tout ne fonctionne pas du premier coup et toutes les fonctions nécessaires ne sont pas non plus disponibles sur le Launchpad. Dans les domaines spécialisés, l'enthousiasme n'était pas non plus au rendez-vous du premier coup, car beaucoup étaient habitués depuis des années à leur interface graphique. "Nous voyons bien sûr que les plus jeunes, qui sont habitués à utiliser des apps, acceptent immédiatement Fiori comme front-end mobile. Mais il est également compréhensible qu'un comptable qui travaille depuis 25 ans dans des masques client-serveur ait du mal à l'accepter".Le problème de l'acceptation est connu, explique Markus Hägele. "Mais nous devons aussi voir les choses d'un autre côté : Si nous continuions à travailler avec des GUI rigides, nous aurions du mal à motiver les jeunes à venir travailler chez nous".

Les utilisateurs ont été familiarisés avec la nouvelle interface de travail intuitive et ont commencé à travailler dans le Launchpad à partir d'un jour de référence. Les utilisateurs ont été pris au sérieux par tous avec leurs exigences et leurs craintes, ils ont pu exprimer leurs doutes et même influencer le design. Pour ce faire, des experts en design UIX de SAP ont participé au projet. "En ce qui concerne les Fioris, il faut distinguer entre les vrais Fioris et les transactions GUI intégrées. Parmi les vrais Fioris, il y a ceux qui fonctionnent bien et ceux dont le potentiel n'est pas encore épuisé".explique Christoph Granig. Les fonctionnalités manquantes ou les bugs ont été signalés à SAP au cours du projet et, dans la plupart des cas, une solution a été trouvée : "La coordination avec SAP a fonctionné à merveille et les solutions fournies ont fini par convaincre même les utilisateurs les plus sceptiques".

"Au cours des deux dernières années, nous avons signalé environ 200 incidents à SAP pour corriger les erreurs et faire basculer nos exigences".explique Christoph Granig, expert de la BRIM. L'étroite collaboration avec SAP est un avantage énorme. Entre-temps, quelques rapports standard dans l'environnement BRIM sont également disponibles dans Fiori. Dans une sorte de monitoring cockpit, il est par exemple possible d'afficher le stock de facturation ou les BIT (Billable Items) ouverts à la fin du mois en appuyant sur un bouton.

Markus Hägele se montre enthousiaste : "Je dois dire que ce Launchpad est un rêve, les Fioris nous ont propulsés dans le monde moderne des applications". Mais comme partout, lorsque des processus de changement arrivent, il y a des personnes qui peuvent s'adapter, d'autres non. "Il n'y a pas d'alternative à l'utilisation de SAP Fiori. Il faut suivre la voie, sinon on finit par faire partie des vieux de la vieille".

Après le devoir, le libre

D'autres secteurs sont également passés à la BRIM pour leur facturation. La solution de facturation intégrée dans SAP a permis de créer une plateforme de facturation unique à La Poste Suisse, où tous les services imaginables, qui ne peuvent pas être considérés comme des produits ou des articles, peuvent être facturés de manière automatisée et flexible. "Même les processus classiques de la comptabilité auxiliaire tels que les rappels, les paiements, les plans de paiement échelonné, les intérêts, les encaissements, c'est-à-dire les processus de comptabilité auxiliaire, ont été harmonisés", explique Markus Hägele, qui se dit satisfait de ce qui a été réalisé jusqu'à présent. "En fin de compte, chaque secteur utilise aujourd'hui des processus standard dans SAP BRIM". S/4 Hana a également apporté de nombreuses améliorations. Par exemple, la gestion des données contractuelles : dans SAP ERP, on avait toujours besoin d'un CRM pour les données contractuelles, maintenant c'est pour ainsi dire intégré. "Cela s'appelle SOM, Subscription Order Management, et nous l'utilisons également dans les magasins, quasiment comme un mini-CRM pour la gestion des contrats et des données de base des contrats". 

En passant, l'équipe BRIM a également mis en place un formulaire de facturation central pour les services logistiques, de sorte qu'il y a aujourd'hui le moins possible de formulaires de facturation séparés à créer et qu'il n'y a pas non plus de prolifération de formulaires créés par l'entreprise. "À quoi cela sert-il si la facturation est désormais automatisée et extrêmement rapide et qu'à l'arrière, les formulaires de facturation sont confus et contiennent des erreurs ?"C'est ce qu'indique Markus Hägele.  

A ce jour, trois systèmes BW et trois solutions de facturation ont déjà été entièrement remplacés et les processus de facturation de trois systèmes logistiques ont été repris et harmonisés.  "Nous ne sommes pas encore tout à fait arrivés au but, nous utilisons toujours d'autres systèmes de facturation en plus de BRIM, ce qui implique des travaux de coordination à de nombreux endroits".explique Philipp Muri. "Notre très grand objectif est de réaliser, avec SAP BRIM, une solution uniforme, centralisée et allégée sur le plus grand nombre possible de secteurs d'activité". 

En effet, le plus grand changement est encore à venir : le remplacement du système de facturation postale interne KUREPO (KUndenREchnungPOst). Ce système est utilisé pour la partie de l'activité courrier et colis qui ne passe pas par les filiales partenaires. Une interface permet déjà de reprendre les données de recettes dans BRIM, de les faire transiter et de les comptabiliser. La première grande étape est ainsi franchie pour pouvoir transférer complètement ce grand système de facturation dans SAP BRIM. Mais il faudra encore quelques années avant que la logique complète des prix et des conditions ainsi que la logique des données de base soient intégrées dans la plateforme de facturation. "C'est là que la solution de facturation peut montrer sa vraie force. La transition prendra au moins les cinq prochaines années"., conclut Markus Hägele. "C'est là que nous allons probablement tous les BRIM-
Utiliser des modules".

Quelle que soit la direction que prendra la Poste Suisse à l'avenir, elle est parfaitement équipée pour y faire face grâce à SAP BRIM. Les futurs services numériques et les nouveaux modèles de facturation peuvent également être intégrés et facturés de manière très rapide et flexible, et peut-être qu'il y aura bientôt le DaaS, drone as a service, ou le RaaS, robot as a service.

BRIM, une solution et son histoire

SAP BRIM a déjà parcouru un long chemin : au fil des années, ce n'est pas seulement la solution qui a évolué de manière flexible et dynamique, mais aussi son nom. Ainsi, les fonctionnalités clés de la solution universelle actuelle ont longtemps été connues sous le nom de SAP Hybris Billing. Dans la version initiale, les facturations traditionnelles étaient par exemple établies à partir de SAP SD et de diverses solutions sectorielles. L'arrière-plan était de répondre aux exigences technologiques accrues en matière de vitesse de traitement des données, de volume de données à maîtriser et de flexibilité (configurable, modulaire et neutre par rapport au secteur). Les composants clés de la structure modulaire de SAP BRIM sont les suivants :

• Médiation convergente par DigitalRoute
• Gestion des commandes d'abonnement (SOM)
• SAP Business Suite 7 ou S/4 Hana avec le compte courant de contrats (SAP FI-CA) et la facturation convergente qu'il contient (SAP CI)
• Chargement convergent (SAP CC)