Les bases de la gestion des licences SAP

La recette du succès pour une gestion efficace des licences SAP repose sur un mélange équilibré et efficace de personnes, de processus et d'outils.

Il manque souvent une structure de gouvernance pour définir les interfaces/voies de communication entre les achats, le service juridique, les opérations informatiques, le contrôle de gestion et la gestion des licences.

Cela constitue la base de la conformité et d'une gestion efficace des coûts et des ressources des audits de licences. En outre, ce n'est qu'à partir de là que des thèmes stratégiques tels que le pooling de licences peuvent être établis, car sans une structure de gouvernance correspondante, les voies d'information nécessaires restent indéfinies.

Il est important de compléter les concepts de rôles et d'autorisations existants par des types de licences, afin d'attribuer des licences correspondant à la fonction attribuée à un collaborateur dans le cas de la mise à disposition d'un ou de plusieurs comptes d'utilisateur. Cela permet de garantir la conformité de base et peut généralement être réalisé à l'aide des outils de bord SAP.

Si l'on met en place des mécanismes de fermeture pour les comptes d'utilisateurs inutilisés et que l'on attribue des types de licence par défaut appropriés du côté du système, on est bien équipé, d'un point de vue technique, pour une mesure d'utilisation imminente.

Attention - ce ne sont pas seulement les utilisateurs de dialogue qui sont considérés comme pertinents pour la mensuration, mais aussi les utilisateurs de communication qui peuvent être pris en compte par le droit de licence.

Un autre facteur de réussite est la connaissance des contrats de licence et de maintenance existants. Pour les droits d'utilisation, le moment de la conclusion du contrat joue également un rôle, tout comme, par exemple, la liste des prix et des conditions sur laquelle repose l'achat.

Le type de contrat est également une source d'information essentielle pour déterminer les conditions importantes en matière de licence, telles que la définition des critères selon lesquels un utilisateur est considéré comme actif du point de vue de SAP.

Une fois que l'on se trouve dans la situation confortable d'avoir les points mentionnés sous contrôle, certains clients SAP s'intéressent au guide de mesure du système et à la remarque selon laquelle l'attribution des licences d'utilisateur devrait se faire sur la base de l'utilisation réelle.

Divers fabricants de logiciels et d'outils se sont spécialisés dans l'analyse de ces informations d'utilisation ou ont complété leur portefeuille existant de solutions de gestion des licences par des composants correspondants.

Pour choisir l'ensemble d'outils le mieux adapté, il est indispensable de se pencher sur sa propre infrastructure informatique, sur les processus de gestion des identités et surtout sur les conditions contractuelles et les droits d'utilisation. La raison en est le mode d'installation des outils respectifs ainsi que l'étendue de leurs fonctions.

Les questions pertinentes sont par exemple

• quel est l'impact d'une installation basée sur un agent par rapport à une installation centralisée ou dans le nuage.
• Quelles sont les versions d'ECC couvertes par l'outil ?
• Les données sont-elles lues ou également réécrites dans les systèmes satellites ?

Tout cela a une incidence sur le type de licence et sert à clarifier la question de savoir si l'on est en présence d'un cas d'utilisation indirecte. Il faut alors distinguer si cela peut être couvert par des licences d'utilisateur de plateforme ou si cela entraîne une licence de NetWeaver Foundation for Third-Party Applications.

Dans ce dernier cas, si l'on a déjà opté pour un modèle de licence (sélectionnable une seule fois) (User ou Core), cela peut avoir des conséquences négatives sur l'introduction de la solution d'outil préférée.

La prudence est de mise lorsqu'un vendeur/consultant fait la promotion d'une gestion "automatisée" des licences. Le principe qui s'applique ici est que le contrat individuel constitue toujours la base spécifique au client en matière de droit de licence.

Les propositions de définition des types de licences sur la base de l'utilisation des modules, de l'utilisation du CPU, etc. ne sont généralement pas approuvées par SAP. En outre, la promesse n'est généralement valable que pour l'espace utilisateur et la représentation des moteurs qui sont mesurés par l'USMM/LAW.

Les produits tels que Sybase, Business Objects, Ariba et les moteurs non mesurés par SAP ne sont généralement pas couverts.