Avantages de l'automatisation des processus de bout en bout basée sur l'IA dans l'environnement SAP

Aujourd'hui, les entreprises de toutes tailles et de presque tous les secteurs sont confrontées à la tâche de faire progresser leur transformation numérique afin de devenir plus résilientes et de réagir rapidement et avec flexibilité aux nouvelles exigences du marché. Mais il reste encore beaucoup à faire. Selon le rapport d'investissement 2023 de DSAG, 52 % des entreprises qui utilisent des applications SAP ne sont pas encore très avancées dans leur "digital transformation journey". 

Automatisation intelligente des processus SAP avec l'IA

Une automatisation intelligente des processus de bout en bout, basée sur l'IA, peut y remédier, et ce pour tous les systèmes. Elle fonctionne sur l'ensemble des applications et des sources de données, c'est-à-dire des applications SAP centrales aux programmes de messagerie électronique ou aux documents externes, en passant par les systèmes non SAP, les bases de données développées en interne et les solutions Excel individuelles. 

Certes, certaines étapes et activités d'un processus commercial sont déjà automatisées par des programmes ou des scripts spéciaux dans des applications telles que SAP S/4HANA ou SAP ERP. Mais la plupart des transactions, ainsi que les Z-programmes et les rapports développés en interne, doivent toujours être exécutés manuellement, par code de transaction ou par raccourci. 

L'utilisation d'une automatisation intelligente, basée sur l'IA, dans laquelle des robots logiciels (robots) automatisent des tâches de routine et des étapes de processus dans les transactions SAP, effectuées jusqu'à présent manuellement, dans l'ensemble du système et donc de bout en bout, offre un énorme potentiel d'optimisation et d'utilité. De plus, si ces robots s'intègrent parfaitement dans l'environnement informatique existant (SAP et non SAP), sans qu'il soit nécessaire de modifier l'infrastructure sous-jacente, cela représente un avantage supplémentaire inestimable. 

Automatisation des processus dans l'environnement SAP - trois exemples 

Afin de faire progresser de manière décisive la numérisation et l'utilisation de modèles commerciaux axés sur les données et de se préparer à l'avenir, une entreprise devrait automatiser le plus grand nombre possible de processus. Dans l'environnement SAP, il existe un large éventail de possibilités d'utilisation, par exemple la création, la vérification et la sauvegarde de documents SAP, les tests SAP (tests de régression), l'intégration de données et de documents externes dans des solutions SAP et non SAP ou en ce qui concerne le traitement intelligent de documents (IDP). 

1. traitement des documents et téléchargement en masse

Lorsque les documents SAP (confirmation de commande, réception de marchandises, bon de livraison, facture) ne sont pas créés, contrôlés et sauvegardés manuellement, mais de manière automatisée par un robot logiciel utilisant des technologies d'intelligence artificielle, le taux d'erreur est réduit à un minimum. En même temps, cela permet d'économiser du temps que les collaborateurs peuvent utiliser pour d'autres activités à valeur ajoutée. Le téléchargement (en masse) automatisé de plusieurs milliers de documents par mois à partir de logiciels non-SAP vers une solution ERP de SAP, y compris la vérification, est nettement plus simple, plus rapide et plus efficace qu'une exécution manuelle par clic de souris. Un exemple : chez un fournisseur leader de solutions techniques de matériaux fins pour l'industrie des semi-conducteurs, des écrans plats et du photovoltaïque, le transfert et le traitement en masse de plus de 5000 commandes par mois sont automatisés de manière fiable et rapide depuis l'implémentation d'un logiciel d'automatisation.

2. scénarios de test SAP avec bots et IA

Il en va de même pour les tests de régression SAP : si un robot logiciel prend en charge les tâches fastidieuses et répétitives des testeurs de systèmes humains, l'équipe de test est considérablement soulagée et peut par exemple se concentrer sur les tests fonctionnels des processus modifiés. Grâce au soutien de l'IA, les cas de test et les données peuvent également être générés automatiquement. Mais l'automatisation des tests de régression présente encore de nombreux autres avantages. 

Un prestataire de services logistiques actif au niveau mondial a ainsi pu accélérer considérablement ses activités de test, de sorte que les retours d'information pour chaque test sont désormais disponibles bien plus rapidement qu'auparavant. Grâce à l'automatisation des tests, l'entreprise souhaite avant tout garantir la sécurité et la stabilité à long terme de ses processus logistiques complexes dans l'environnement SAP et réduire ses coûts d'exploitation. De plus, les tests peuvent désormais être étendus de manière à couvrir un nombre beaucoup plus important d'exigences commerciales qu'auparavant.

Et une société de chemin de fer suisse a largement profité des tests logiciels automatisés dans un système central de gestion et de gouvernance des données basé sur SAP Master Data Governance (MDG). Ce système a permis de simplifier et d'accélérer considérablement les processus de test et d'améliorer la qualité des données et de la mise en œuvre du logiciel. En outre, le projet d'automatisation représente pour l'entreprise une étape importante dans la réalisation de deux objectifs stratégiques clés : l'établissement d'une culture d'entreprise axée sur les données et la transformation en une organisation axée sur les données.

3. traitement intelligent des documents (IDP) et Co.

Même dans des scénarios tels que l'extraction, l'interprétation et le traitement de données et d'informations à partir de documents de toutes sortes (PDF, scan, manuscrit), une automatisation intelligente des processus avec des modèles IA/ML peut faire valoir ses atouts et réduire l'effort manuel à presque rien. Il en va de même pour l'analyse et la classification d'images et de voix/textes provenant d'e-mails, de documents, de sites web, de portails et de plateformes de médias sociaux. 

Automatisation de la migration et de la mise à niveau de SAP S/4HANA 

Mais le potentiel offert par l'automatisation dans l'environnement SAP est loin d'être épuisé. Il ne faut pas sous-estimer les avantages du passage de SAP ERP à SAP S/4HANA, que ce soit par une approche brownfield, greenfield ou colorfield, ou lors de la mise à niveau d'anciennes versions de SAP S/4HANA (1809, 1909) vers une version actuelle, que ce soit sur site ou en édition cloud (privée/publique). Une migration ou une mise à niveau par automatisation robotisée est non seulement beaucoup plus rapide et donc moins coûteuse, mais elle est aussi beaucoup plus sûre grâce à un taux d'erreur réduit au minimum - une valeur ajoutée évidente.

Par exemple, le plus grand fournisseur mondial d'explosifs commerciaux et de systèmes d'allumage pour l'industrie minière et les infrastructures a automatisé la transition de SAP S/4HANA 1809 à la version 2022 à l'aide d'une suite de tests, ce qui a permis de réaliser cette transition rapidement et en toute sécurité. Dans le cadre de ce projet, le groupe a également identifié et vérifié plus de 4000 étapes de processus et 120 scénarios commerciaux susceptibles d'être automatisés. Il est prévu d'automatiser 50 % des étapes de processus et des scénarios commerciaux. L'objectif stratégique poursuivi par l'automatisation intelligente d'un maximum de processus SAP est d'accélérer la transformation numérique afin de renforcer la position de leader sur le marché, de poursuivre la croissance et d'augmenter la valeur de l'entreprise.

Passage à SAP S/4HANA - du process mining au cut-over 

Le passage de SAP ECC 6.0 à SAP S/4HANA peut également être optimisé : le point de départ est une analyse et une évaluation quantitative de l'utilisation des processus commerciaux. Les outils informatiques pour le Process Mining, comme SAP Signavio, ou pour le Task and Communications Mining (basé sur l'IA), comme UiPath, conviennent parfaitement à cet effet. Ces outils permettent d'obtenir une "radiographie" objective et basée sur les données des processus SAP et fournissent des informations importantes sur les processus ou sous-processus qui devraient être automatisés en priorité. Il s'agit là d'une condition importante, non seulement pour augmenter le potentiel d'automatisation, mais aussi d'optimisation et de standardisation des processus d'exploitation. 

L'étape suivante de la transition, la phase de préparation, peut également être considérablement rationalisée grâce à l'automatisation des tâches récurrentes, par exemple avec des packs accélérateurs prêts à l'emploi avec des workflows prédéfinis. Parmi ces tâches, on compte en premier lieu l'identification et la désactivation/suppression des développements internes et des extensions individuelles (code personnalisé) inutilisés et qui ne sont plus nécessaires ou plus exécutables sous S/4HANA, afin d'obtenir un système de base S/4HANA allégé et débarrassé des charges héritées du passé. En même temps, les risques sont réduits.

Enfin, les robots logiciels simplifient et accélèrent le processus complexe et répétitif de la migration et du déploiement de la nouvelle solution S/4HANA et le rendent plus sûr. Dans le cas idéal, les bots, qui se coordonnent et résolvent de manière autonome les problèmes récurrents, exécutent les tâches qui y sont liées de manière hautement interconnectée et en s'appuyant sur le workflow. Cela augmente significativement la qualité du cut-over, et en même temps, la suppression des tâches manuelles soulage l'équipe informatique interne, qui peut ainsi se concentrer sur la surveillance du cut-over et la résolution de problèmes plus complexes.

Critères de sélection de la plate-forme d'automatisation appropriée

Tout cela démontre les avantages concrets et la valeur ajoutée qu'une entreprise peut tirer de l'automatisation robotisée des processus de bout en bout dans l'environnement SAP. Toutefois, le choix d'une plateforme d'automatisation doit être mûrement réfléchi, car il s'agit d'une décision individuelle et stratégique de grande portée.

1. automatisation des processus SAP vers SAP

Si l'entreprise se concentre sur l'automatisation des processus dans un environnement purement SAP (SAP to SAP), la plateforme Low-Code SAP Build Process Automation peut être le moyen de choix. 

2. inter-systèmes Automatisation de bout en bout

Le logiciel ERP de SAP (SAP S/4HANA, SAP ERP) s'est certes établi comme quasi-standard dans de nombreux secteurs - il suffit de penser à l'industrie (de la sous-traitance) automobile -, mais l'expérience montre que rares sont les entreprises qui utilisent exclusivement le logiciel SAP. Fidèle à l'approche Best of Breed, le système ERP de base de SAP est dans la plupart des cas complété par des solutions non-SAP, par exemple un CRM pour la gestion des clients, un système d'exécution de fabrication (MES) pour le contrôle des processus de l'atelier ou une application RH pour la gestion du personnel. 

Pour augmenter le degré d'automatisation dans un environnement informatique composé d'applications SAP et non SAP, il faut une plate-forme qui s'intègre de manière transparente aux logiciels et applications SAP et non SAP. D'un point de vue technique, une plateforme d'automatisation de bout en bout comme celle d'UiPath, qui utilise des technologies d'intelligence artificielle et de mémoire de calcul, prend en charge les technologies d'interface utilisateur SAP courantes (WinGUI, WebGUI, SAP Fiori, Business Client) et est compatible avec les logiciels SAP sur site et dans le cloud, ainsi qu'avec les interfaces SAP (BAPI, RFC, OData), convient parfaitement. 

Une bibliothèque complète de connecteurs API pour l'intégration d'un grand nombre de solutions non-SAP (Salesforce, Workday, Microsoft, ServiceNow, Jira, Zendesk) est également indispensable pour la réalisation d'une automatisation de bout en bout sur l'ensemble des systèmes, et elle est constamment élargie. En outre, il est souhaitable que la plateforme fournisse des paquets et des modèles d'IA prêts à l'emploi pour l'automatisation robotisée, ainsi que des modèles ML directement intégrés dans SAP pour l'analyse prédictive et les chatbots avec traitement du langage naturel (NLP).

De plus, la plateforme d'automatisation doit répondre à toutes les exigences en matière de conformité légale et de conformité. Outre la certification premium de SAP en tant que "SAP Endorsed App" et une certification Veracode, elle doit également être conforme aux normes ISO-9001, ISO/IEC-27001 et SOC-2 (type 2) et offrir un cryptage sans faille, un contrôle d'accès basé sur les rôles et une garantie de temps de fonctionnement de 99,9%.

Pas d'automatisation sans gestion du changement 

Mais attention : Pour tirer le meilleur parti de l'automatisation des processus dans un environnement SAP et non SAP, il faut comprendre dès le départ qu'il ne s'agit pas seulement d'un projet informatique, mais aussi et surtout d'un projet stratégique qui nécessite une gestion intelligente du changement. La Robotic Process Automation modifie en fin de compte fondamentalement la manière dont les processus de travail et les tâches sont traités et exécutés. Cela ne peut se faire qu'avec une bonne gestion du changement et un soutien inconditionnel de la direction. 

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